Разработка методики управленческого анализа деятельности отдела логистики

      Риск  непосредственно связан с неопределенностью. Недостаток информации определяет невозможность  формирования надежной системы взаимодействия. 

      Источники рисков:

• Участники корпоративных отношений

• Все нефинансовые риски
• Большая часть финансовых рисков

• Документы, институты:

• Централизованные нормы и внешние нормативные документы
• Внутренние нормативные документы компании
• Информационная активность компании:

• Публичные информационные сообщения, информационная политика
• Ограничения предоставления информации
• Пассивность или недостаточная активность
• Недостаточная проработка информационных сообщений компании

• Несоблюдение корпоративных процедур 
  

       Чтобы иметь возможность работать с рисками, нужно их обнаружить. Для этого разрабатываются параметры системы.

     Параметры системы – характеристики,  изменяющиеся в ходе ее эволюции.  Они точно определяют состояние системы в любой момент времени. Именно они определяют результат функционирования системы,  ее возможности.

     Отклонение  какого-либо параметра от  планового  значения является индикатором наличия риска.

     Очень важно отметить, что параметры  могут быть различной степени управляемости.

     Управляемость – вероятность реализации управленческого воздействия. Р(УВ) = 1 – система управляема. Для учета погрешности измерений вводим нормальную ошибку E. Тогда система управляема при p(УВ)=1-E.

     Целевые параметры – те параметры, которые хотим поменять. В отношении них выстраиваются управляющие параметры.

     Управляющие параметры – параметры системы, управляющие целевыми параметрами. Изменяя эти параметры, мы можем влиять на целевые параметры системы.

     Управляемые параметры – параметры, вероятность реализации управленческого воздействия, на которые равна единице. Как уже было сказано с учетом ошибки p(УВ)=1-E.

     Зависимые параметры – параметры для которых Р(УВ) < 1. Надеемся на управление этими параметрами, но на прямую не управляем. Если параметр является зависящим на 100%, то он – управляемый. 

     Для деятельности любой системы, в том  числе для того, чтобы осуществлять управленческое воздействие, проводить анализ и обеспечивать нормальное функционирование организации, необходимо обладать ресурсами.

     Ресурсы – любые материальные и нематериальные объекты и/или феномены, в которых есть потребность у тех или иных социальных объектов (людей, социальных образований и т.д.), которые могут быть использованы непосредственно или посредством преобразования их в производные ресурсы и /или продукты и, в силу этого, имеют определенную ценность для всех и/или отдельных участников экономического обмена.

     Ресурсы, без которых невозможна или затруднена деятельность в бизнес-системе, являются ключевыми ресурсами.

     Ресурсы, используемые в хозяйственной деятельности, но не являющиеся ключевыми ресурсами, относятся к категории дополнительных ресурсов. Они способствуют повышению эффективности деятельности, но без них деятельность в принципе возможна.

     Распределение ресурсов – это параметр социально-экономической системы, отражающий получение выгод участниками корпоративных отношений.

     Существуют  различные типы ресурсов, но нам  главное сейчас указать ключевые ресурсы, необходимые для для осуществления анализа и управления отражается через:

1. Органы
2. Процедуры и процессы
3. Документы
4. Люди, имеющие определенные знания
5. Алгоритмы

Все это  формирует информационные потоки и, можно считать, что единственный уровень взаимодействия в социальной системе – это информация.

     Важно понимать, что информация которую  мы передаем объекту управления может  координально отличаться от той, которую он получит и воспримет. И если на восприятие и понимание информации повлиять часто невозможно, то существует несколько параметров передачи информации, которые можно учитывать и корректировать:

• Участники получающие информацию
• Передаточная функция (показывает насколько изменяется информация при прохождении сигнала через данный канал)
• Шумы

Часть 2. Управленческий анализ логистической системы.

2.1. Структура отдела логистки.

     Для того, чтобы провести анализ какой-либо системы необходимо знать общую структуру этой системы, то есть основные объекты анализа. 

     Мы  рассмотрели все возможные подотделы  логистического отдела и условно  разделили их на два блока: «Снабжение и сбыт», «Прозводственно-распределительный». Такое разделение основано на изучении ключевых параметров логистической системы. В результате мы получили, что ключевые параметры деятельности связанной со снабжением и сбытом являются лишь зависимыми от нашего управленческого воздействия, так как они в то же время зависимы от управленческого воздействия поставщиков и клиентов, ключевые параметры же производственно-распределительного блока можно с определенной долей условности назвать управляемыми.

Ниже  представлена разработанная нами схема  структуры логистической системы, на которой представлены уже обозначенные и остальные важнейшие элементы.

схема 4. Структура логистической системы.

• Блок «Снабжение и сбыт»

Цель: нужный товар необходимого качества в необходимом  количестве должен быть получен/передан в нужное время в нужное место с минимальными затратами.

• «Прозводственно-распределительный блок»

Цель:  нужный товар необходимого качества в необходимом количестве должен быть произведен(процесс производства в данном случае обозначает все возможные операции начиная с перевозки сырья от поставщика до перевозки покупателю, в отдельных случаях это может быть только перевозка) в нужное время в нужном место с минимальными затратами. 

На схеме, помимо рассмотренных, представлены следующие существенные элементы:

• Начальник «Прозводственно-распределительного» блока

В зависимости  от масштабов компании может рассматриваться  либо как непосредственно функциональный элемент блока(в отдельных случаях  весь блок может быть представлен этим одним человеком), тогда цель совпадает с целью блока, либо как организационный, управленческий элемент.

 В  этом случае цель: стабильно работающий  блок во взаимодействии с другими  отделами компании. Отчет по ключевым  и требуемым вышестоящим начальником параметрам.

• Начальник блока «Снабжение и сбыт»

Аналогично  начальнику «Прозводственно-распределительного» блока

• Начальник отдела логистики

Цель: стабильно  работающий логистический отдел, модифицированная деятельность отдела по заданию руководства

• Межфункциональная группа

Коллективный  орган, в который входят сотрудники из каждого отдела компании(1-2 сотрудника из отдела, утвержденные начальником) по сути рассматривающий вопросы находящиеся на пересечении деятельности отделов. Критерии эффективной работы межфункциональной команды:

·    менее 10 членов;

·    добровольное членство;

·    ежемесячно выбирается один отдел, рассматриваются  его параметры, а параметры других отделов рассматриваются как  управляющие;

·    объем документации минимален;

·    команда имеет ясные цели в области рассматриваемого отдела;

·    перед командой ставятся конкретные задачи в области рассматриваемого отдела;

·    этих целей можно достичь только командной работой;

·    существует потребность в каждом члене команды;

·    деятельность каждого члена команды подчинена целям команды;

·    команда получает адекватную отдачу от своей деятельности;

·    предусмотрены конкретные виды поощрений  за деятельность всей команды, а не отдельных членов. 

Преимуществами  такой работы являются:

·    объединение знаний, навыков, умений сотрудников различных подразделений предприятия;

·    перекрестное (по вертикали и горизонтали) владение задачами и проблемами;

·    повышение уровня взаимодействия между  специалистами различных подразделений  и развитие сплоченности команды;

Цель: улучшение  параметров всей системы, за счет улучшения  ключевых параметров одного, назначенного/выбранного, отдела ежемесячно, зависимых от других отделов.

2.2. Изучение субъектов  анализа.

     По  сути цель работы – выявить, на что  нужно посмотреть человеку, которому будет необходимо сделать анализ деятельности логистического отдела, чтобы в случае выявления каких-либо проблем направить управленческой воздействие.

     Рассмотрим  эти функции относительно различных субъектов анализа. 
 

  
 
 
 
 
 
 

схема 4. Субъекты анализа. 

      По  той или иной причине необходимость  произвести анализ логистических объектов компании может появиться у субъекта из каждой группы. Их можно разделить  на 3 группы:

С1 – субъекты, которым необходимо просто сделать  анализ и они либо не имеют ни возможности ни права каким-либо образом его проверить(1,5, 3).

С2 – субъекты, которым необходимо просто получить анализ, но они имеют право проверить  его достоверность, но проанализировать сами они могут только параметры  их подчиненных(2, 4.2 начальник отдела логистики, не знающий логистику)

С3 – субъекты, которым необходимо получить анализ и сделать его самим (4.1 начальник  отдела лог-ки, которые знает логистику) 

      Стоит отметить, что деление достаточно условно потому, что, например, любой субъект из группы может быть наделен полномочиями 4.2., но это лишь переносит его в С2. 

С1 могут  только получить анализ от начальников  блоков.

С2 могут  получить от них анализ в отчете при этом сделав анализ параметров этих  начальников блоков, которые влияют на достоверность отчета и анализа.

С3, помимо возможностей С1 и С2, могут провести анализ самостоятельно любых параметров основываясь на своих знаниях  и опыте – знаниях какие  параметры ключевые и показательны.(С1 и С2 тоже могут самостоятельно провести анализ, но они могут лишь полагаться на мнение руководителей блоков(так как сами она не имеют представления о работе системы и соответственно ключевых парметрах), которые и так делают этот анализ, получается смысл этого анализа будет лишь в проверки руководителей). 

      Наша задача разработать управленческий анализ, а не логистический, руководствуясь которым и С1, и С2 помимо проверки руководителей отделов смогут самостоятельно проводить анализ.