Современные направления совершенствования структуры управления организации

 

1.3 Принципы формирования  организационных структур

Под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Структура управления обеспечивает выполнение общих и  конкретных функций управления, сохраняет  целесообразные вертикальные и горизонтальные связи и разделение элементов  управления.

Вертикальное  разделение определяется числом уровней  управления, а также их подчиненностью и директивными отношениями. Горизонтальное разделение осуществляется по отраслевым признакам. Оно может быть ориентировано  на:- подпроцессы промышленного производства;- изготавливаемые изделия;- пространственные производственные условия.

Организационная структура регулирует:- разделение задач по отделениям и подразделениям;- их компетентность в решении определенных проблем;- общее взаимодействие этих элементов.

Основные законы рациональной организации:- упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;- приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование «поля решения» и доступной  информации, способность компетентных функциональных единиц принять к  решению новые задачи);- обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за «процесс»);- короткие пути управления;- баланс стабильности и гибкости;- способность к целеориентированной  самоорганизации и активности;- желательность  стабильности циклически повторяемых  действий.

На организационную  структуру влияют следующие факторы:- размеры предприятия;- применяемая  технология;- окружающая среда.

Можно выделить несколько требований к построению рациональной организационной структуры:

1. Организационная  структура управления должна, прежде  всего, отражать цели и задачи  организации, а, следовательно,  быть подчиненной производству  и его потребностям.

2. Следует предусматривать  оптимальное разделение труда  между органами управления и  отдельными работниками, обеспечивающее  творческий характер работы и  нормальную нагрузку, а также  надлежащую специализацию.

3. Формирование  структуры управления надлежит  связывать с определением полномочий  и ответственности каждого работника  и органа управления, с установлением  системы вертикальных и горизонтальных  связей между ними.

4. Между функциями  и обязанностями, с одной стороны,  и полномочиями и ответственностью  с другой, необходимо поддерживать  соответствие, нарушение которого  приводит к дисфункции системы  управления в целом.

Важность формирования эффективной организационной структуры  объясняется тем, работу сложно планировать, а ее результаты трудно измерять. Ошибки в построении организационной структуры  не только усложняют управление инновационным  потенциалом организации, но и приводят к снижению производительности труда  и к большим экономическим  потерям. Поэтому существуют принципы, согласно которым строится структура  организации:

1.Принцип обоснованности

Этот принцип  подразумевает обязательность применения научных методов и подходов, учета  реальных условий функционирования организации, анализа недостатков  действующей организационной структуры.

2. Принцип оптимальности и сбалансированности

Это способность  организационной структуры производить  отбор нужных решений, увязывать  цели с пропорционально сформированными  ресурсами организации.

3. Принцип гибкости и динамичности

Имеется ввиду  необходимость учета влияния  фактора времени, анализа проявляющихся  и прогнозируемых в будущем причин, которые могут привести к

изменению внешних  и внутренних условий работы организации. Это наделяет организационную структуру  способностью к своевременной перестройке  и совершенствованию.

4. Принцип эффективности

Подразумевает необходимость  формирования организационной структуры,

способствующей  наилучшему достижению цели организации.

5. Принцип плановости и перспективности построения

На основе изучения прогнозов развития организации, изменения  его структуры, технологии

планировать изменения  в организационной структуре  с целью эффективной реализации проектов и поддержки приоритетных направлений

деятельности  организации.

6. Принцип компетентности

Наличие в подразделениях организационной структуры специалистов достаточной квалификации, обладающих информированностью, заинтересованностью, правомочностью и ответственностью за принимаемые решения. Так же важную роль играет и компетентность и профессионализм  руководителя организации.

Применяемые в  настоящее время организационные  структуры организаций не в полной мере соответствуют указанным принципам. Это определяет необходимость их совершенствования.

Основополагающими факторами, под воздействием которых  должна формироваться организационная  структура управления организации, являются:

- особенность  целей, которые преследует организация;

- масштаб производства, объем продаж, сложность работы;

- производственная  структура организации;

- имеющиеся научно-информационные, материально-технические, кадровые, финансовые ресурсы;

- степень самостоятельности  организации;

Работа по формированию и совершенствованию организационной  структуры организации должна основываться на взаимосвязи качественного и  количественного подходов.

Качественный  подход содержит аргументацию, не облеченную

в математическую форму, а представляющую собой совокупность логических оценок.

Количественный  подход предполагает формализацию процедуры  принятия решения на основе использования  математических моделей и оценочных  показателей.

 

1.4 Типы организационных  структур

 

Организационная структура  предусматривает распределение  функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками  фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Основные проблемы, возникающие  при разработке структур управления:

установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с  определением их целей, условий работы и стимулирования;

распределение ответственности  между руководителями;

выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при  принятии решений;

организация информационных потоков;

выбор соответствующих технических  средств.

Проблема совершенствования  организационной структуры управления предполагает уточнение функций  подразделений, определение прав и  обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь  является повышение эффективности  управления.

Организационная структура  направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения  между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные  требования к совершенствованию  систем управления, выражающиеся в  тех или иных принципах.

Организационные структуры  управления промышленными фирмами  отличаются большим разнообразием  и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним  могут быть отнесены, в частности, размеры производственной деятельности фирмы (мелкая, средняя, крупная); производственный профиль фирмы (специализация на выпуске одного вида продукции или  широкой номенклатуры изделий различных  отраслей); характер выпускаемой продукции  и технология её производства (продукция  добывающих или обрабатывающих отраслей, массовое или серийное производство); сфера деятельности фирмы (ориентация на местный рынок, национальный или  внешний рынок); масштабы заграничной  деятельности и формы её осуществления (наличие дочерних предприятий за границей, в том числе производственных, сбытовых и др.); характер монополистического объединения (концерн, финансовая группа).

Организационная структура  фирмы и её управление не являются чем-то застывшим, они постоянно  изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями.

В зависимости от характера  связей между различными подразделениями  различают следующие формы организационных  структур управления.

Линейная организационная  структура основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления.

Такая организационная структура  образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых  органов в виде иерархической  лестницы, т.е. каждый подчинённый имеет  одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых.

Два руководителя не могут непосредственно связываться  друг с другом, они должны это  сделать через ближайшую вышестоящую  инстанцию. Такую структуру часто  называют однолинейной. Преимуществами такой структуры можно назвать:

Простое построение

Однозначное ограничение  задач, компетенции, ответственности

Жесткое руководство  органами управления

Оперативность и  точность управленческих решений

Недостатки:

Затруднительные связи между инстанциями

Концентрация  власти в управляющей верхушке

Сильная загрузка средних уровней управления

Линейная структура управления используется мелкими и средними фирмами, осуществляющими несложное  производство, при отсутствии широких  кооперационных связей между предприятиями.

Функциональная  организационная структура основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи.

Например, рабочий в цехе получает поручения не от одного человека (мастера), а от нескольких штатных  единиц, т.е. действует принцип многократной подчинённости. Поэтому такую организационную  структуру называют многолинейной.

Функциональная структура  управления производством нацелена на выполнение постоянно повторяющихся  рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Функциональные службы обычно имеют в своём составе  специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности.

К преимуществам такой  структуры можно отнести:

Сокращение звеньев согласования

Уменьшение дублирования работ

Укрепление вертикальных связей и усиление контроля за деятельностью  нижестоящих уровней

Высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение конкретных функций

К недостаткам:

Неоднозначное распределение  ответственности

Затруднённая коммуникация

Длительная процедура  принятия решений

Возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как  каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место

Функционально-линейная структура (штабное управление) представляет собой комбинацию линейной структуры с системой выделения определённых функций. При линейных руководителях создаются специальные подразделения (штабы), которые помогают линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления.

Эти штабы могут:

Ограничиваться центральными уровнями управления (штабы руководства);

Находиться в нескольких уровнях управления;

Образовывать штабную  иерархию на всех уровнях управления.

Штабы на нескольких уровнях  иерархии должны давать консультации и участвовать в подготовке решений, но они не обладают правами принятия решений и руководства нижестоящими подразделениями или исполнителями.