Проведение презентаций

Если вы будете следовать 5 основным шагам, приведенным ниже, вы сделаете презентации эффективными:

-Будьте четки в определении предмета дискуссии: Спикер должен отдавать себе отчет в том, чего он намеревается добиться от данной презентации. Является ли это семинаром или вводом в строй нового продукта, является ли это конференцией или ежегодным собранием. Является ли время проведения презентации или дискуссии обоснованным. Вы должны поработать как можно усерднее над ее организацией. Однако, если организация сталкивается с финансовыми проблемами, тогда необходимо ее сфокусировать на жизненно важной статистике и умозаключении с доступных данных и позитивных предположений.

- Заставляйте публику анализировать и имейте четкое представление об этой публике: Каким бы ни было заглавие вашей презентации, вам следует понять публику, к которой она обращена. Возраст, пол, жизненный опыт, образование имеют значимость для презентации, что может повлиять на то, какие слова нужно употреблять и с каким тоном. Анализ публики должен непрерывно повторяться, даже в ходе презентации. Язык их тела и мимика их лица могут служить для вас непосредственной поддержкой вашей презентации.

- Позаботьтесь о месте проведения презентации: Вам следует посетить место презентации до того, как вы проведете там дискуссию. Это поможет вам в определении подходящего размера комнаты, подсветки, и аудио-видео оборудования.

-Планируйте презентацию: Планируйте свою презентацию, четко расписав на бумаге, какие темы вы затронете и с чего вы начнете вступление, о чем вы будете говорить в середине презентации и в заключении. Также выберите способ ведения презентации, т.е. вы можете или читать, или импровизировать. Наглядные пособия с иллюстрациями и графиками также могут быть использованы. Они делают вашу презентацию более интересной и интерактивной.

- Декламируйте презентацию: Декламирование - очень важно, т.к. оно помогает добиться расположения уже перед началом презентации. Это является частью программы, собирающей предположения по улучшению. Для расписания содержимого вашей презентации или наглядного пособия вы можете широко использовать программное обеспечение для того, чтобы сделать вашу презентацию более эффективной. Это программное обеспечение способно обогатить ваш текст прилагательными и наречиями, которые делают простое предложение более профессиональным и утонченным

 

      3. ОСОБЕННОСТИ И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ 

     3.1. Вступительная часть

Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

- Используйте юмор. Бизнес- вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

- Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.

- Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.

- Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.

- Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики. [5, с.140]

Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части. 

     3.2. Основная часть

Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

- Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

-Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

-Объясните как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

-Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить.

Можно также привлекать внимание изменяя тон голоса, используя жесты и мимику. [5, с.141]

 

      3.3. Заключительная часть

Заключительная часть презентации также важна, и даже может быть важнее, чем вступление или ее основная часть. На заключение планируется примерно 10% от общей продолжительности презентации. Начинают заключение с сообщения об этом присутствующим. Это позволит приглашенным приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступлений. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить гостям о сказанном и закрепить это в их памяти.

Заканчивают, как правило, заключительную часть на позитивной ноте. Если с аудиторией достигнуто согласие о чем-либо, этим завершают выступление. Заключительные слова должны быть запоминающимися и произносятся с энтузиазмом.

По окончании презентации гостям вручаются рекламные издания, памятные сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, с тем, чтобы хватило на всех приглашенных и вместе с руководителем определить какие сувениры понадобятся для презентации.

В последние годы в нашей стране широко распространились приемы гостей и другие виды деловых и неформальных встреч. Подготовку к приему можно проводить в следующем порядке. [5, с.141]

Вначале необходимо разработать программу приема, составить список приглашенных, порядок их размещения.

Размещать приглашенных на прием можно в соответствии с заранее заготовленными карточками с указанием фамилий. Правая сторона по этикету является более почетной, чем левая. Поэтому старшему по положению гостю и дамам нужно предлагать место по правую сторону. В международной практике принято, что при участии двух делегаций они размещаются лицом к лицу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари - на торцах стола. Этого правила можно придерживаться и в случае приема гостей из российских фирм.

Затем необходимо подготовить помещение. Осмотрите помещение, в котором будет происходить прием. Его следует проветрить, украсить (при возможности) цветами, проверить, достаточно ли стульев и другого необходимого оснащения.

Если приглашены зарубежные гости, не забудьте международный протокол флага. Государственный флаг является символом страны. При одновременном вывешивании или выставлении флажков делегаций нескольких государств их размер должен быть одинаковым. Флаги размещаются на одном уровне. По общему правилу, государственный флаг страны пребывания имеет право занимать наиболее почетное место. Часто флаги иностранных государств при одновременном вывешивании размещают в соответствии с алфавитным названием государств, при этом используется алфавит согласованного языка. Помните, что всякое неуважение, проявленное в отношении государственного флага иностранного государства, рассматривается как сознательно оскорбительное действие в адрес этого государства. Есть даже государства, в которых, согласно протоколу, перевернутый флаг символизирует состояние войны.

В часы встречи гостей особенно следите за своим внешним видом и поведением. Помните: по вашему внешнему виду судят не только о фирме, в которой вы работаете, но и о вашей стране вообще. Поэтому неукоснительно соблюдайте правила этикета и достойного поведения. Не шумите, не суетитесь, не бегайте, не привлекайте внимания своей одеждой - одеваться надо согласно общепринятым стандартам: не отставая от моды, но и не опережая ее. [5, с.142]

      В жизни каждого человека встречаются ситуации, когда он должен выступать в качестве хозяина или гостя и уметь правильно вести себя в этой роли. Круг таких ситуаций у секретаря может быть значительно шире, чем у других сотрудников фирмы. Нередко приходится для руководителя, его гостей приготовить и подать чай, кофе, напитки. Да и деловые приемы зачастую строятся сегодня с участием "хозяйки" фирмы, хотя роль хозяйки тут во многом условна. И все же хорошему секретарю не обойтись без знания, минимально необходимых правил. Они не относятся к полной программе (наподобие ресторанного обслуживания), а лишь к приемам типа фуршет, коктейль, чай, кофе.

Под сервировкой понимается подготовка стола и необходимых для этого предметов: посуды, цветочных ваз и, при необходимости, пепельниц. Главное, что здесь необходимо помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего. Всю посуду, (скатерти, салфетки, полотенца следует держать в абсолютном порядке и безукоризненно чистыми. Нельзя использовать посуду разрозненную, с трещинами. Пусть она будет менее дорогой и менее нарядной, но сверкающей своей чистотой и в ансамбле.

На равном расстоянии друг от друга и ближе к краям стола ставят мелкие большие тарелки (по количеству приглашенных). На мелкую тарелку ставят закусочную.

Справа от них кладут ножи (столовый, закусочный, рыбный), а с левой стороны - вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз.

Рюмки, бокалы, фужеры ставят на расстоянии 3-5 см. от тарелки; маленькие рюмки - для водки и вина; бокалы - для виноградного вина и шампанского; фужеры - для минеральной воды и соков.

Салфетки из ткани кладут, сложив их треугольником или колпачком, поверх закусочной тарелки. Бумажные салфетки помещают в маленькие вазочки и равномерно расставляют на столе. [5, с.142]

Ко всем блюдам с закусками подают общие приборы: лопатки, ложки, щипцы, вилки.

Цветы украшают стол и создают торжественное настроение. Однако большие букеты цветов, помещенные к тому же в высокие вазы, будут загораживать сидящих. Поэтому ставят на стол цветы с коротко обрезанным стеблем в низких вазах.

Существенную роль играет умение вести застольную беседу. Обед на 7-8 персон более всего благоприятствует общей беседе. За столом с большим числом гостей беседу поддерживают трое или четверо гостей, сидящих рядом. Не рекомендуется заводить разговор с гостем, сидящим через соседа, не вовлекая его в общий разговор. Невежливо также, увлекшись разговором, поворачиваться к собеседнику всем корпусом, потому что в результате этого к другому соседу вы поворачиваетесь спиной.

Одно из главных правил сводится к тому, что во время застолья вы должны обменяться хотя бы несколькими репликами, фразами с каждым из своих соседей (даже если вы не знакомы или ваш сосед не вызывает у вас интереса).

Для начала беседы можно использовать любые темы: погода, еда, напитки, "братья наши меньшие", дети, новости из театральной и общественной жизни. Следует избегать острых разговоров о политике, религии, национальных проблемах или разговоров на профессиональные темы, которые могут быть не интересны всем. Разговоры о доходах, деньгах, недомоганиях могут испортить настроение окружающим. Плохим тоном считается резкая критика, злословие, использование старых шуток и анекдотов. Приветливое выражение липа, заинтересованность, доброжелательный взгляд, негромкий голос сделают застольный разговор приятным для всех. [5, с.143]

Фуршет. Поводом для него обычно бывают деловые переговоры, подписание торговых и других соглашений. Само понятие "фуршет" (по-французски "вилка") означает, что гости не едят, а как бы пьют и закусывают на ходу, так что во время фуршета к столам не ставят стулья. Меню такого приема может включать широкий ассортимент холодных блюд и закусок, и даже горячие закуски, десерт, горячие напитки. Закуски подают небольшими порциями - "под вилку", чтобы можно было есть без помощи ножа.