Разработка системы управления фирмы «Центр охраны зрения»

     Наиболее  актуальными потребностями работников данной организации являются следующие  потребности: потребности в безопасности и уверенности в будущем, потребность  в уважении и самовыражении, социальные потребности. При этом работники управленческих должностей в большей степени мотивированы потребностями более высокого порядка, поскольку уровень их заработной платы достаточен, и у многих из них есть желание добиться определенных успехов в своей карьере и использовать возможности роста. Основными потребностями работников, занятых выполнением неуправленческих функций, являются потребности в безопасности и уверенности в будущем, поскольку их работа носит в основном рутинный, нетворческий характер, уровень заработной платы ниже уровня оплаты управленцев, и следовательно такие работники будут стремиться таких внешних вознаграждений, как дополнительная оплата труда, премии и т.д. Однако необходимо учитывать, что некоторые из этих работников имеют так же социальные потребности и потребности в уважении.

     В качестве основных принципов стимулирования и методов удовлетворения различных  потребностей работников и руководителей  различных уровней управления в  фирме целесообразнее использовать следующие принципы и методы:

  1. Материальное стимулирование:

        а) установление премий за перевыполнение плана;

        б) использование  премий за повышение качества продукции

        в) надбавка к заработной плате за сверхурочную работу, при  условии, что она не связана с отставанием работников в сроках выполнения задания.

  2. Социальные потребности: 

        а) сохранение неформальных групп, если они не наносят организации  реального ущерба;

        б) поощрение поддержки  одним сотрудником другого;

        в) создание в каждом магазине духа единой команды за счет проведения конкурсов между магазинами по объемам сбыта и качеству обслуживания клиентов.

  3. Потребности в уважении:

        а) обеспечения подчиненным  возможности обучения и повышения  квалификации, что даст возможность  занятия более высокой управленческой должности;

        б) привлечение подчиненных  к формулировке целей;

      в) обеспечение обратной положительной  связи с достигнутыми результатами путем подготовки полугодовых листовок о работе организации, результатах  работы каждого из сотрудников и  о сотрудниках, внесших наиболее существенный вклад в достигнутые результаты;

      г) вынесение благодарностей сотрудникам, добившимся наилучших результата работы.

  4. Потребность в самовыражении:

        а) предоставление возможностей для обучения, которое позволит полностью использовать потенциал работников;

        б) возможность продвижения  подчиненных по служебной лестнице путем назначения на более высокие  должности за счет успешного, аккуратного, обдуманного выполнения порученных работ;

        в) предоставление подчиненным  сложных работ, требующих от них полной отдачи. 
 

2.6 Проектирование  системы контроля 

      Контроль - это процесс установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в процессе хозяйственной деятельности.

      Ни  планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля: фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

      Существует 3 основных вида контроля, которые схожи  друг с другом, т.к. имеют одну и  ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Различаются эти виды контроля только временем их осуществления.

      I. Предварительный контроль. Этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ и предусматривает предупреждение нарушений в период подготовительных действий.

      В фирме основными средствами предварительного контроля в области человеческих ресурсов являются следующие: установление минимально допустимого уровня образования  и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом.

      Фирма осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих полуфабрикатов этим требованиям. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

      Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым фирмой, является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда фирме потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. В фирме разрабатываются бюджеты для каждого отдела в отдельности, в которых определяются предельные значения затрат различных ресурсов, которые не позволяют отделу допустить перерасход этих ресурсов.

      II. Текущий контроль. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ.

      Для осуществления текущего контроля деятельности магазинов в фирме используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов, прослеживать объем продаж по каждому магазину и по каждому  товару. Данные касс поступают на центральный компьютер управляющего, а затем используются им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок ходового товара. Обобщенная информация анализируется специальным работником финансового отдела и предоставляется руководителям различных уровней управления.

      Каждую  неделю руководитель каждого подразделения получает информацию о фактических результатах работы своего подразделения за прошедшую неделю. При этом информация, предоставляемая руководителям отделов, является наиболее детализированной. Каждый понедельник руководитель организации получает отчет, в котором указаны основные показатели, их фактическое и плановое значения. Данный отчет позволяет руководителю укрупнено оценить общее состояние дел в организации и если необходимо, то принять корректирующее решение в случае серьезного отклонения фактических показателей от плановых. При этом раз в месяц руководитель организации собирает руководителей всех отделов для обсуждения достигнутых результатов и решения появившихся в процессе работ проблем, которые угрожают достижению намеченных целей.

      III. Заключительный контроль. Этот вид контроля осуществляется после того как работа выполнена, при этом происходит сравнение полученных и запланированных результатов работы.

        В фирме может быть принята практика заключительного контроля результатов работы организации за год, в соответствии с которой в конце каждого года проводится расширенное совещание руководителя компании с руководителями всех отделов по поводу достижения намеченных годовых целей, обеспечивающих поддержку целей стратегического плана. Эта процедура позволяет руководству фирмы оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

      Для каждой иерархической ступени руководства  требуется своя специфическая информация о ходе выполнения работ. Эта специфика  проявляется в 2-х аспектах: широте охвата информации и степени ее детализации. В соответствии с этим положением в фирме "Оптика" информация, которую получает каждый руководитель различных уровней управления в подразделении, связанном с производством продукции, дифференцируется следующим образом: начальник производственного отдела получает информацию о себестоимости выпускаемой продукции, общей выработке подразделением и о простоях оборудования в целом; главный технолог - информацию о использовании сырья и других полуфабрикатов, о затратах сырья, о количестве отходов, проценте брака; начальник отдела снабжения - информацию о необходимых полуфабрикатах, об объеме закупленных полуфабрикатов, их качестве, о затратах на снабжение, явке сотрудников данного отдела; мастер - информацию о состоянии оборудования, выработке каждого работника и о явке каждого работника; начальник отдела сбыта - информацию о количестве проданной продукции, количестве остатков на складе, о расходах на содержание склада и других затратах всего отдела, о состоянии автотранспорта, информацию о явке и результатах работы работников данного отдела. 
 

      2.7 Обследование и анализ системы управления фирмы

 

      Следующим этапом стратегического планирования является определение того, обладает ли фирма внутренними силами, чтобы  воспользоваться внешними возможностями, а также выявление внутренних слабых сторон, которые могут усложнить проблемы, связанные с внешними опасностями.

      Управленческое  обследование представляет собой методическую оценку функциональных зон организации, предназначенную для выявления  ее стратегически сильных и слабых сторон.

      Для упрощения обследования рассмотрим следующие основные 5 функций:

      I. Маркетинг. При обследовании функции маркетинга остановимся на следующих 5 областях:

      1) Доля рынка и конкурентоспособность:  фирма в настоящий момент занимает  около 20% рынка обычных очков и  линз и имеет всего 15% от всего рынка очков и линз с покрытиями. При этом вся продукция обладает достаточной конкурентоспособностью. Поэтому в дальнейшем с этой точки зрения фирма может увеличивать свою долю рынка.

      2) Разнообразие и качество ассортимента продукции и оказываемых услуг: в целом фирма производит и предлагает совершенно различные виды услуг и продукции: нанесение покрытий на линзы, консультационные услуги, сборка очков и продажа готовых солнцезащитных очков. При этом ассортимент солнцезащитных и обычных очков очень разнообразен за счет использования различных оправ, а ассортимент покрытий и консультационных услуг не велик и нуждается в расширении.  Однако руководство компании постоянно заботится о повышении качества продукции, и к настоящему моменту качество товаров и услуг соответствует всем предъявляемым к ним требованиям.

      3) Рыночные исследования и разработки: фирма мало уделяет внимания маркетинговым исследованиям, что осложняет поиск для нее необходимых рынку видов изделий и увеличивает неопределенность в будущих результатах при выпуске новых видов продукции и услуг.

      4) Предпродажное и послепродажное  обслуживание клиентов: в связи  со спецификой товаров и услуг,  которые производит и оказывает  фирма она в большей мере  уделяет внимание предпродажному обслуживанию клиентов за счет предоставления им возможности консультации со специалистами. Поэтому данная функция маркетинга является сильной стороной организации. Послепродажное обслуживание не является обязательной частью обслуживания клиентов в силу простоты товара и услуг, хотя фирма начинает внедрять некоторые виды такого обслуживания, такие как предоставление гарантий качества продукции и услуг, бесплатный ремонт своих изделий и замена продукции по требованию клиента.

      5) Эффективный сбыт, реклама и продвижение товара: фирма не использует в своей деятельности ни рекламу, ни стимулирование сбыта в связи с отсутствием квалифицированных специалистов, что является слабым местом маркетинга. При этом фирма уже несколько лет создает собственную сеть сбыта и в настоящий момент имеет несколько арендованных магазинов, передвижных магазинов и собственную сеть распространителей, что позволяет ей быстрее реагировать на изменения спроса и предпринимать соответствующие меры для его поддержания.

      Таким образом, отсутствие рыночных исследований, работы в области рекламы и стимулирования сбыта, небольшой ассортимент продукции являются основными слабыми местами в деятельности отдела маркетинга.

      II. Финансы. При обследовании функции финансов остановимся на следующих областях:

      1) Использование оборотных средств:  вопросы, связанные с оборотными  средствами, постоянно находятся  в поле зрения руководства.  Благодаря чему на сегодняшний  момент фирмой самостоятельно  определены основные нормативы  оборотных средств с учетом всех возможных задержек, что позволяет предприятию не испытывать их недостатка, Кроме этого постоянно ведется работа по уменьшении длительности производственного цикла, что способствует сокращению необходимого объема оборотных средств и увеличению их оборачиваемости.

      2) Возможность привлечения дополнительных  средств: поскольку фирма является  ЗАО, то единственным источником  привлечения заемных средств  является получение кредита. На  сегодняшний день фирма уже  неоднократно получала краткосрочные  ссуды и долгосрочные кредиты. Сейчас фирма ведет переговоры о получении кредита для открытия нового центра обслуживания. Поэтому у фирмы существует возможность привлечения заемных средств, что является ее сильной стороной.