Введение
Цель работы заключается
в том, чтобы рассмотреть разновидности
и организацию деловых совещаний.
В соответствии с указанной целью
при выполнении контрольной работы
поставлены следующие задачи:
1. Дать общую характеристику
деловых совещаний;
2. Рассмотреть виды деловых
совещаний;
3. Проанализировать особенности
организации деловых совещаний.
Объектом исследования
в работе является деловое
совещание. Предмет исследования:
разновидности и организационные
особенности деловых совещаний.
Одной из важнейших сторон
корпоративной культуры является
корректное деловое общение. Деловое
общение - это искусство, позволяющее
войти в контакт с партнерами
по бизнесу, преодолеть личные
предубеждения, достичь желаемого
коммерческого результата. Под деловым
общением понимается любое общение,
способствующее решению коммерческих
задач. К принципам делового
общения относятся: признание
равенства и неповторимости каждого
из партнеров, взаимное обогащение
участников общения. Деловые совещания
- один из эффективных способов
привлечения сотрудников к процессу
принятия решений, один из инструментов
управления причастностью сотрудников
к делам своего подразделения
или организации в целом. В
мировой практике управления
персоналом открытость информационной
системы организации и причастность
сотрудников к решению ее проблем
становятся одними из наиболее
важных факторов мотивации трудовой
деятельности. Проведение деловых
совещаний может рассматриваться
как один из способов управления
мотивацией. Поэтому пренебрежение
совещаниями является характерной
ошибкой руководителя. В современных
условиях несомненно важное значение
имеет правильное проведение деловых
совещаний. Всё вышесказанное определяет
актуальность данной темы контрольной
работы.
Понятие делового совещания
Кроме деловых бесед и
коммерческих переговоров в предпринимательской
практике широко распространены деловые
совещания, которые представляют собой
способ открытого коллективного
обсуждения тех или иных вопросов.
Решения, принимаемые на этих мероприятиях,
обычно эффективнее тех, что принимаются
узким кругом управленцев. Суть делового
совещания заключается в том,
чтобы обеспечить свободную дискуссию
и выработать общее решение на
основе учета самых разных мнений.
Таким образом, деловое совещание
- это обсуждение вопросов организации
производства, управления фирмой, маркетинговой
деятельности, проводимое первым лицом
или заменяющим его специалистом. К обязательным
требованиям, позволяющим сделать деловые
совещания действенным инструментом создания
команды единомышленников, относятся:
регулярность проведения;
сочетание обсуждения
стратегических и оперативных
вопросов;
урегулирование на
совещаниях вопросов корпоративных
отношений (к таким вопросам
можно отнести изменение приоритетов
внутрифирменных отношений, уточнение
функций и полномочий исполнителей,
выработка новых идей, оценка
результатов предыдущих программ);
Руководителю следует
помнить, что совещание оказывает
огромное влияние на его имидж
и стиль деловых отношений.
В вопросе организации деловых
совещаний следует остерегаться
крайности - их чрезмерного количества
и длительности. Как известно, любую
хорошую идею можно дискредитировать
формальным отношением к ее
реализации. Действенность совещания
должна восприниматься в качестве
этической нормы работы в коллективе,
существенным актом внимания
и уважительного отношения к
сотрудникам со стороны организаторов
совещания, которые, в свою
очередь, должны:
- четко определить целевую
направленность и предмет совещания;
- выбрать его оптимальный
регламент (причем в данном
случае понятие "регламент"
можно трактовать достаточно
широко, включая тематику, время,
состав участников совещания
и ответственных за его проведение);
- не сводить совещание
к решению частных вопросов, которые
можно решить "в рабочем порядке".
При этом следует
помнить, что служебное совещание
- это, как правило, работа коллективного
разума. Поэтому на него следует
выносить вопросы, требующие совместных
интеллектуальных усилий всех
участников рассмотрения той или иной
проблемы.
Разновидности деловых совещаний
По своей общей целевой
направленности совещания могут
быть инструктивными, оперативными и проблемными.
Инструктивное (информационное) совещание
направлено на доведение до его участников
какой-либо информации, постановку и совместное
уточнение возникающих по поводу этой
информации задач, например, определение
сроков и рамочных условий разработки
программы каких-либо мероприятий. Если
позволяет время, информацию лучше предоставить
в письменном виде, так как на ее освоение
затрачивается меньше времени. Кроме того,
прочитанная информация усваивается лучше,
чем воспринятая на слух. Оперативное
совещание посвящено выяснению текущего
состояния дел в организации, краткому
обмену мнениями по существу вопросов,
возникающих по ходу производственного
процесса. Кроме того, оно может быть направлено
на выработку общей тактики действий различных
звеньев организационной структуры в
связи с текущими производственными задачами.
Проблемное совещание является наиболее
сложным его видом. Проблемные совещания
- это совещания, направленные на поиск
оптимальных решений, вынесение на обсуждение
хозяйственных проблем, рассмотрение
перспективных вопросов развития, обсуждение
инновационных проектов. В процессе такого
совещания вырабатывается коллективное
решение по комплексным вопросам, затрагивающим
изменение функциональных задач звеньев
структуры или их приспособление к новым
направлениям деятельности организации.
Проблемное совещание посвящено, как правило,
формированию общей программы, имеющей
элементы стратегии и длительные сроки
реализации. Деловые совещания представляют
собой особый вид организации труда, действующей
в очень короткие сроки и имеющей определенную
целенаправленность. Совещания классифицируют
по следующим основным признакам.
По назначению: вырабатывающие
и принимающие решения; разъясняющие
и уточняющие задачи по реализации
ранее принятых решений; подводящие
итоги и дающие оценку принятым ранее
решениям; оперативные (диспетчерские).
По периодичности (частоте)
проведения: разовые; регулярные; периодические.
По количеству участников:
узкий состав (до пяти человек); расширенные
(до двадцати человек); представительные
(свыше двадцати человек).
По степени стабильности
состава участников совещания: с
фиксированным составом; с приглашаемыми
по списку, составленному для каждого
совещания; комбинированные.
По принадлежности: партийные
(и других общественных организаций);
административные; научные и научно-технические;
объединенные.
Таким образом, деловые
совещания являются одной из
важнейших форм управленческой
деятельности и занимают огромную
часть времени в современном
бизнесе.
Особенности организации
деловых совещаний
Подготовка совещания
начинается с определения необходимости
и целесообразности проведения делового
совещания. Во время обоснования
необходимости совещания ведущий
должен сформулировать задачи, которые
требуют оптимального и своевременного
решения. Совещание имеет смысл,
если есть необходимость в обмене
информацией; выявлении мнений и
альтернатив; анализе сложных (нестандартных)
ситуаций; принятии решения относительно
комплексных вопросов. Менеджер должен
проанализировать все альтернативы
проведения совещания: решение высшего
руководителя; возможность решения
вопроса по телефону; селекторное
совещание возможность объединения
с другими (плановыми) совещания. И
если после этого менеджер убедится
в полезности совещания, ее можно
проводить. В противном случае от
совещания необходимо отказаться. После
того, как принято решение о
необходимости проведения совещания,
определяют повестку дня и состав
ее участников. Во время подготовки
повестки дня необходимо определить:
1) тему соответствующего совещания
и содержание обсуждаемых проблем;
2) условия, которые должен удовлетворять
конечный результат совещания; 3) кто
и какую подготовительную работу
должен проводить (целесообразно создать
рабочую группу для формирования
повестки дня, проведение предварительных
совещаний в подразделениях).
При установлении темы
совещания следует избегать расплывчатых,
неконкретных формулировок. Это
вызывает снижение интереса к
предлагаемой проблеме и подсознательно
ведет к ощущению необязательности
ее предметного решения. Формулировка
цели должна отражать черты предполагаемого
результата обсуждения вопросов. Во время
решения вопроса о составе участников
необходимо особенно внимательно подойти
к формированию списка по количественным
и качественным составом. К участию в совещании
необходимо привлечь должностных лиц,
которые наиболее компетентны в обсуждаемой
проблеме, а ими, как показывает практика,
не всегда являются руководители подразделений.
Что касается количества участников совещаний,
то не следует приглашать столько человек,
сколько стульев в зале заседаний (приглашения
для массовости). Оптимальный вариант
- соответствие количества участников
совещания с количеством тех, кто активно
участвует в обсуждении вопроса. Основной
критерий отбора участников будущей деловой
совещания - это компетентность именно
в вопросах повестки дня. Как правило,
местом проведения значительной части
(более 70%) деловых совещаний является
кабинет руководителя организации. Однако
заседание лучше созвать в специально
оборудованных для этой цели помещениях.
В основном приглашенные на совещание
садятся за стол, имеющий прямоугольную
форму. Это крайне неудобно и руководителю,
и участникам совещания. Известна другая,
более удобная форма стола трапециевидную.
За таким столом никто никому не мешает,
каждый участник хорошо видит всех остальных,
а председатель и секретарь-стенографист
хорошо видит каждого участника делового
совещания. Подготовка участников
совещания - последний этап подготовительной
работы в процедуре организации деловых
совещаний, когда предусматривается предварительное
ознакомление всех участников с повесткой
дня, необходимыми материалами. Каждый
должен знать заранее тематику и задачи
совещания. Ведущий совещания обычно
выбирает один из двух основных стилей
его ведения: дипломатический или авторитарный.
Дипломатический стиль предполагает учет
мнений всех участников совещания, а также
то, как различные идеи согласуются между
собой. При этом неизбежны компромиссы.
При авторитарном стиле руководства некоторые
участники стремятся "протащить"
свои проекты, действуют напористо. При
таком ведении совещания руководитель
уверенно держит бразды правления, подает
множество предложений, сообщает новую
информацию, формирует свое мнение категорично,
не допуская возражений.
Авторитарное ведение
совещание допустимо, если по
каким-либо причинам нельзя обратиться
к помощи партнеров. Это возможно
в том случае, если необходимо
как можно быстрее принять решение.
Завершающий этап организации - это принятие
решения и согласования условий его реализации.
Решения на совещании принимается всеми
вместе и каждым в отдельности. От того,
насколько участнику совещания удалось
включить свои идеи и комментарии в общее
решение, зависит его эффективность. В
формулировке решения объясняется: кем
и в какие сроки должно быть выполнен определенный
объем работ. Определяется, в какой форме
будут подведены итоги (рассылка протокола
или его части (выписки из протокола), принимается
решение о широте информирования (весь
коллектив или его часть).
Решения могут приниматься
двумя путями: 1) специально избранная
комиссия по подготовке решения
заранее составляет его проект.
Проект зачитывается. Участники
совещания вносят свои коррективы
и принимают его по результатам
голосования; 2) председатель собрания
подводит итоги обсуждения и
формулирует решение. После принятия
решения определяется лицо (группа
лиц), которая осуществляет его
выполнение и контроль за исполнением.
Таким образом, руководителям и специалистам,
готовящим совещание, необходимо руководствоваться
общими принципами организации деловых
совещаний: в организационной деятельности
нет мелочей; техническая сторона организации
(рабочие места участников, материалы,
техническое обеспечение) должны быть
безупречными; должен быть подготовлен
ведущий (предусмотрена замена, помощники
ведущего и другой вспомогательный персонал).
Ведение собрания, совещания.
Общепринятыми способами
общения с подчиненными и одновременно
формами организации работы менеджера
являются производственные совещания
и собрания. Собрания и совещания представляют
собой способ коллективного обмена деловой
информацией под руководством начальника
с принятием конкретных решений. По целям
выделяются следующие типы собраний и
совещаний:
ознакомительное (презентация
новых проектов, повышение квалификации);
информационное (обобщение
сведений, изучение точек зрения);
разъяснительное (убеждение
сотрудников в чем-либо);
проблемное (коллективный поиск
решения вопроса);
инструктивное (доведение
до сведения необходимой информации
и объяснения способа действий);
оперативное, оперативка (получение
текущих сведений о состоянии
дел и определение «узких мест»);
планерка (постановка задач
и планов на ближайший короткий период
времени)
координационное (обеспечение
взаимодействия подразделений);
итоговое (подведение итогов
за период времени или производственный
цикл);
торжественное (торжественное
подведение итогов, отмечание важных
для предприятия дат или событий,
награждение лучших сотрудников)
«собрание трудового коллектива»
(на все остальные собрания тоже
собирают трудовой коллектив, но это
название подчеркивает, что на собрании
обсуждаются какие-то важные больше
для трудового коллектива, чем
для руководства, вопросы — условия
труда, подготовка к праздникам, какие-то
другие неформальные, не имеющие прямого
отношения к производству темы; из
этого же ряда — профсоюзное собрание).
Термины «собрание» и «совещание»
часто воспринимаются как синонимы.
Однако, строго говоря, собрание и совещание
отличаются и по целям, и по способам
проведения. Собрание — способ коллективного
обмена деловой информацией с принятием
(доведением) конкретных решений. Собрание
обычно организуется руководством для
информирования трудового коллектива.
Совещание — способ коллективного
обмена деловой информацией, при
котором руководство приглашает
необходимых специалистов и выслушивает
их мнение (организует дискуссию) для
принятия решений. Обычно совещания
собирают с участием руководителя,
руководителей подразделений, ведущих
специалистов — то есть тех, чье
мнение значимо и может повлиять
на принятие решения.
Итак, задача собрания —
проинформировать трудовой коллектив,
задача совещания — выработать совместное
решение в более узком кругу
причастных к проблеме специалистов.
Различие этих форматов делового общения
легко понять с помощью анализа
этимологии (происхождения) их названий:
на собрание собирают для любой цели,
на совещание собирают, чтобы посовещаться.
Любое совещание является собранием,
но не любое собрание является совещанием.
Совещание предполагает обычно более
узкий формат, поэтому далее рассмотрим
основные принципы организации и проведения
собрания, чтобы охватить более широкий
спектр аспектов.
Основа успеха собрания —
правильно составленная повестка дня.
Обычно она доводится до участников
собрания заблаговременно, чтобы они
уже знали, какие вопросы будут
обсуждаться на собрании, и могли
подготовиться. В любом случае повестка
обязательно объявляется в самом
начале собрания.
Повестка собрания должна
содержать:
название (тему) собрания;