Самоменеджмент руководителя: его основные составляющие

     Важные  и несрочные дела требуют большей  инициативы, чем срочные, которые  просто «толкают» вас: «делай!» Если нет представления о том, что важно, о тех результатах, которые вы хотите достичь в жизни, то вы легко переходите к реагированию на срочное.

     В зависимости от степени срочности  и важности дела (задачи) различают  четыре возможности их оценки и выполнения:

• Срочные, важные дела, за них следует приниматься немедленно и самому их выполнять;
• Срочные, менее важные дела, здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная.
• Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств;
• Менее срочные, важные дела, их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут «подождать». Поэтому рекомендуется: перепроверить степень важности и попробовать такие дела полностью или частично поручить сотрудникам. Наряду с тем что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела;
• Менее срочные, менее важные дела, очень часто эти дела оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами.

     Составление планов работы

     Планирование - Это основа любой производственной деятельности. Планирование включает набор операций и действий, а именно: различные исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработку плана и доведение его до исполнителей. В практике планирования работы менеджеров различают:

• Долгосрочные планы работы, которые охватывают годовой период, но содержат задачи, которые требуют для выполнения несколько лет.
• Рабочие планы по основным задачам на срок от трех до шести месяцев с учетом долгосрочных планов.
• Месячные или недельные распорядки дня, содержащие графики работ на каждый день.

     Первые  два вида - личные планы работы менеджера. Они содержат только те вопросы, на решение которых менеджер концентрирует свое внимание. Третий вид отражает распорядок работы организации. ( 3 стр.198)

     Реализация  плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные дела разбиваются на две категории.

     Первая  категория — задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя.

     Вторая  категория — дела, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Решение таких задач дает важный общий конечный результат с их нарастающей сложностью. В любом случае задачи двух категорий, так или иначе, переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

     Мониторинг  и контроль. Любая работа должна проверяться в отношении ее исполнения и получения оптимальных результатов. Проверка, может быть простой или очень сложной, сопряженной с множеством дополнительных операций.

       Взаимодействие с  другими людьми. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, руководителю необходимо активно участвовать в межличностных отношениях, в принятии решений и выполнять управленческие функции: планирование, организацию, мотивацию, координацию, регулирование и контроль. Общий практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к экономии времени в целом.

     Руководитель  обязан уметь анализировать свою деятельность и затраченное на нее  время, составлять план личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности. (4 стр.256)

     Для избегания излишних затрат времени  можно составлять ежедневный временной  план, который поможет отслеживать, на что руководитель тратит свое время. Проанализировав временной план, можно определить те дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Подготовив такой план, руководитель начинает пересматривать и по-новому планировать очередность дел.

     Руководитель должен самостоятельно ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаясь к наступающему рабочему дню.

     Хорошо  зарекомендовал себя метод «Альпы»: планирование времени таким образом, чтобы в каждый час 15 мин оставались свободными для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ и даже отдыха.

     Для составления ежедневного плана  с использованием метода «Альпы» требуется в среднем не более 10 мин. Метод включает пять стадий:

1. Составление заданий.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени (в соотношении 60 : 40).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
5. Контроль (учет не сделанного).(4 стр.258)

     Личное  время менеджера необходимо ему  для подготовки и принятия решений  по перспективным вопросам, анализа  текущих дел, требующих особого  подхода. Во время личной работы менеджер может иметь контакты с сотрудниками, но они должны проходить исключительно по инициативе самого руководителя. 

     2.2 Тренировка памяти  

     Память   —   это  основа,  на  которой  базируется   любая   профессиональная деятельность. Нельзя себе представить   современного менеджера, не обладающего хорошей памятью. Память   —   это   психический   процесс,   включающий   в        себя :

       а) запоминание предметов, явлений,  лиц, действий, мыслей и т. д.;

       б) сохранение в памяти того, что было запомнено; в) воспроизведение запомненного;

       г) узнавание при повторном восприятии  тех объектов, которые   имели   место в   прошлом   опыте.

     Известные в психологии приемы запоминания делятся на логические   (смысловые)   и   механические.

       Логическое  запоминание  направлено  на  смысл   запоминаемой информации. При  этом предлагается   усиленная   работа   мышления. Механическое  запоминание   связано  с формой   воспринимаемой информации: слова, звуки, образы. Смысловое содержание воспринимаемого   материала   в   процессе   запоминания   хотя   полностью и не теряет своего значения, но как бы отходит на второй план. Это заучивание текста  стихотворения,  номеров телефонов.

     Чтобы совершенствовать   и развивать  память. Вы можете  использовать   следующие   приемы:

     1.  Повторение заученного.   

     2.  Целенаправленные          упражнения.        Путем     специальных упражнений можно развить все виды памяти. Здесь можно предложить :  заучивание   щ1фрового  материала,   заучивание   текстов

     прозы и стихов, запоминание  образов.

     3.   Тренировка   наблюдательности.  

     4. Гигиена памяти. 

      2.3 Быстрое чтение 

     Возросший за последние десятилетия поток информации   ставит   менеджера     перед   необходимостью   скоростной        обработки большого   количества   печатного   материала.   Возникла        потребность  в   специальной   тренировке  психических   функций   человека   по   чтению.   Известно, что чтение представляет собой взаимодействие процессов   двух   планов:   а)   процессов   восприятия    и   б)   процессов осмысления. Ускорение   персептивной   (т.е. при   помощи   органов чувств)   обработки   материала       (зрительного   восприятия)       или использование читающим соответствующих приемов   смысловой переработки   читаемого,   а   также   сочетание   этих     компонентов ведет    к   увеличению    скорости    чтения.

     Поэтому    в  практике обучения   быстрому   чтению   выделились   три   типа   курсов.  Одни строят    обучение   путем     ускорения    персептивной       обработки  материала   —   за   счет   уменьшения   количества   фиксаций   глаз   и одновременно увеличения поля восприятия   (отрезка  текста,  который  глаз   видит   за   одну   фиксацию). Другие   основываются   на совершенствовании смысловой обработки читаемого отрывка путем развития приемов, облегчающих извлечение информации из текста. Третьи повышают скорость чтения путем улучшения   как персептивной,  так  и смысловой  обработки  читаемого.

     Выделяются   две группы курсов по ускорению чтения   за   счет совершенствования   приемов   персептивной   обработки   читаемого: а) те, в которых ускорение чтения достигается с помощью технических  средств и б) те, в которых   оно достигается   с помощью специальных   печатных   пособий.  

      2.4  Тренировка   интеллекта  

     Менеджерская   деятельность   связана   с решением   самых   разнообразных задач. Современный менеджер постоянно натыкается на проблемы, с которыми он ранее не встречался. Чтобы справиться с ними, менеджеру   бывает недостаточно прежних   знаний.

     Мышление как психический процесс всегда направлено на вскрытие   глубинных      связей    и  опосредование,     которые     кроются в объективной реальности. Мышлением  называют   процесс   отражения   в   сознании   человека   сущности,   закономерных   связей  и отношений между видами и явлениями природы и общества.

     Как показывают специальные исследования, интуиция вкрапливается во все формы и методы познания, этапы и уровни практического  мышления. Особенно  важна   роль  интуиции   в   прогнозировании   (предвидении)   событий.

     Эффективность   принятия   интуитивных   решений   зависит   от многих факторов. Здесь особенно важен прошлый опыт менеджера, его знания, умения и навыки. Большую роль играет также его психологическое  состояние. Состояние бодрости, подъема   сказывается положительно на генерировании интуитивных решений, и наоборот,  страх,  подавленность,  растерянность   низводят   интуицию до уровня беспредметного гадания.

     Интуитивная       мыслительная       деятельность     менеджера     —

объективная реальность. Ее сила и слабость коренятся в прошлом опыте.  

       2.5. Управление   стрессом  

     Стресс  (от англ, stress   — напряжение)  — это физиологическое и,

главным   образом,  психическое   напряжение   организма.  В последнем  случае   стресс  подразделяется   на  информационный   и эмоциональный. Первый проявляется  в ситуациях,  когда человек не справляется   с обрушивающимися на него потоками информации, второй возникает в ситуациях житейских или   производственных неурядиц, угрозы, опасности, обиды, тревоги и т. д. Психологические стрессы вызываются не каким-нибудь одним даже очень сильным раздражителем, а серией мелких постоянных, каждодневных волнений.

     Главные трудности, определяющие высокий уровень  развития стресса у всех категорий  менеджеров, связаны с присутствием в их работе большого числа разнообразных  и сложных по содержанию задач. К ним относятся: переработка и координация больших потоков информации, планирование, анализ и координация действий персонала, контроль за сроками выполнения производственных заданий, жесткие лимиты времени. Кроме того, мощным стресс-фактором является недостаточная автономия исполнения, поскольку деятельность и решения менеджера должны обеспечивать требуемые экономические результаты при соблюдении субординации и в жестко обозначенном правовом поле.

     Таким образом, за одинаково высоким общим уровнем стресса обнаруживается разная картина его проявлений у разных категорий менеджеров. При этом выявленные особенности четко указывают на те формы оказания психологической помощи, которые наиболее действенны в каждом из рассмотренных случаев. Так, для коррекции и профилактики стресса у менеджеров высшего звена основное внимание следует уделить мероприятиям по оптимальной организации труда, обучению приемам саморегуляции состояний, проведению индивидуальных и групповых тренингов, направленных на улучшение навыков администрирования, тайм-менеджмента, соучаствующего руководства и действенной поддержки персонала.