Разработка путей оптимизации информационного обеспечения подготовки и принятия управленческих решений в агрохолдинге «БЭЗРК-Белгранкор

     Управленческие  решения требуют обработки персоналом управления различных информационных потоков.

     Такое разнообразие информации, используемой при принятии решения, требует, с одной стороны, ее классификации, определения количественно-качественных характеристик, соответствующих методов управления информационными потоками в системе управления в процессе принятия решения. С другой стороны, необходима специальная организация информационного обеспечения¹⁰.

     Если  классификация информации решается теоретически, то организация информационного  обеспечения предусматривает практическую организационную деятельность. Особенно сложна для практики разработка механизма функционирования системы информационного обеспечения. Наиболее разработан теоретически и апробирован на практике механизм, создаваемый с использованием програмноцелевого подхода. Так, чтобы учесть сложные информационные связи, возникающие между органами управления иерархической системы управления, необходимо:

1. Проанализировать показатели информационных потоков, циркулирующих в системе управления;

2. Привести информационные характеристики в соответствие с общим (интегральным) критерием, соответствующим цели управления организации.

     Первую  задачу можно решить, построив математическую модель, основанную на применении аппарата линейных стохастических сетей. Время цикла управления согласно этой модели определяется, как среднее время пребывания сообщения в сети массового обслуживания и представлено в виде ориентированного графа. Узлами графа служат службы (специальные рабочие группы, эксперты, привлекаемые к организации информационного обеспечения) органов управления, а дугами – информационные потоки, циркулирующие между ними. Узлы – службы аппарата управления – характеризуются производительностью, а дуги – интенсивностью передачи сообщений в единицу времени¹¹.

     Информационные  потоки могут определяться на основании  анализа документопотока, циркулирующего между службами, органом управления высшего уровня и объектом управления, а также между органами управления взаимодействующих организаций. При необходимости анализа информационных потоков внутри органа управления (лицами, принимающими решения и службами аппарата управления) на место органа управления высшего уровня следует поставить лицо, принимающее решение.

Вторая  задача – оптимизация информационных характеристик потоков информации в системе управления – может быть решена наложением «дерева целей» данной системы на построенную модель. Это позволяет выявить, какой и сколько должно быть информации в той или иной службе в соответствии с целью и решаемыми ею задачами¹².

     Выработка решения – важный и сложный процесс в управлении организациями. Как и всякий процесс, в котором участвует человек, он имеет объективную и субъективную стороны. Объективная сторона – это реально существующая совокупность связей и обстоятельств, характеризующих фактическое состояние управляемого объекта и внешних условий. Субъективная – отражение объективного и реального в сознании человека и принимаемых на этой основе решений. Исходя из последнего, любое решение, принятое человеком, субъективно. Однако это не означает, что подобные решения не могут быть правильными и оптимальными. Чем лучше подготовлены лица, принимающие решения, тем полнее они воспринимают и отражают в своем сознании объекты.

     Изучая  вопросы информационного обеспечения  принятия решений, необходимо четко  разграничивать такие понятия, как  «данные», «сведения», «информация». Сообщения о фактах (реальных, предполагаемых, выдуманных), зарегистрированные с помощью датчиков или иных средств, независимо от того, поступили они потребителю или нет, называются данными. Сообщения, соотнесенные с какой-либо областью деятельности, классифицированные по некоторому признаку, – сведения. Сообщения, необходимые и служащие для решения проблемы или задачи, – информация. Следовательно, информация – это все сведения, полезные для решения конкретной проблемы. Если сведения бесполезны, то они являются шумом, если вредны – дезинформацией.

     Объем обрабатываемой информации должен быть оптимальным. Если информации мало, то принятие решения будет осуществляться, как установлено ранее, в условиях неопределенности; если информации много, то управляющая система не сможет ее переработать. Переработка информации требует от лица, принимающего решение, способности и умения отбирать из массы поступающих сведений важную и полезную информацию. Используя полученную информацию, руководитель должен уметь прогнозировать обстановку и ее развитие, т. е. обладать развитыми рефлексивными навыками, способностями, ясно понимать диалектически взаимосвязанные конкретные предметы и явления, применять системный подход к решению возникающих проблем.

     Информация  может быть в непрерывной или  дискретной форме. Обычно существует противоречие между большим объемом информации и недостатком времени для  ее обработки и использования, что  требует внедрения автоматизированной системы управления или привлечения специально подготовленных экспертов, способных классифицировать информацию, определять ее характеристики¹³.

     Внедрение новых информационных технологий в  управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов  обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

     Информационно-аналитическая  система управления организации  – это распределенная информационно-управленческая система, обеспечивающая сбор, обработку  и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений¹⁴.

     Существует  так называемый «информационный  барьер», при котором возможности традиционных (бумажных) приемов управления в социально-экономических системах оказываются исчерпанными. Пропускная способность человеческого мозга как преобразователя информации хотя и велика, но все-таки ограничена. Мощь и совокупный интеллект управленческого аппарата в настоящий момент обеспечиваются только на основе комплексной информатизации управленческого труда, при которой значительная часть информационных потоков замыкается вне человека – через ЭВМ.

     Система информационного обеспечения управления организации должна учитывать специфику региона – отраслевую структуру производства, приоритетные направления развития экономики, наличие ресурсов, демографические и миграционные особенности региона. На территории региона осуществляют свою деятельность многочисленные организации. На современном этапе при их взаимодействии координируется информационно-аналитическая деятельность, создаются информационные ресурсы общего пользования, обеспечивается информационная безопасность, осуществляется информационный обмен. Если привести в пример органы государственной власти и местного самоуправления, то информационные потребности федерального и регионального уровня обычно находятся в различных плоскостях, поэтому важной задачей является оптимизация информационных связей, усилий и затрат на обеспечение сбора, обработки и предоставления информации.

     Процесс управления в современной организации  корректно рассматривать как  сочетание следующих трех режимов принятия решений.

     Стратегический  уровень предполагает выявление  проблемных областей в различных  сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации¹⁵.

     На  оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов  социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев  развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

     Чрезвычайное  управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев  их возникновения и развития, непрерывный  мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

     В зависимости от преобладающих механизмов подготовки решений можно также выделить в качестве возможных форм управления балансное, оптимизационное и политическое управление¹⁶.

     Балансное управление основано на поиске решений, при которых потребности для  решения какой-либо задачи сбалансированы с реальными ресурсами, находящимися в ведении организации. При оптимизационном управлении решается задача выбора предпочтительного варианта действий или оптимального использования ресурсов. В отличие от балансной и оптимизационной форм управления, при которых используются расчетные алгоритмы или иные количественные методы для подготовки и принятия решения, политическое управление носит преимущественно волевой характер, отражая субъективные представления лица, принимающего решения¹⁷.

     Несмотря  на множество реально работающих информационных систем управления в современных организациях, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, то есть создания поля данных, на котором можно было бы ставить и решать математически корректную оптимизационную задачу. Такое положение будет меняться в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности организации.

     Если  информационные потоки, циркулирующие  между органами управления, будут  осуществляться по схеме, можно быть уверенным, что компьютер используется органом управления как пресловутые «счеты». Если схема движения информации осуществляется так, то достигается одна из важнейших целей совершенствования управления – повышение достоверности и скорости обработки информации, снижение трудоемкости обработки данных, усиление аналитической деятельности, многократное использование данных.

     Но  главное – обеспечение возможности реализации еще одного важнейшего принципа информатизации – принципа новых задач управления. Под «новыми» мы понимаем, прежде всего, комплексные проблемы и задачи управления. Эти задачи требуют самой разносторонней информационной базы, выбора вариантов (альтернатив) управленческих решений, применения экономико-математических моделей, сравнительного анализа ситуаций, ранжирования уровней развития тех или иных секторов экономики и общества.

     Следующие два ведущих и взаимосвязанных принципа информатизации – принципы интеграции информационной базы и одноразового ввода данных. Реализация первого из указанных принципов состоит в том, что в системах информационного обеспечения управления организациями создается первичная база данных. Создание первичной базы данных является продуктом особого класса функций управления, которые можно выделить как учетно-регистрационные. Работники организации частично или полностью занимаются формированием внутри нее специализированной системы учета, осуществляя постоянную оперативную актуализацию информации или инвентаризацию соответствующих объектов¹⁸.

     Принцип одноразового ввода информации является соподчиненным принципу интеграции информационной базы и означает лишь то, что данные, накопленные в системе учета (за счет выполнения множества операций по учету и регистрации объектов, взаимодействующих с органом управления) как и другие, в том числе и «сводные» данные, формируемые различными подразделениями организации, должны вводиться в систему управления однократно, но многократно использоваться многими звеньями и подразделениями организации¹⁹.

     Таким образом, по данному разделу можно сделать следующие выводы.

     1. Информационное обеспечение при  разработке и принятии управленческих  решений в современной организации  является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

     2. Были выделены основные принципы информатизации – это принцип - первого лица, принцип автоматизации, принцип одноразового ввода, принципы интеграции информационной базы.

     3. Можно отметить, что особенности  информационного обеспечения состоят в том, что компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям или модернизации в управлении.