Програмное обеспечение автоматизацией работы офиса

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 01 Марта 2012 в 05:56, контрольная работа

Описание

Возможно, в далеком будущем, когда все документы будут сразу готовиться только в электронном виде, человечество сможет перейти полностью к безбумажной технологии, и остатки лесов будут спасены от полного уничтожения, а целлюлозно-бумажные комбинаты перестанут сбрасывать отравленные воды в реки и озера. Однако сегодня персональный компьютер стоит еще не на каждом рабочем месте и не все участники документооборота объединены компьютерными сетями в рабочие группы. Поэтому основным препятствием на пути создания безбумажной технологии стоит проблема ввода исходных данных именно в электронном виде.

Работа состоит из  1 файл

информ технол.docx

— 29.24 Кб (Скачать документ)
  1. сетевой доступ к файлам и базе данных;
  2. локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
  3. терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
  4. просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа). 

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового  протокола HTTP включают в себя ряд  других методов доступа.

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и  паролям, защита информации с помощью  прав доступа. Дополнительный уровень  безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной  подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

  1. поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
  2. четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс  формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых  для описания взаимодействия, как  минимум двух субъектов (в частном  случае сотрудников предприятия) для  достижения выполнения заранее заданного  условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка  документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая “система графов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии “цикл” (“loop”) или “стол”. В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Регламентации взаимоотношений  субъектов документооборота дополняется  заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной  почте) и времен обработки документа  для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах  офисной автоматизации:

  1. обработка текста;
  2. электронные таблицы;
  3. деловая и презентационная графика;
  4. планирование работ и совещаний;
  5. генерация отчетов из базы данных;
  6. мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько  методов, среди которых центральное  место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

           Обзор средств автоматизации учреждений

           Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

  1. функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
  2. системы для организации групповой работы;
  3. системы управления электронными документами;
  4. средства управления документооборотом;
  5. Средства офисной автоматизации и коллективной работы в сети;
  6. Пакет Microsoft Office.

Информация о работе Програмное обеспечение автоматизацией работы офиса