Складання та оформлення документів

У розділі «Відомості про нагородження» оформляють записи про:

– нагородження державними нагородами та відзнаками України;

– присвоєння звань;

– нагородження нагрудними знаками, дипломами, грамотами;

– присвоєння звання «Кращий  за професією» та ін.

У розділі «Відомості про заохочення» записують:

– подяки, нагородження цінним подарунком, занесення на Дошку (Книгу) пошани, видачу премій за успіхи в роботі;

– відкриття, на які видані дипломи, використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про видані за це винагороди.

Всі записи до трудової книжки вносяться у відповідних розділах українською та російською мовами на підставі наказу (розпорядження) не пізніше  ніж у тижневий термін, а в разі звільнення – в день звільнення. Записи повинні точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

При необхідності внесення змін на титульному аркуші трудової книжки або вкладишу до неї особа, яка  відповідає за видачу книжок, однією рискою закреслює старі дані і записує нові, посилаючись на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки. Нові записи завіряють підписом керівника або уповноваженої особи і печаткою.

У розділах «Відомості про  роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється. Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису і дати його внесення пишуть: «Запис за номером... не дійсний. Прийнято на посаду...» і повторно зазначають у графі 4 дату і номер наказу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.

Якщо установа, організація, де зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовані, відповідний запис робить правонаступник і засвідчує печаткою, якщо правонаступника немає – то вища організація, якій було підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності – обласні архіви, держархів м. Києва, держархів м. Севастополя та держархів при Раді Міністрів Автономної Республіки Крим.

У разі втрати трудової книжки або її зіпсування власник книжки повинен подати письмову заяву адміністрації  установи за останнім місцем роботи.

Не пізніше як через 15 днів після подання заяви, адміністрація  повинна видати працівникові дублікат трудової книжки або вкладиша до неї.

На бланку нової трудової книжки або вкладиша в правому  верхньому куті титульного аркуша робиться напис «Дублікат».

Записи в дублікат трудової книжки заносяться згідно із загальними правилами. У відповідних розділах оформлюються записи про роботу, про нагороди і заохочення за останнім місцем роботи на підставі наказів, які видавалися раніше.

Якщо працівник раніше працював на інших підприємствах, установах, організаціях, то в розділі «Відомості про роботу» в гр. 3 на підставі відповідних документів оформляється запис про загальний стаж роботи до початку роботи в даній установі, організації.

Загальний стаж роботи записується  сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього на підставі належно оформлених документів до дубліката  можуть вноситися дані про окремі періоди роботи. У гр. 2 зазначається дата прийняття на роботу, в гр. 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назва посади (роботи), на яку було прийнято. Якщо є документальні дані про переведення працівника на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це теж робиться запис.

Після цього аналогічно вносяться дані про звільнення працівника.

Якщо подані працівником  документи не містять повних даних  про роботу в минулому, то до дубліката  трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в документах.

Є випадки, коли для підтвердження загального трудового стажу надаються документи, що не мають повної дати початку або кінця цього періоду.

Якщо в документах, які підтверджують трудовий стаж, вказано лише рік роботи, то враховується початок роботи з 1 липня відповідного року, а якщо відомий місяць, а не зазначене число місяця – враховується початок роботи з 15 числа.

Дублікат трудової книжки видається також у випадку, якщо трудова книжка стала непридатною  до використання (порвалася, обгоріла та ін.). На титульній сторінці трудової книжки записується: “На заміну виданий дублікат” і вона видається на руки працівникові, а в справах установи залишається дублікат трудової книжки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Оформлення особових справ працівників

Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона займає основне місце у системі персонального обліку працівників.

Особові справи працівників  органів державної податкової служби ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731. У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

В особовій справі повинні  міститися такі документи:

– особова картка (форма П-2 ДС) із відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 6 сантиметрів;

– копії документів про  освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

– відповідно до статті 13 Закону України «Про державну службу» відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі – претендент), і членів його сім’ї;

– підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

– довідка про наявність  встановленої форми допуску до державної  таємниці (для відповідних посад);

– біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

– погодження, передбачені  законодавством для призначення  на посади керівників відповідних органів;

– довідка про перебування  у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

– направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

– заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з  протоколу) конкурсної комісії (для  осіб, які призначаються на конкурсній основі);

– заява про проходження  стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна  записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

– заява щодо призначення на відповідну посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

– наказ, розпорядження  про призначення на посаду;

– копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

– текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для  осіб, уперше прийнятих на державну службу);

– копії документів про  надані пільги;

– копія паспорта;

– копія військового  квитка (для військовозобов’язаних);

– опис документів особової справи.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність  зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Особова справа повинна  бути сформована і зареєстрована  у книзі обліку руху особових справ  не пізніше тижневого терміну  з дня призначення на посаду.

Не рекомендується включення  до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров’я (вони не підлягають тривалому зберіганню).

Копії документів про  освіту, які включаються до особової справи, повинні бути засвідчені в  установленому порядку. Це ж стосується копій наказів або витягів  із них.

Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.

На обкладинці особової справи необхідно зазначити:

– повну назву ОДПС;

– номер справи;

– прізвище, ім’я та по батькові (у називному відмінку);

– дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію  наказу (розпорядження) або витяг  з нього, а також інші документи (лист про переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову  справу. У додатку до особової справи робиться запис про звільнення працівника.

Після цього особова  справа вилучається та зберігається у підрозділі по кадрах протягом двох років, потім здається на зберігання в архів ОДПС.

При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці  справи оформляється на окремому аркуші підсумковий запис.

У ньому зазначається цифрами і прописом кількість  пронумерованих аркушів справи і  окремо (через «+») кількість аркушів внутрішнього опису.

Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.

Проекти наказів обов’язково  візуються автором проекту документа (як правило, відділ кадрів), керівниками  зацікавлених структурних підрозділів, юридичною службою.

Після підписання і реєстрації наказів із ними ознайомлюють працівників персонально під розписку із зазначенням дати.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Список використаної літератури:

1. ГОСТ 6.38-90 УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

2. Завадская Д.В. Организация труда менеджера: учеб. пособ./Д.В. Завадська, М.О. Панченко . – О: ОРИДУ НАДУ. -2008. – 88 с.

3. Гончарук А.Г. Методологические  основы оценки и управления  эффективностью предприятия: монография/ А.Г. Гончарук. – О.: Астропринт, 2008. – 288 с.

4. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с коментариями/ Издательство: Омега-Л, 2005. – 288 с.

5. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. загальне  і кадрове діловодство: навч. Посіб.  – К.: МАУП, 2002. – 168 с.

6. Палеха Ю.І. Кадрове діловодство/  Кондор. – 2009. – 476 с.