Совершенствование организационной структуры на примере ЗА "ГУТА-Страхование"

Управление предприятием осуществляется в соответствии с законодательством РФ и Уставом.

Директору подчинены все нижестоящие  руководители. Создана единая вертикальная линия руководства и прямой путь активного воздействия на подчиненных. Преимущество такой структуры управления заключается в простоте, надежности и экономичности. Руководитель в данном случае должен охватывать все стороны деятельности предприятия.

В области структурных изменений предполагается: сокращение высшего звена управления и приведение функционального деления к 3 модулям: маркетинг; финансы; производство, техника и снабжение.

В пределах своей компетенции директор Хабаровского филиала ЗАО «ГУТА-Страхование», являясь руководителем верхнего уровня, организует всю работу и несет полную ответственность за его состояние и деятельность. Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его во всех учреждениях, распоряжается в соответствии с законом имуществом и средствами Хабаровского филиала ЗАО «ГУТА-Страхование», заключает договора, выдает доверенности, открывает в банке счета Хабаровского филиала ЗАО «ГУТА-Страхование». В пределах своей компетенции издает приказы по предприятию.

Главный бухгалтер организации назначается на должность и освобождается от должности директором организации. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Бухгалтерия выполняет финансовые операции.

Заместитель директора определяет техническую политику, перспективы  развития предприятия, осуществляет контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда и техники безопасности, обеспечивает повышение уровня подготовки производства, его эффективности и сокращение материальных, финансовых и трудовых затрат на производство.

Оценщик автомобильных повреждений оценивает повреждения автомобиля или иного транспортного средства с целью определения стоимости его восстановления для урегулирования страховых претензий. Договаривается с автомобильными сервисными центрами о стоимости восстановления повреждений. Готовит страховые документы с указанием точной или приблизительной стоимости восстановительных работ и дает свои рекомендации. Организовывает оценку ущерба другим оценщиком с целью урегулирования стоимости восстановительных работ с автомобильным сервисом. Определяет ликвидационную стоимость неподдающихся восстановлению транспортных средств. Оценивает трудозатраты на каждый этап восстановительных работ согласно стандартным руководством и собственным знаниям. Оценивает реальную стоимость восстановления исходя из рыночной стоимости транспортного средства до повреждения. Осматривает повреждения транспортного средства для того, чтобы установить структурные, механические, электрические и внутренние повреждения. Готовит страховую форму с указанием оценки восстановительной стоимости и рекомендациями. Согласовывает оценочную стоимость восстановительных работ c автомобильным сервисом и подписывать необходимые договоры.

Основные функции:

- определяет повреждения транспортного средства;

- оценивает стоимость восстановительных работ;

- оценивает ущерб;

- определяет не поддающиеся восстановлению детали;

- заполняет необходимые формы;

- заполняет страховую форму;

- следует установленным процедурам восстановления транспортного средства;

- использует навыки переговоров;

- пишет сметные предположения по восстановлению транспортного средства.

Экономист выполняет работу по осуществлению  экономической деятельности предприятия, направленной на повышении эффективности и рентабельности производства, качества предоставляемых услуг и освоение новых видов, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и услуг, увеличения прибыли. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для предоставления страховых услуг, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии. Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности предоставляемых услуг, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного предоставления услуг. Определяет экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками выполнения договорных обязательств. Осуществляет контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использованием внутрихозяйственных резервов. Участвует в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства. Выполняет необходимую работу, связанную с нерегламентными расчетами и контролем за правильностью осуществления расчетных операций. Ведет учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров. Подготавливает периодическую отчетность в установленные сроки. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, которая используется при обработке данных. Участвует в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов. Пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.

Юрист выполняет работу по соблюдению законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, визирует их, а также участвует, в необходимых случаях, в подготовке этих документов. Принимает меры по изменению или отмене правовых актов предприятия, изданных с нарушением действующего законодательства. Организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, а также проектам нормативных актов, поступающих на отзыв предприятию. Представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а также в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов, осуществляет ведение судебных и арбитражных дел. Участвует в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений на предприятии. Ведет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также практике заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывает предложения по улучшению контроля за соблюдением договорной дисциплины по поставкам продукции, устранению выявленных недостатков и улучшению производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества предприятия. Подготавливает заключения по предложениям о привлечении работников предприятия к дисциплинарной и материальной ответственности. Участвует в рассмотрении материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью выявления долгов, требующих принудительного взыскания, обеспечивает подготовку заключений по предложениям о списании безнадежной задолженности. Осуществляет контроль за соблюдением на предприятии установленного законодательством порядка сертификации продукции, приемки товаров и продукции по количеству и качеству. Организует систематизированный учет, хранение, внесение принятых изменений в законодательные и нормативные акты, поступающие на предприятие, а также издаваемые его руководителем, обеспечивает доступ к ним пользователей на основе применения современных информационных технологий, средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Обеспечивает информирование работников предприятия о действующем законодательстве, а также организацию работы по изучению должностными лицами предприятия нормативных правовых актов, относящихся к их деятельности. Организует оказание юридической помощи общественным организациям предприятия, консультирование работников по правовым вопросам.

  Страховой агент осуществляет операции по заключению договоров имущественного и личного страхования. Изучает региональные условия и спрос на определенные страховые услуги. Анализирует состав регионального контингента потенциальных клиентов, обслуживает физических и юридических лиц, представляющих учреждения, организации и предприятия различных форм собственности. Проводит аргументированные беседы с потенциальными и постоянными клиентами с целью заинтересовать их в заключении или продлении договоров страхования (жизни и здоровья, движимого и недвижимого имущества, предпринимательской и коммерческой деятельности и др.). В процессе работы с клиентами ведет наблюдение, оценивает особенности восприятия, памяти, внимания, мотивацию поведения и обеспечивает взаимопонимание при заключении договоров на страховые услуги. Устанавливает критерии и степень риска при заключении договоров на страховые услуги, учитывая состояние здоровья, возраст, пол, образование, стаж трудовой деятельности, уровень материального обеспечения и другие субъективные качества, характеризующие клиента. Заключает и оформляет страховые договоры, регулирует отношения между страхователем и страховщиком, обеспечивает их выполнение, осуществляет приемку страховых взносов. Обеспечивает правильность исчисления страховых взносов, оформления страховых документов и их сохранность. Способствует формированию заинтересованности и спроса на оказываемые страховые услуги, учитывая необходимость усиления материальной и моральной поддержки различных слоев населения, а также нарастание риска, связанного с конкуренцией, банкротством, безработицей и другими происходящими в современных условиях социально-экономическими процессами. Оказывает помощь клиентам в получении исчерпывающей информации об условиях страхования. Проводит работу по выявлению и учету потенциальных страхователей и объектов страхования, дает оценку стоимости объектов страхования. В течение срока действия заключенных договоров поддерживает связь с физическими и юридическими лицами, вступившими в договорные отношения на страховые услуги. В случае причинения ущерба застрахованному осуществляет оценку и определяет его размер с учетом критериев и степени риска. Рассматривает поступающие от клиентов жалобы и претензии по спорным вопросам исчисления и уплаты страховых взносов, выплат страхового возмещения при наступлении страхового случая в соответствии с условиями договора. Исследует неосвоенные виды страховых услуг и перспективы их развития с целью применения в своей практике и при создании страховых органов и служб. Своевременно и в соответствии с установленными требованиями оформляет необходимую документацию, ведет учет и обеспечивает хранение документов, связанных с заключением договоров страхования. Осуществляет взаимодействие с другими страховыми агентами.

Операционист принимает ежедневные отчеты по работе агентов, принимает оплату по заключенным договорам, полисам в офисе компании, ежедневно осуществляет выплаты по расторгнутым договорам. Ведет учет и хранение бланков строгой отчетности выдает их агентам, фиксируя в книге выдачи полисов и квитанций. Принимает клиентов, желающих застраховаться, объясняет им условия страхования. Дает консультации по всем возникающим вопросам у страхователя, при необходимости закрепляет за ними агента, в случае наступления страхового события принимает заявление от выгодоприобретателя, со всеми подтверждающими документами о наступлении страхового события. Готовит документы по оплате страхового события, либо, в случае наступления страхового события по полису страхования на случай смерти выдает направление на оказание ритуальных услуг. По всем договорам, платежам, выплатам, а так же страховым суммам заносит данные в компьютерную базу данных.

Каждый отдел должен иметь положение  об отделе, в котором определены обязанности, права и ответственность каждого работника, связи отдела с другими службами предприятия, сроки выполнения различных видов работ и документов.

Все подразделения предприятия  действуют в процессе производства взаимосвязано. Для их согласованной  деятельности четко определены регламент работы каждого звена, методы и формы их взаимосвязи. С этой целью определены права, обязанности и ответственность каждого работника. При этом достигается рационализация процессов управления с применением технических средств и вычислительной техники.

Таким образом, состав управления Хабаровского филиала ЗАО «ГУТА-Страхование». количественно и качественно обеспечен кадрами, уровень образования, квалификация, стаж работы руководящих работников удовлетворяют требованиям работы предприятия. Тенденции к замещению руководящих работников с более высоким уровнем образования и квалификацией пока не требуется.

В данной главе предложены мероприятия  по совершенствованию организационной структуры предприятия. Одним из предложенных мероприятий является открытие страховых представительств в городах Хабаровского края. Как показал анализ страхового рынка данного субъектов Федерации целесообразность открытия данного представительства объясняется тем что в данных районах не большой выбор страховых компаний, которых отличала бы стабильность в сфере страхования. Так же в связи со стабилизацией прибыли Хабаровского филиала ЗАО «ГУТА-Страхование» и выходом на новые рынки предоставления страховых услуг возникает необходимость создания новых представительств для оказания данных услуг в других городах Хабаровского края.

Хабаровский край в достаточной степени насыщен традиционными страховыми услугами. В то же время люди с более высокими доходами  страхуются реже, чем лица со средним доходом. Таким образом, основной   упор в работе представительств нужно делать на среднее звено населения. В этом должна помочь правильная работа отдела маркетинга и разработка маркетинговой стратегии.