Складання та оформлення документів

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ДОНБАСЬКА НАЦІОНАЛЬНА  АКАДЕМІЯ БУДІВНИЦТВА І АРХІТЕКТУРИ

 

Інститут економік, менеджменту  і права в будівництві

Кафедра менеджменту  організацій

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

з дисципліни «Організація праці менеджера»

 

тема роботи: «Складання та оформлення документів»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                  Виконала Цимбал О.В.

Студентки групи  ЗМО – 44 а

                                                                                 Перевірив: ас. Гєнова А.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Макіївка 2012

ЗМІСТ:

1. Види організаційно-розпорядчих  документів.

2. Оформлення документації  з особового складу.

2.2. Ведення трудових книжок працівників

2.3. Оформлення особових справ працівників

3. Список використаної літератури.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Види організаційно-розпорядчих  документів.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів в цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.

Органи управління всіх рівнів, від Кабінету міністрів до підприємств, організацій, створюють числені управлінські документи. Документування управлінської діяльності здійснюють ІТП і службовці, які ведуть збирання та обробку документів, підготовку і оформлення рішень, що приймаються. Носієм інформаціє є у традиційному вигляді є документ, визначений ГОСТом, як «матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі і просторі».

Одна з причин неякісного прийняття  управлінських рішень-слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом уставлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог ГОСТів, що встановлюють порядок оформлення документів.

Крім загальних вимог  до тексту службових документів, необхідно  враховувати, що кожний вид документа  має свої особливості в складанні  та оформленні, свою схему побудови тексту.

Наказ - правовий акт, який видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань, які стоять перед даним органом.

Наказ є одним із найважливіших, що найчастіше бувають у вжитку, видів розпорядчих документів, які видаються для виконання вказівок керівників суб'єктів управління. Однак основою для видання наказу може бути й ініціатива будь-якого структурного підрозділу. Видаються накази з усіх питань внутрішнього життя суб'єкта та поділяються за змістом на дві групи: з загальних питань та з особового складу (кадрові). Як правило, готуються та видаються ці групи наказів окремо.

Підготовка проекту наказу доручається, як правило, структурним підрозділам  або окремим посадовим особам. Починається робота з підготовки проекту наказу з визначення кола питань, які треба буде висвітлювати в документі. Після цього вивчаються законодавчі та нормативні акти, а також попередні накази з даних або аналогічних питань.

Необхідні дані можна  також отримати, використовуючи інформаційно-довідкові документи: акти, звіти, довідки, доповідні записки, доповіді. Після збирання та вивчення необхідного матеріалу приступають до написання тексту проекту документа, формулювання основних розпорядчих положень.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Оформлення документації  з особового складу.

Кадрове діловодство  – це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами  з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.

Основні напрями кадрового діловодства:

– облік особового  складу установи;

– підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;

– облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву;

– облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням;

– організація документообігу з метою забезпечення чіткого  виконання документів та доручень керівництва  з питань роботи із кадрами;

– оформлення та ведення  особових справ працівників.

Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

У цій документації відображається діяльність ОДПС із питань обліку кадрів; прийняття на роботу; переведення  на іншу роботу; підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників; нагородження; пенсійного забезпечення тощо.

Найхарактернішою особливістю  кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим.

До документації з  особового складу в органах державної  податкової служби належать: особисті заяви працівників, рапорти, контракти, подання, особові картки (типова форма  № П-2), характеристики, накази з особового  складу, особові справи, трудові книжки.

При прийнятті на роботу в органи державної податкової служби особа повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку (форма  П-2ДС), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобов’язаних), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання пільг, декларації про доходи.

Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів – паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

Особисті заяви про  прийняття на роботу, переведення  на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4. Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

– адресат;

– відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу – прізвище, ім’я, по батькові в  родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);

– назва виду документа (заява);

– текст;

– перелік додатків (копії  документів);

– підпис;

– дата.

Тексти заяв про прийняття  на роботу, переведення, звільнення з  роботи, про надання різних видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля для підшивання заяв до справи.

Прийняті рішення керівників ОДПС щодо прийняття на роботу, переведення  працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, про заохочення, накладення стягнень тощо оформляються наказами з особового складу.

Такі накази бувають  прості (індивідуальні) і складні (зведені).

В індивідуальних наказах  міститься інформація тільки про  одного працівника, у зведених –  про кількох, незалежно під які  управлінські дії вони підпадають.

Накази з особового  складу мають аналогічні реквізити з наказами щодо основної діяльності, але при їх оформленні необхідно враховувати ряд особливостей.

Заголовок до тексту наказу формулюють так: «З особового складу» (у зведених наказах); «Про призначення»; «Про звільнення»; «Про переведення»; «Про відрядження» тощо.

Констатуюча частина  у наказах з особового складу, як правило, відсутня (крім наказів  про нагородження і стягнення).

У розпорядчій частині  зведених наказів розділи розміщують у такій послідовності:

– призначення;

– переведення на іншу роботу;

– звільнення з посади.

Кожний розділ зведеного  наказу розпочинається з дієслова, що означає дію: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», а кожний пункт розподілу – з прізвищ, імен і по батькові працівників.

У тексті індивідуального наказу про призначення, переведення чи звільнення працівника доцільно спочатку зазначити його прізвище, ім’я, по батькові, посаду, назву структурного підрозділу, а потім – дію.

Наприкінці кожного  пункту наказу про призначення, переведення, звільнення працівників зазначається підстава (заява, подання, контракт та ін.).

У наказах з особового  складу дуже важливе значення має  чіткість і правильність записів.

Проекти наказів обов’язково  візуються автором проекту документа (як правило, відділ кадрів), керівниками зацікавлених структурних підрозділів, юридичною службою.

 Після підписання  і реєстрації наказів із ними  ознайомлюють працівників персонально  під розписку із зазначенням  дати.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Ведення трудових книжок працівників

Трудова книжка – це основний документ, який свідчить про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які відпрацювали не менше 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших військових формувань, пред’являють військовий квиток.

Трудова книжка складається  із титульного аркуша і розділів:

1. Відомості про роботу.

2. Відомості про нагородження.

3. Відомості про заохочення.

4. Відомості про призначення  пенсії.

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних  розділів, вона доповнюється вкладишем, який вшивається в трудову книжку. Він має ті ж розділи, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки не дійсний. Тому в трудовій книжці ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш», зазначається його номер і серія.

Заповнюється трудова книжка адміністрацією установи, організації (секретарем, інспектором по кадрах, відділом кадрів). Записи в трудовій книжці проводяться відповідно до ст. 48 КЗпП України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 № 58, із внесенням змін наказом цих же органів від 26.03.96 № 29.

На титульному аркуші зазначається:

– прізвище, ім’я, по батькові працівника (з паспорта або свідоцтва про  народження);

– дата народження;

– дата заповнення трудової книжки.

Тут же є підписи власника книжки та особи, відповідальної за її видачу, а також відбиток печатки.

У розділі «Відомості про роботу» оформляються записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, присвоєння спеціальних звань, рангів, прийняття присяги державного службовця.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись  у точній відповідності з чинним законодавством із посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України».

У трудові книжки за місцем роботи до відомостей про роботу окремим  рядком можуть заноситись такі записи:

– про тривалість військової служби;

– про тривалість навчання в ПТУ, навчально-курсових комбінатах, вищих навчальних закладах;

– про час догляду  за інвалідом першої групи або за дитиною-інвалідом віком до 16 років та іншими особами згідно з медичним висновком;

– про період одержання  допомоги у зв’язку з безробіттям (вноситься в трудову книжку Центром  державної служби зайнятості населення), а також деякі інші дані, які згідно з діючим законодавством, можуть включаться до загального трудового стану.