Распределение полномочий в организации

Поскольку полномочия есть право выполнять  порученную работу, а ответственность  — это обязательство выполнить  ее, то отсюда логически вытекает, что  полномочия должны соответствовать  ответственности. Из этого очевидного обстоятельства вытекает следующий принцип: ответственность за те или иные действия не может превышать предполагавшуюся объемом делегированных полномочий, но и не должна быть меньше ее. Данное соответствие не носит математического характера, оно скорее пространственно-временного порядка, поскольку и полномочия, и ответственность касаются выполнения одной и той же задачи. Например, президент фирмы может поручить закупку сырья и оборудования, а также наем работников вице-президенту по производству. Последний может осуществлять эту работу лишь в случае предоставления ему достаточной для выполнения этих задач свободы действий. Вместе с тем не следует наделять подчиненных и большими, чем того требуют их обязанности, полномочиями. Зачастую управляющие спрашивают с подчиненных за работу, для осуществления которой те не имеют необходимых полномочий, что, конечно, в корне неправильно. Бывает и так, что подчиненному делегируются достаточные для тех или иных действий полномочия, но контроль за их правильным использованием отсутствует. Однако в данном случае имеет место лишь неэффективное руководство, что не имеет никакого отношения к принципу соответствия полномочий и ответственности.

Говорят, что управляющие порой получают полномочия на осуществление таких действий, за которые они не могут нести ответственности; так, управляющий по сбыту наделен полномочиями продавать товары, но не может заставлять людей приобретать их. Вместе с тем управляющий по сбыту имеет полномочия по использованию определенных материальных и людских ресурсов для максимально широкого сбыта товаров, поэтому в соответствии здесь должны быть его ответственность как руководителя за правильное управление персоналом и материальными ресурсами и имеющиеся у него полномочия по сбыту. 
 
 

Глава 3. Практическая часть. 

3.1 Характеристика предприятия.

Характеристика  торгового предприятия: ОАО «Родник».

Правовая  форма: Объектом исследования курсовой работы является открытое акционерное общество «Родник» .

Вид деятельности: ОАО «Родник». Это предприятие общественного питания, занимающееся продажей своей готовой продукции.

Краткая история: В настоящее время ОАО «Родник» является самостоятельным предприятием, которое реализует собственную готовую продукцию в сфере общественного питания. Предприятие является розничным. Целью общества является получение прибыли посредством реализации продукции. 
 

3.2 Иследование распределения полномочий в организации. 

Процесс делегирования полномочий и ответственности  на предприятии должен осуществляться на базе определенной организационной  структуры.

Организационную структуру ОАО «Родник» можно отнести к линейно-функциональной .

В основе линейно-функциональной структуры  лежит линейный тип организации. В соответствии с ним на всех уровнях  управления выделяются линейные руководители. Они наделены правом единоличного управления деятельностью своих подразделений  и несут полную ответственность  за результаты их функционирования.

Проанализируем распределение задач, полномочий и ответственности в ОАО «Родник» на основании типовых должностных инструкций каждого работника данного предприятия, то есть между отдельными звеньями данной организационной структуры компании.

Генеральный директор торгового предприятия, представляющий предприятие ОАО«Родник» управляет предприятием, отдает приказы и распоряжения, ведет переговоры, является представителем интересов предприятия перед другими физическими и юридическими лицами, подписывает договора с поставщиками. Основной обязанностью директора является бесперебойная работа ресторана, направленная на выполнение планов предоставления предприятием услуг общественного питания, при условии соблюдения предприятием стандартов и отсутствии претензий со стороны посетителей.

В торговом предприятии ОАО «Родник» нет отдела кадров, все вопросы связанные с вопросами по кадрам решает генеральный директор, который в свою очередь может делегировать часть своих дел исполнительному директору.

Исполнительный  директор занимается оценкой всего персонала предприятия, кадровым учетом, который включает в себя приемы, увольнения, социальное страхование, разработку штатного расписания. Он так же, выполняет работу, связанную с наймом, отбором, обучением персонала. Таким образом, можно сделать вывод, что работа, выполняемая исполнительным директором достаточно трудоемкая и тяжелая, так как он занимается организацией труда работников всего торгового предприятия, и вся ответственность за выполненную работу ложиться на него.

Часть своих обязанностей исполнительный директор делегирует свои полномочия и ответственность подчиненным  ему администраторам, потому что  данные функции лежат в сфере  их профессиональных обязанностей. Они  следят за тем, чтобы работники предприятия  были полностью ознакомлены со своими должностными обязанностями и знали  об ответственности, которая на них  возлагается при работе в ресторане.

Система управления предприятием проста. Все  текущее руководство осуществляется исполнительным директором, который  отчитывается перед генеральным  директором. Исполнительному директору  в свою очередь подчиняются главный  бухгалтер, а так же в подчинении находятся следующие: шеф-повар и 3 администратора, которым в свою очередь подчиняются: 3 повара, 4 официанта , 2 бармена, 2 охранника, 2 уборщицы.

Как показывает практика, исполнительный директор ОАО «Родник» постоянно перегружен текущей работой (работа с приказами, распоряжениями, решением проблем с высокой кадровой текучестью, общением с поставщиками, проблемами кредитования предприятия).

Администраторы  торгового предприятия должны осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий, обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей, консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг, принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводить необходимые организационно-технические мероприятия, осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании. Администратор отвечает за закупку алкогольной, слабоалкогольной продукции и напитков в баре. Также администратор руководит всей работой официантов и барменов и контролирует выполнение ими правил обслуживания посетителей, начиная с подготовки ресторана к встрече гостей и заканчивая уборкой помещений в конце рабочей смены.

Уборщицам необходимо обеспечивать чистоту в  помещении ресторана, закупать средства для уборки, т.е отвечать за все хозяйственные вопросы( например, наличие туалетной бумаги и мыла в уборочных).

На предприятии  ОАО «Родник» должность заведующего  производством лежит на шеф-поваре. Он выполняет функции заведующего  производством. Он составляет меню таким образом, чтобы бизнес приносил прибыль, руководит закупкой продуктов на кухню, а также контролирует прием на работу и обучение обслуживающего персонала кухни. Так же в обязанности шеф-повара входит:

организация работы кухни, организовать работу поваров  и порядка.

контроль  качества закупок и готовых блюд, следить за тем чтобы работа кухни не прерывалась, и имелось все количество наименования продуктов для изготовления блюд меню.

калькуляция и учёт, контроль бюджета.

разработка  и обновление меню, технологических  карт, знание направленности кухни.

подбор  и обучение персонала кухни.

работа  с поставщиками, проведение инвентаризации,

оптимизация технических процессов, контроль за соблюдением санитарно-гигиенических норм и правил техники безопасности.

В должностные  обязанности поваров на предприятии  входит : подчиняться шеф-повару и обязательно администратору а так же:

Приготовление блюд

Порционирование, оформление и передача заказанных блюд на реализацию

Участие в разработке новых блюд и калькуляционных  карт, т.е советоваться и прислушиваться к мнению шеф-повара и следовать его распоряжениям.

Участие в составлении заявки на продукты

В должностные  обязанности официантов входит:

Сервировка  стола в соответствии с установленными стандартами

Контроль  за чистотой, состоянием и комплектностью приборов, посуды и скатертями и салфетками на закрепленных за официантом столах.

Изучение  меню, знание основных и сезонных блюд и напитков, предлагаемых гостям.

Консультирование  гостей ресторана об особенностях блюд и напитков. Оказание помощи при  составлении заказа.

Прием заказов от клиента ресторана.

Подача  блюд и напитков согласно установленным  правилам обслуживания

Принятие  мер, в рамках своей компетенции, по разрешению проблем, возникших у  клиента.

Создание  в заведение атмосферы гостеприимства (отношение к гостям, манера поведения, внешний вид).

Предоставление  счета гостям.

Получение платы по счетам

Официанты полностью подчиняются администратору и должны выполнять любые его  поручения входящие в их должностную  инструкцию.

В должностные  обязанности бармена-кассира входит:

обслуживание  посетителей за барной стойкой готовыми к употреблению безалкогольными и слабоалкогольными напитками.

оформление  витрины и барной стойки, содержание их в образцовом состоянии.

учет  денег, посуды и инвентаря.

составление заявки на закупку вин, напитков, закусок  и пр..

организация и контроль хранения и реализации продуктов и напитков, составление  отчетов о движении товарных остатков.

Важным  подразделением на любом предприятии  является отдел бухгалтерии, находящийся под руководством главного бухгалтера, который в свою очередь делегирует полномочия своему помощнику. Обязанностью главного бухгалтера является начисление заработной платы, которая подразумевает осуществление контроля за использованием фонда оплаты труда и фонда потребления, ведение учета расчетов по отчислениям на социальное обеспечение по отчислениям в фонды.

Бухгалтер ведет учет по приобретениям материальных ценностей, расчетов с поставщиками товаров, поступление и расходование материалов в разряде мест их хранения и использования. Так же составляет управленческо-аналитические отчеты. Бухгалтер и его помощник сверяют показатели по выручке и количеству проданных единиц за смену, на основе предоставленных им данных барменом-кассиром ресторана. Эти показатели должны соответствовать показателям, запланированным директором предприятия и никак не должны приводить предприятие в убыточное состояние. Всю информацию о финансовом положении предприятия главный бухгалтер должен предоставлять исполнительному директору.

Делегирование главным бухгалтером полномочий и ответственности своему помощнику, дает возможность руководителю узнать его способности, уровень его  квалификации, определить его потенциальные  возможности.

Итак, в предприятии общественного питания ОАО «Родник» существует следующее распределение обязанностей между работниками :

Ответственность за общее функционирование предприятия, успех его деятельности , эффективность основных управленческих решений лежит на Генеральном директоре.

Ответственность за общую организацию снабжения  и сбыта продукции, за координацию  деятельности всех работников предприятия лежит на исполнительном директоре.