Проведение презентаций

Коктейли. Такие приемы проходят в менее формальной и более непринужденной атмосфере, чем фуршет: гости переходят от одной группы к другой, знакомятся между собой, беседуют свободно друг с другом. На коктейль можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного в приглашении времени. В меню приемов-коктейлей, в основном, включают напитки и мелкопорционные закуски в виде небольших бутербродов - канапе, сэндвичей, нарезанных треугольниками, ромбами, квадратами, кружочками.

Все закуски должны быть очень маленькими, в каждой должна быть специальная одноразовая вилочка или шпажка, с помощью которой гости берут бутербродик с блюда. Столовые приборы - вилки, ножи, тарелки на вечере-коктейле не предусмотрены.

В подаче алкогольных напитков все решает мера и культура потребления. Для самых крепких напитков ставят самые маленькие рюмки. Вина наливают соответственно их крепости в рюмки средней величины, шампанское - в высокие узкие бокалы, если таких нет, то можно налить его и в бокалы широкие и низкие и даже в тонкие стаканы.

Главное правило - все коктейли готовятся в присутствии гостей. Поэтому, если устраиваете подобный прием впервые, нужно потренироваться накануне.

Проводя приемы, не забывайте, что общительность, дружелюбие никогда не были лишними в имидже делового человека. Кроме того, элегантный деловой костюм подчеркнет ваши достоинства.

Необходимо подумать об обуви. Не исключено, что секретарю большую часть вечера придется провести на ногах, поэтому обувь должна быть не только красивой, но и удобной. [5, с.143]

При помощи этих несложных рекомендаций секретарь сможет проявить себя вполне компетентным человеком в организации и проведении подобных мероприятий. 
 
 

     3.4. 27 советов для успешного проведения презентации

Вы - не профессиональный оратор!

И это не является оправданием того, чтобы не провести профессиональную презентацию. 
У вас есть продукция или услуга отличного качества. Вы должны совместить превосходную презентацию с не менее превосходным содержанием.  
Вы действительно знаете свое дело! Вы - эксперт! Ничто из этого не будет иметь значения, если у вас нет навыков ораторского искусства.  
Если вы не будете изъясняться как профессионал, то вы не достигнете желаемого результата.

1. Введение. Возьмите с собой распечатанную вводную часть вашей презентации и попросите человека, представляющего ее, прочитать вслух. Это обеспечит некое доверие и предоставит аудитории причину выслушать вашу презентацию внимательно.

2. Аудитория. Выражайте свои мысли перед аудиторией, которая может извлечь выгоду от ваших услуг, и нанять вас на работу.

3. Вступление. У вас есть всего-навсего 30 секунд, чтобы привлечь внимание вашей аудитории, иначе вы можете «потерять» их навсегда. Начните с какой-нибудь истории, вопросов, песни и т.п., которые неким образом связаны с вашей презентацией или, как минимум, имеют отношение к аудитории.

4. Основная часть. Обеспечьте аудиторию достаточным количеством информации, которую они запомнят и захотят узнать больше. Распространенной ошибкой многих людей является то, что они предоставляют слишком большой объем информации. Сделайте так, чтобы ваша аудитория чувствовала себя хорошо, а не только получила большой ненужной информации.

5. Заключительная часть. Хороший кинофильм с плохой или печальной концовкой испортит впечатление о нем. Так же может произойти и с вашей презентацией. Помните, что вы должны сделать впечатляющее заключение, чтобы произвести впечатление на вашу аудиторию.

 6. Рассказы. Рассказывайте истории из личной жизни для того, чтобы сделать презентацию запоминающейся. Люди запоминают истории лучше, чем что-либо еще.

7. Юмор. Заставьте вашу аудиторию улыбаться и смеяться. Когда людям весело, они запоминают большее количество информации, а также будут внимательно слушать вас.

8. Внимание. Существует множество способов привлечь внимание вашей аудитории. Большая часть из них была упомянута выше. Чем больше внимания вы завоюете, тем лучше будет результат.

 9. Открытость. Будьте собой. Когда вы искренни и показываете аудитории, кем вы действительно являетесь, вы произведете больше впечатления на аудиторию.

 10. Уверенность. Иногда вы сильно нервничаете. И что же? Вы не должны показывать это другим людям. Ведите себя уверенно, и вы будете казаться аудитории уверенным человеком.

11. Подготовка. Чем лучше вы подготовлены, тем более уверенным вы будете, и покажете наилучший результат. Знайте «назубок» свой материал! 12. Паузы во время презентации. Это привлекает особое внимание. После высказывания какой-либо мысли, которую вы бы хотели преподнести до вашей аудитории, приостановитесь, ничего не говорите и дайте информации усвоиться. Лучше просто сделайте паузу, нежели используйте эти слова-паразиты типа «ммм…» или «ааа…». Делайте паузу, когда вы забываете, что вы хотели сказать. Это нормально приостанавливаться и собираться мыслями.

13. Разнообразие интонаций. Когда вы рассказываете, старайтесь, чтобы ваша интонация соответствовала тексту. Будьте выразительнее и покажите это при помощи своего голоса.

 14. Язык жестов. Старайтесь делать движения, которые бы соответствовали тому, что вы говорите. Если вы рассказываете историю о ком-нибудь, говорящем по телефону, используйте свою руку в качестве телефона и притворитесь, будто вы говорите по нему.

15. Нервозные движения. Хождение назад и вперед, руки в карманах и покачивание телом - это все отвлекающие действия. Старайтесь сдерживать все ваши нервозные привычки и не показывать их аудитории.

16. Зрительный контакт. Во время презентации постоянно смотрите на вашу аудиторию. Перемещайте глаза с одной стороны, затем в середину и на другую сторону аудитории спокойными движениями.

17. Время. Придерживайтесь отведенного вам времени и будьте готовы к тому, что ваше время истечет.

18. Свяжитесь с аудиторией. Найдите что-нибудь, что объединяет вас.

19. Контроль. Вы управляете аудиторией. Не старайтесь перекричать людей, если другие говорят друг с другом. 20. Будьте начеку. Если кто-нибудь задает вопросы, не относящиеся к теме, скажите им, что вы были бы рады ответить на эти вопросы после проведения презентации. 21. Заметки. Это вполне нормально использовать примечания и заметки. Пусть это будут различные проспекты, лекционные плакаты, электронные презентации и т.п.

22. Способность вызывать зрительные образы. Вообразите себе таким, каким бы вы хотели чтобы вас видела аудитория во время презентации, а затем просто действуйте подобным образом.

23. Информационные проспекты и визитки. Старайтесь всегда иметь при себе проспекты и визитки, а также убедитесь, что на них имеется ваша контактная информацию. Подобным образом вы даете людям возможность связаться с вами.

24. Одежда. Наденьте что-нибудь, что заставит вас чувствовать себя на «миллион долларов», и вы будете вести себя действительно так.

25. Запишите на аудио и/или видео вашу презентацию. Затем вы можете просматривать или прослушивать их и научиться многому из этого.

26. Сделайте подарки в виде вашей продукции. Если у вас имеется продукция для продажи, раздайте некоторую партию, как подарок. Это даст аудитории понять, что у вас есть качественная продукция и вам ее не жалко ради рекламы.

27. Слушайте аудиторию. Сделайте так, чтобы аудитория общалась с вами свободно и слушайте их внимательно. Возможно, вы получите ценную информацию для вашей следующей презентации.   

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, в вышеизложенном материале было рассмотрено понятие презентации, ее необходимость и значение в современном бизнесе, а также виды и цели презентаций в зависимости от направления деятельности фирмы или поставленных задач, поскольку определение цели - один из важнейших этапов организации презентации.

Также было уделено внимание аудитории проекта презентации. Чтобы презентация не прошла «впустую» и затраченные на нее средства оправдали себя в дальнейшем, необходима четкая адресность мероприятия.

Структура презентации - своего рода общий шаблон, который в определенной мере может меняться в зависимости от различных факторов.

Речевая подготовка презентации имеет очень большое значение в организации презентации, потому что от оратора и от того, как будет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия.

Для предпринимателей презентация - это реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной корпорации опыт в проведении презентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

Презентация помогает отдельным лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих целей (при условии ее эффективности).

Я считаю, что презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания способов, методов и приемов подготовки и проведения презентации, обязательно пригодятся в карьере менеджера.

      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. - М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.
2. Горкина М. Б., Мамонтов А. А., Манн И. Б. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. - 240 с.
3. Джей Э. Эффективная презентация. - М.: Баланс-Клуб, 2004. -280с.
4. Рафел М. Как завоевать клиента /пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 2003 г. - 356с.
5. Стенюков М.В. Секретарское дело. - М.: «Издательство ПРИОР», 2005. - 227с

6. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации.Стратегии и навыки.-СПб.:Питер,2001.-688с
7. http://business.damotvet.ru/presentation/page5.htm(сайт)