Работа секретаря и помощника руководителя офиса

   Содержание 

Введение…………………………………………………….………………….…3

1. Работа секретаря и помощника руководителя…………………………..4
2. Организация рабочего места, рабочего времени секретаря и виртуальный офис……………………………………………………………….9
3. Взаимоотношения с руководителем и взаимоотношения в коллективе……………………………………………………………………….11

Заключение………………………………………………..………..……………13

Список  использованных источников информации...........................................16 

    Введение 
 

     Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и  манерам этого сотрудника судят  о компании в целом. Представляя  компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют  корпоративную культуру компании.

     В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество  других функций. Эффективный секретарь  должен уметь: передавать информацию внешним  и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой  стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный  секретарь - "Это инициативный и  рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий  решения в пределах своей компетенции  и при необходимости берущий управление на себя" [6]. Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [9;10;11]. Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [3].

     Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина  Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации  вцелом.

     Исходя  из вышесказанного, цель нашей работы - изучение деятельности секретаря  в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности. 
 
 

1. Работа  секретаря и помощника  руководителя

     Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности  современного секретаря-референта  можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

• функции по документационному обеспечению управления;
• функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя [3;11].

     По  данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних  нескольких лет наблюдается явный  дефицит сотрудников, выполняющих  административные обязанности, в том  числе и представителей элиты  административного персонала –  личных помощников руководителя. Между  тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном  взять на себя организационные и  информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем  поддерживать высокий авторитет  руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся  проблемы. В известном смысле помощник руководителя – это не столько  «специальность», сколько «особый  статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо»  директора фирмы.

     «Чтобы  занимать должность персонального  ассистента, – делится опытом Елена  Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО "Южная строительная коммуникационная компания",– мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими  качествами – иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность – мера ответственности: сделать больше – значит, принять решение вместо руководителя, а меньше – переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».

     Высшее  профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение  и документационное обеспечение  управления», среднее профессиональное образование – специальность 0611 «Документационное обеспечение  управления и архивоведение». Учебных  заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.

     В настоящее время около 80 вузов  страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению  управления. Традиционно высоко ценятся  работодателями выпускники ГУУ и  Историко-архивного института РГГУ.

     Также больших успехов в этой профессии  добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, –  филологи, переводчики.

     Если  говорить о курсах, занимающихся подготовкой  секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать  следующие:

• отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД), который осуществляет профессиональную переподготовку по архивоведению и документационному обеспечению управления, делопроизводству (по результатам обучения выдается диплом государственного образца);
• курсы повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС);
• курсы Международного Центра Обучения при Колледже МИД РФ, преобразованном в 1993 году из престижнейших в СССР Курсов стенографии и машинописи при МИДе.

     Учебный центр документационного обеспечения  управления при «Гильдии Управляющих  Документацией» (по окончании курсов слушателям выдается удостоверение  государственного образца).

     Интенсивные программы введения в профессию  предоставляют Школа помощника  руководителя при Национальной гильдии  профессиональных консультантов и  образовательное учреждение «Высшая  школа секретарей».

     Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения  квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых  насущных. Так, совсем недавно, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена  проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового  обеспечения государственной, муниципальной  службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции  была сформулирована так: «Привлечь  внимание общественности к необходимости  взаимодействия общества, государства  и бизнеса в направлении решения  проблем подготовки квалифицированных  кадров».

     Говоря  о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать  профессию секретаря – из нее  в соответствии с требованием  времени и выросла специализация  «персональный ассистент» или «личный  помощник руководителя». Также к  числу смежных можно отнести  все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.

     Круг  обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля  руководства и корпоративных  стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих  должностных обязанностей нередко  занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

     В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации  иногда возлагаются еще и функции  руководителя секретариата или заведующего  канцелярией.

     В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже – 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных  бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.

     Не  секрет, что многие сотрудники рассматривают  должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для  достойной карьеры. В будущем  толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления  ее деятельности, специализацию сотрудников  и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером –  исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем  отдела/департамента. Нередко опытные  помощники руководителя уходят в  бизнес, так как приобретенные  знания и опыт позволяют им успешно  руководить собственным делом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   2 Организация рабочего места, рабочего времени секретаря и виртуальный офис 
 

     Приемная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в  приемной зависит эффективность  работы руководителя.

     Большое значение имеет рациональная организация  рабочего места секретаря, зоны его  трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных  обязанностей.

     Общая площадь приемной, где находится  секретарь - референт, должна быть в  пределах 12-16 кв.м [9].

     Организация рабочего места - это система мероприятий  по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному  размещению. Кроме того, организация  рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение  соответствующих нормам условий труда [3].

     Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных  продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют  в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook [9;12].

     Виртуальный офис - это полноценное рабочее  пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном  офисе сотрудники ежедневно проводят значительное время [4].

     Как правило, виртуальный офис включает в себя:  средства коммуникаций (e-mail, мессенджер, вэб-конференции);  органайзер с календарем; хранилище файлов; редакторы документов;  базу контактов;блог или форум; панель администрирования и разграничения прав доступа (важно для бизнеса).

     Могут присутствовать дополнительные возможности:  возможность использования офиса  на своем корпоративном домене;  интеграция с публичным сайтом компании (например, для легкой публикации контента);

интеграция  с электронным магазином;  интеграция с helpdesk, финансовой системой; возможность предоставления ограниченного доступа в офис клиентам и партнерам.

     При выборе виртуального офиса (как и  других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:  надежность провайдера;  защита информации (безопасная передача данных (SSL), создание резервных  копий);быстродействие (как правило, это наиболее важный фактор для эффективности  бизнес-приложения);  возможности  настройки под Ваши задачи.