Совершенствование организации труда персонала

   Эта программа может быть особенно полезна фрилансерам, которые выполняют несколько работ одновременно, и хотят знать, сколько времени тратится на каждый из проектов. С помощью этого таймера можно узнать, сколько времени у Вас уходит на игры, на интернет, на работу и на все остальное.

   И все же эти программы удобны и для частного и личного пользования. Освоив их в повседневной жизни, любой сможет легко перенести этот неоценимый опыт планирования в работу как индивидуальную, так и командную. Для руководителей умение профессионально планировать личное время и рабочее является обязательным составляющим в успешном управлении.

   Ни один руководитель не способен грамотно управлять делами в компании, если он не умеет рационально распределять свое время. Так же и любой сотрудник не сможет разобраться в хаосе отведенных ему задач, поручений и функций, если не умеет систематизировать их.

Рис.4 Стандартная панель Компьютерного таймера¹³

5. Майнд-менеджмент.

   Это технология структурирования целей, задач и дел при помощи интеллект-карт. Она разрабатывалась постепенно с 1980-х гг. С распространением компьютеров стали появляться первые программы для их построения в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для корпоративного применения и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших этот метод, стали раскрываться сильнее, что неизбежно повысило их результативность. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих работников интеллектуального труда, в том числе теперь – и в России.

   Удобнее всего объяснить правила  построения интеллект-карт с помощью самой интеллект карты. 

Рис.5. Интеллект-карта содержания Управления временем¹⁴

Прокомментируем теперь правила более подробно:

1. Главное.

1. Начинать с центра. В центре находится самая важная мысль, цель построения интеллект-карт.
2. Читать по часовой стрелке, начиная с первого верхнего угла. Информация считывается по кругу.
3. Использовать разные цвета. Цвет воспринимается мгновенно, а на восприятие текста нужно время.
4. Индивидуальный стиль. Определенного шаблона построения карт нет. Каждый способен самостоятельно определить внешний вид инетллект-карт.

 

2.  Центральный  образ. Он должен быть самым  ярким и четким. Для этого необходимо  четко сформулировать задачу, используя  цвета, рисунки и образы.
3. Оформление.

1. Рисование. Зрительный образ запоминается на долгое время, формирует большое количество ассоциаций.
2. Использование ключевых слов. Их должно быть немного, но в них главная информация и суть.
3. Связь мыслей. Использовать лучше не более чем 7+(-) 2 ответвления от каждого объекта.

 

Помимо  электронных и бумажных инструментов Тайм-менеджмента существуют несколько техник управления временем.  

1.Техника "Матрица Эйзенхауэра".

   Реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий. 

Эйзенхауэр  – он был генералом армии в 1944 году, президентом США с 1953 по 1961 год. Человек как очевидно, был очень занятой.

Смысл её сводится к тому, чтобы каждую задачу, которую предстоит выполнить - надо определить в одну из четырех  групп:

• Важное и срочное
• B. Важное
• C. Срочное, но не важное
• D. Не срочное и не важное

Группа A:

Сюда  относятся задачи, которые нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов. Они повлияют на здоровье и отбросят назад в достижении цели.

Группа B:

В этой группе должны быть сосредоточены  задачи, которые приближают тебя к  цели – самые полезные задачи. Сосредоточив все свои усилия на задачах этой группы  мы получим самую большую отдачу.

Группа C:

Выполнение  этих задач никак не приблизит к достижению цели. В этой группе скапливаются самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за задачи группы A.

Группа D:

Сюда  входят задачи, выполнение которых  вообще не даст никакого результата, но они часто бывают интересными  и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко - вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Ниже  представлена таблица распределения  приоритетов для среднего менеджера.

Табл.1 Распределение приоритетов для  среднего менеджера по матрице Эйзенхауэра¹⁵

2. Закон Паркинсона

   Паркинсон установил, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть, если мы отвели для написания отчета время с утра и до обеда, можно не надеяться, что нам удастся выполнить его за полчаса. Если мы отведем на написание отчета полчаса, возможно, мы уложимся не более чем в 40 минут. Непонимание закона Паркинсона ведет к дрейфу целей в неопределенное будущее.

3. Принцип полотна пилы

Снижение  производительности из-за постоянных помех, эффект полотна пилы – бич  тех, кто не может оказать существенного  влияния на происходящее, например, менеджеров по работе с клиентами. Представим, что мы пришли с утра на работу и нам нужно написать отчет.   

Когда мы приходим на работу, нам, возможно, нужно какое-то время на раскачку, чтобы втянуться в работу. Рассмотрим пример. Когда производительность поднимается от нуля до 100 %, раздается телефонный звонок, затем приходит сотрудник, потом мы идете обедать, после обеда отвечаете на электронную почту.   

Что происходит с работоспособностью и написанием отчета? Она падает. Считается, что производительность каждый раз поднимается до 100%. Если нарисовать рисунок, это будет похоже на полотно пилы. На самом деле эффективность плавно снижается по мере увеличения количества помех. Мы работали над отчетом целый день, а написали совсем чуть-чуть. ¹⁶  

   Подводя итоги этой главы, можно сказать, что инструментов для управления своим временем достаточно, чтобы выбрать удобный для себя или подходящий для определенной группы или команды в организации. Цель использования этих средств одна - оптимизировать работу, усовершенствовать организацию труда персонала, достичь наибольшего успеха путем рационального распределения самого дорогого и важно ресурса – времени.  
 
 
 

 

ГЛАВА 3. Практическое применение Тайм-менеджмента (на примере ООО «ХеадХантер»)

ООО «ХеадХантер» - одна из самых успешныхкомпаний, которая занимается Интернет-бизнесом, а именно при помощи своего главного продукта – Web-сайта www.hh.ru – осуществляет посредственную деятельность между работодателями и соискателями. Благодаря этому сайту многие компании размещают свои открытые вакансии, указывая определенные требования к кандидатам. И соискатели в свою очередь оставляют свои актуальные резюме. Но и сама компания, конечно же, не обходится без кадров.

В организации  существует департамент подбора персонала, который включает в себя специалистов, занимающихся поиском, анализированием анкет, проведением интервью. И так как в компании в основном работают IT- специалисты, менеджеры по продажам, то при подборе персонала HR-департамент работает совместно с представителями этих профессий для более детального ознакомления с кандидатом.

Можно четко представить себе, что число  сотрудников в компании достаточно большое и крайне неудобно консультировать друг друга приходя в кабинеты или по телефонам. Намного удобней иметь определенную программу, которая поможет всем отделам оперативно обмениться информацией и, самое главное, быстро координировать свое время, как рабочее, так и для проведения дополнительных вспомогательных собеседований.

Самым простым и удобным инструментом для компании стал OutLook.

Схема его применения очень проста: 

• Менеджер по персоналу анализирует и отбирает резюме наиболее подходящих кандидатов, ориентируясь на требования к соискателю, сформированные руководителем определенного отдела;
• При помощи инструмента OutLook резюме рассылаются специалистам из отдела, в который идет поиск кандидата;
• При положительной оценке кандидата специалистами, менеджер по подбору назначает интервью соискателю;
• При помощи этого же инструмента менеджер формирует запрос на интервью. В запросе указывая  дату, время, город, в котором будет интервью, а также приглашает на это интервью руководителей определенных отделов или специалистов из них. Вся процедура проходит за счет наложения одного календаря на другой. Важным моментом является то, что часто в компании HR-департамент занимается подбором персонала и в другие регионы (филиалы) и, как следствие, подобный инструмент крайне необходим.
• Далее приглашенные специалисты подтверждают приглашения на интервью, корректируя свои календари. В итоге перед менеджером по подбору появляется четкая картина в какой день, где и во сколько будет проходить интервью. Так же при помощи определенных функций появляется информация о кандидате, его контакты и особенности резюме.
• Когда интервью проходят в других регионах, часто подключаются специалисты с главного офиса при помощи Skype.

 

Вот один из примеров применения данной схемы.

В филиал  компании «ХеадХантер»,  который  расположен в Минске, требуются Java-разработчики в отдел программирования. HR-департамент центрального офиса Минска начинает заниматься поиском кандидата (используя свою же базу резюме). При этом менеджерам по подбору была предоставлена подробная информация о позициях и требования, предъявляемые к кандидату. После отбора определенных кандидатов менеджер по подбору делает рассылку специалистам IT-отдела Москвы и Минска. Они в свою очередь дают свою оценку. Если кандидат понравился, менеджер делает запрос, пригласив на встречу руководителя отдела Минска и специалиста из Москвы, который будет подсоединен по Skype. Все участники заранее знаю о кандидате, его навыках и ожиданиях.  

Достоинством  такого инструмента является то, что  он позволяет соединять календари  и графики сотрудников, которые находятся не только в другом городе и другом часовом поясе. Программа автоматически переводит на нужное время встречи.  

Подобных  программ, позволяющих быстро управлять  своим временем, временем сотрудников  и кандидатов,  большое количество, и очень важно любому руководителю и просто линейном сотруднику уметь пользоваться ими для собственного удобства. Ведь когда мы ценим чужое время, мы ценим и свое, а  значит мы ценим и себя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

  

   Организация труда персонала – это детальная работка над ошибками, совершенствование внутренних трудовых ресурсов для достижения максимальной отдачи в работе.

   Подводя итоги, можно сказать, что задача тайм-менеджмента не в том, чтобы максимально уплотнить свой день и загрузить его делами, а, наоборот,  в том, чтобы разгрузить его от ненужных дел и более качественно выполнять самые важные и ответственные дела. Это просто — простроить свои цели в будущее, наметить пути их достижения, избавиться от лишнего и жить, получая радость и удовлетворение. Управление временем позволяет достичь гармонии между различными областями Вашей жизни, умело сочетать работу, отдых, семью и в то же время реализовывать свои цели в долгосрочной перспективе. Время – самая невосполнимая ценность в нашей жизни, поэтому крайне важно тратить каждую минуту с какой-то пользой для работы и для простой жизни.