Роль и значение деловых совещаний

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Теория управления»

Тема: «Роль  и значение деловых совещаний  »

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2004 г.

\

Введение

 

      Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще всего деловые совещания  проводятся:  
при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение  
если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы  
если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

  Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

 

                   Глава1.Деловое совещание.

1.1Роль деловых совещаний

 

Деловые совещания-одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые  совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Деловое совещание — способ привлечения  коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

сбор и переработка информации;

координация деятельности всех служб  фирмы и всех сотрудников;

принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными совещаниями, на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

 

 

 

 

 

 

 

1.2Классификация деловых совещаний

 

Деловые совещания представляют собой  особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

. По назначению:

вырабатывающие и принимающие  решения;

разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

оперативные (диспетчерские).

По  периодичности (частоте) проведения:

разовые;

регулярные;

периодические.

 По количеству участников:

узкий состав (до пяти человек);

расширенные (до двадцати человек);

представительные (свыше двадцати человек).

По  степени стабильности состава участников совещания:

с фиксированным составом;

с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

комбинированные.

 По принадлежности:

партийные (и других общественных организаций);

административные;

научные и научно-технические;

объединенные.

Информационное или инструктивное  совещание служит для передачи служебной  информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для  письменных распоряжений или при  желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет  время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух. 
Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.

Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных  решений, вынесение на обсуждение хозяйственных  проблем, рассмотрение перспективных  вопросов развития, обсуждение  инновационных  проектов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3Преимущества и недостатки совещания:

Совещание как форма принятия коллективного  решения имеет положительные  стороны и недостатки.

Преимущества совещания:

Коллективное решение учитывает  различные точки зрения и позиции, имеющиеся в среде сотрудников.

Устраняются индивидуальные решения, и у многих появляется чувство, что  принято справедливое решение.

Принятие коллективного решения  значительно уменьшает риск формулирования неправильного или ошибочного решения.

Коллективное решение — это  решение публичное; а значит, ориентированное  на принятые юридические нормы и  имеющиеся инструкции.

 Коллективное решение, как  правило, это решение рациональное, аргументированное.

Недостатки совещания:

При коллективном решении тратится больше времени, нежели этого требует  принятие индивидуального решения  «сверху».

Если на совещании присутствует большое количество людей, решение  вообще может быть не принято.

На совещании появляется реальная опасность «заговорить» решение.

При коллективном решении отсутствует  авторство и ослабевает ответственность  за возможные последствия.

Коллективное решение может  быть излишне компромиссным.

Решение, принятое на совещании, часто  ориентировано на поддержание функционирования фирмы и редко направлено на принципиальное изменение ее деятельности и развитие.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава2.Организация деловых совещаний

 

2.1 Основные правила ведения  делового совещания.

      Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.

   Прежде всего, каждый  руководитель до проведения совещания  должен определить основные цели, которые он собирается достичь  с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных  задач, обучения и воспитания  подчиненных, видимости интенсивной  работы (о чем могут свидетельствовать  частые совещания), проявления руководителем  собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности  и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.

 Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени.

Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее  указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется  планировать совещания на первую половину дня.

  Внеплановые совещания рекомендуется  проводить как можно реже. Они  отрывают сотрудников от основной  работы, резко снижают культуру  служебных отношений, часто ведут  к нарушению плановых сроков.

   Независимо от плановости  проведения совещания руководителем  должно быть выполнено основное  правило по подготовке мероприятий  такого типа: ознакомить заранее  всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение  этого правила ведет к снижению  эффективности совещания, нарушению  взаимоотношений в коллективе.

Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие  любого служебного контакта.

Значение при проведении делового совещания играет даже тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего.

Глава3. Менеджер и совещания.

 

3.1Практические советы и рекомендации.

 

Чем выше положение менеджера, тем  больше времени он проводит на заседаниях. Даже на предприятиях, обладающих эффективной  организационной структурой, драгоценное  время самых умных руководителей  зачастую теряется попусту, так как  никто не учился тому, как умело  проводить заседания.

Несколько советов, которые, на помогают менеджерам экономить свое время.

Прежде всего следует начинать с решения главного вопроса: действительно ли стоит рассматривать данную тему на совещании. В большинстве случаев главное преимущество заседаний - возможность проведения диалога между его участниками - не может быть реализовано, поскольку начальник хочет лишь передать информацию и даже не предусматривает давать ответы на вопросы собравшихся. Если вопрос не требует немедленного решения, лучше обойтись без проведения совещания. Остается довести до внимания сотрудников важную информацию либо циркулярным письмом, либо через компьютерную систему в рамках предприятия. В этом, по-видимому, и состоит один из парадоксов работы на предприятии.

Как правило, рекомендуется собирать коллектив сотрудников по трем причинам:

при необходимости принятия коллективного решения вопроса, нужная для этого информация рассылается по нескольким отделам;

при условии, что решение вопроса  имеет значение одновременно для  нескольких отделов;

 при условии, что для решения  вопроса необходимо воспользоваться  различными мнениями отдельных  групп.

Во всех случаях целесообразно:

сообщать участникам заседания  его тему, по крайней мере, за два  дня до его проведения;

повестку дня составлять с заранее  обусловленным регламентом. Участники  в таком случае лучше подготовятся по наиболее интересующим их темам;

ознакомить каждого со списком  всех участников совещания, поскольку  данный момент также оказывает влияние  на процесс подготовки собрания.

Важно направлять участников заседания  на достижение общего для всех результата, не заключать компромисса, пока все  участники не выскажут своего собственного мнения.

При подведении итогов обсуждения следует  обобщать важнейшие положения, при  этом постоянно спрашивая, все ли вас правильно поняли. Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к присутствующим вот с такой  фразой: "Мы сейчас договорились... Все  ли согласны с этим?" После этого  нужно убедиться в правильности реакции собрания.

В заключение нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять. Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов  собрания.

Большое внимание в западных странах  уделяется умелому в психологическом  отношении руководству, т.е. общению  менеджеров с остальными сотрудниками предприятия. Обратим внимание на тринадцать так называемых "смертных грехов", иными словами, ошибок в общении  с сотрудниками, которых менеджеру  следует избегать.

1. "Отказ от личной ответственности".

Многие менеджеры с трудом мирятся  с неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всем различные обстоятельства, и что  еще хуже, перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников.

2. "Препятствовать дальнейшему  повышению уровня квалификации  и росту талантов сотрудников".

Люди, труд которых недооценивается  и которые имеют недостаточную  заинтересованность в труде, работают хуже других. В конечном счете именно слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.

3. "Проверка результатов вместо  оказания влияния на мышление".