Регулирование и контроль в системе управления организацией

      Тема 12. Регулирование и контроль в системе управления организацией 

1. Сущность  и значение управленческого  контроля.
2. Виды управленческого контроля
3. Этапы процесса  контроля

  1. Сущность и значение  управленческого  контроля.

  Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой являются количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Под контролем понимают систему регулярной проверки состояния и результатов функционирования организации, ее отдельных элементов, внешнего окружения.

    В ней выделяют два главных направления:

    - контроль за выполнением работ,  намеченных планами;

    - принятие мер по корректировке  всех значительных отклонений от плана или самого плана.

    Контроль  является функцией процесса управления, его важнейшей частью, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же — предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля на предприятии необходимо учитывать факторы, предрешающие эффективность проведения этой управленческой функции. В их составе выделим главные:

    - организационные — объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому 
подчиняется, права, ответственность, полномочия);

    - масштабы контроля — количество  и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

    - контрольная информация — объем,  частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;

    - затраты на контроль — средства, связанные с организацией контрольной  функции и ее информационным  обеспечением.

    Эффективно  поставленный контроль обязательно должен быть достаточно простым и своевременным, иметь стратегическую направленность и ориентироваться на результаты. В современных условиях организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, и это создает условия для существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В итоге контроль становится менее жестким и более экономичным. Ответственная роль данной функции раскрывается при рассмотрении ее как процесса, состоящего из нескольких этапов. 

В системе  управления контроль решает несколько  задач.

  Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде фирмы факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать.

  Во-вторых, помогает отслеживать недостаточно четко выраженные тенденции развития, их направление и глубину и создавать более обоснованные планы.

  В-третьих, позволяет своевременно выявить  нарушения, ошибки, промахи, оперативно их предотвратить или устранить.

В-четвертых, дает возможность выявить резервы.

  В-пятых, обеспечивает установление и поддержание  в системе управления обратной связи.

  В-шестых, позволяет оценить работу персонала  за определенный период, эффективность и надежность системы управления.

  Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами, к которым можно отнести:

1. охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;
2. непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически);
3. привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;
4. наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;    увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;
5. гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;
6. своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;
7. ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;
8. экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (противное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией);

  10) индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);

11. максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, создание благоприятного морально психологического климата;
12. соответствие характеру контролируемого процесса;
13. регулярное подведение итогов контроля, своевременно проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.

 

     Элементами  контроля являются:

     Субъект контроля — специалист или группа специалистов, осуществляющих контрольные функции при наличии соответствующих полномочий.

     Объект  контроля — составляющая организационной системы, в отношении которой проводится контроль. Объектам контроля могут быть:

     ресурсы организации (трудовые, материальные, технические, финансовые, информационные, интеллектуальные и др.);

     процессы;

     продукты  управленческого труда (решения, управленческие системы, разработки).

     Предмет контроля — характеристики объекта контроля, подлежащие контролю (затраты, действия, сроки, результаты, качество, количество).

     Стандарты контроля — конкретные результаты, состояния или действия, степень отклонения от которых определяется (измеряется) в процессе контроля. В качестве стандартов могут использоваться значения показателей,регламенты, отраженные в положениях, инструкциях, приказах, правилах, 
установленные процедуры выполнения операций, описания, требования 
к качеству и т. д.

     Процедура контроля — последовательность действий по проведению контроля.

     Методы  контроля — способы его проведения. В качестве методов контроля используются метод сравнения, сопоставления факторов, методы обследования процессов, опросы, наблюдения и пр.

     Средства  контроля — все то, что используется в процессе проведения контроля.  

2.  Виды и методы управленческого контроля в организации

    - По периодичности

    Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в том, что временные периоды осуществления обеих управленческих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам проведения контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

    Стратегический  контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом.

    Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Несмотря на это, многие фирмы и крупные корпорации создали в составе своих структур службы стратегического контроля. При этом они могут быть как централизованными на верхнем уровне, так и децентрализованы по разным уровням иерархии. Централизация стратегического контроля имеет место в диверсифицированных компаниях с большим числом подразделений, если окружающая среда относительно стабильна и предсказуема. В противном случае централизация контроля неэффективна.

    Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации,, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают, в первую очередь, показатели, отражающие состояние внутренней среды организации — ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадаете длиной периода, на который составляются планы тактического развития. Его осуществляют службы, создаваемые в составе структуры управления. Их главная задача — своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректировочных мер. Наряду с этим в организациях широко используется метод самоконтроля, когда контрольные функции выполняют сами работники или группы.

    Оперативный контроль выполняется ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов в организации и подразделяется на три вида:

    предварительный — осуществляется до фактического начала работ по ключевым видам ресурсов, необходимых для нормального протекания процессов: человеческим, материальным и финансовым. Это контроль на входе процесса, который направленна достижение максимального соответствия стандартам и нормам ресурсов, вводимым в процесс;

    текущий или производственный контроль — осуществляется походу выполнения всех этапов и процедур самого процесса, позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их 
возникновения, разрабатывать и внедрять предложения и решения и таким образом минимизировать или полностью ликвидировать наметившееся отклонение от стандартов;

    • заключительный (итоговый).— контроль качества продукции и услуг, полученных по завершении процесса, который производится путем сравнения полученных результатов с заданными. Он обеспечивает руководство необходимой информацией для планирования аналогичных процессов в будущем и разработки систем мотивации, направленных на повышение заинтересованности в улучшении ожидаемых результатов.

  Данные  итогового контроля используются для  составления очередных планов и вознаграждения работников.

    По  функциональным подсистемам

    В составе работ по контролю в организации выделяют такие функциональные области, как, например, производство, финансы, персонал, маркетинг и др. (в зависимости от структуры организации). В качестве объектов контроля используются ключевые показатели деятельности по каждой из этих сфер.

   По  этапу процесса производства:

   входной;

   операционный;

   приемочный;

   инспекционный (при сертификации).

   По  полноте охвата:

   сплошной;

   выборочный;

   непрерывный;

   периодический;

   летучий.

  Инструментами выполнения функции контроля являются: наблюдение, учет, проверка, анализ 

    Методы  контроля

    В процессе контроля используются различные  методы, способы, приемы, позволяющие эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса. Кратко опишем содержание комплексных методов, широко используемых организациями практически на всех этапах контрольного процесса. Это, во-первых, метод, который в англоязычной литературе получил название «бенчмаркинг» (Benchmarking), а наши специалисты характеризуют его как метод сравнительного анализа эффективности; во-вторых, это методы тотального контроля качества (Total Quality Control) и тотального менеджмента качества (Total Management Quality), обладающие свойствами , комплексности и целостности подхода к управленческому контролю как функции менеджмента