Средства и методы информационных технологий, применяемые в менеджменте

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие  системы, особенно в виде рабочих  станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в  бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

• информационные системы офисной автоматизации;
• информационные системы обработки знаний.

Информационные  системы офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель – обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.

ИС офисной  автоматизации связывают воедино  работников информационной сферы в  разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками  и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют  следующие функции:

• обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;
• производство высококачественной печатной продукции;
• архивация документов;
• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
• электронная и аудиопочта;
• видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы  для менеджеров среднего звена

Информационные  системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого  звена для мониторинга (постоянного  слежения), контроля, принятия решений  и администрирования. Основные функции  этих информационных систем:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;
• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных  решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению  определены не строго, они способны отвечать на вопрос: «что будет, если…?»

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие  ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики  управленческих информационных систем:

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частичнр структурированных задач на уровне контроля за операциями;
• ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
• опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;
• имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики  систем поддержки принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз день;
• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические информационные системы

Развитие  и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в  ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.

В этом контексте  можно воспринимать и понятия  «стратегический метод», «стратегическое  средство», «стратегическая система» и т.п. В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем – стратегический.

3. Понятие КИС

КИС –  это информационная система, поддерживающая оперативный и управленческий учет на предприятии и предоставляющая  информацию для оперативного принятия управленческих решений.

Основная  задача КИС – это поддержка  функционирования и развития предприятия.

Корпоративная информационная система обеспечивает поддержку принятия управленческих решений на основе автоматизации  процессов, процедур и других способов осуществления деятельности корпорации. Деятельность регламентируется информационно-нормативными документами, а также результатами измерений и оценок, статистических материалов и оперативного управления и т.д. В добавление к этому, задачами информационной системы может быть помощь персоналу при анализе проблемы, визуальное рассмотрение сложных объектов и разработка новых продуктов.

Основным  управляющим фактором является процедура  принятия решения, на основании результата которой осуществляется воздействие  на систему (предприятие, корпорацию, компанию, организацию). КИС сама по себе решений  не принимает, но, будучи эффективно настроенной, способна поставлять информацию руководителю, лицам принимающим решения, в том ракурсе, который наиболее подходит для принятия конкретного решения.

Обычно  программное обеспечение считается  управленческим, если в нем реализована  функциональность для поддержки  итеративной процедуры «планирование  –> контроль –> анализ отклонений –> обратная связь».

Технология  принятия управленческих решений должна, как минимум, фиксировать компоненты процесса принятия решений и закреплять эти компоненты за структурными звеньями корпорации.

Выделяют  решения стратегические и текущие. Текущие решения могут характеризоваться наличием следующих взаимосвязанных процессов: сбор информации (мониторинг), выработка решений (планирование), реализация решений, учет, контроль, анализ, оценка деятельности, мотивация и регулирование.

В принятии стратегических решений важнейшими процессами являются: стратегический анализ; выработка стратегии корпорации; разработка стратегической программа. Каждый из этих процессов может детализироваться дальше. Например, стратегический анализ может включать:

• анализ проблем внешней сферы, возможностей и угроз рынка;
• анализ внутренней сферы корпорации, ее сильных и слабых сторон;
• управленческое обследование;
• анализ конкурентов;
• анализ издержек и т.д.

Все это  – вопросы постановки менеджмента, определения ключевых бизнес-процессов. В их реализации КИС помогают, могут  заменить и взять на себя большинство  рутинных процессов, но далеко не все  процессы принятия решений. В свою очередь  менеджмент без информационных систем, построенных на современных информационных технологиях, становится все менее  эффективным.

Отдача  от автоматизации в первую очередь  зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности корпорации. И, хотя понятие корпоративности  подразумевает наличие довольно крупной, территориально-распределенной информационной системы, сюда, как правило, относят системы любых предприятий, вне зависимости от их масштаба и  формы собственности. Любая фирма, организация или государственное  учреждение, имея сегодня в своем  активе сеть с одним сервером и десятком компьютеров, по всем правилам развития, может или даже должна существенно расшириться завтра. Кроме того, все без исключения информационные системы начинают создаваться с какого-либо одного подразделения, реализующего некоторый целостный, но не обязательно самый главный, цикл деятельности.

Эффективно  управлять современным предприятием довольно трудно, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую  скорость изменения операционного  окружения. Основными функциями  управления являются планирование, координация, контроль, анализ и оценка деятельности, которые осуществляются в различных  направлениях деятельности предприятия. Управленческие решения, формируемые  в ходе выполнения вышеперечисленных  функций, служат отправным моментом для конкретных исполнителей. В связи  с тем, что автоматизация исполнения должностных обязанностей и отдельных  поручений фактически стала в  последнее время стандартом де-факто, особую остроту приобретает проблема автоматизации непосредственно  управленческих функций.

Поэтому в составе КИС принято учитывать  средства для документационного  обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников  и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов, реализующих различные методы управления.

В корпоративных  системах используются различные методы управления, в том числе: методы управления ресурсами, процессами, проектами и  корпоративными знаниями (в широком  смысле).

Методы  управления ресурсами используют модель, представляющую организацию как  систему ресурсов (финансов, материальных запасов, кадров), принадлежащих владельцам – юриди ческим лицам, структурным подразделениям, физическим лицам. Все процессы описываются как проводки (хозяйственные операции), отражающие перемещение ресурсов между владельцами. Сюда относятся управление финансами, материальными запасами, кадрами в той степени, в которой они рассматриваются как ресурс (заработная плата). Основная цель управления для этого метода – обеспечение ресурсами и контроль над ними. Метод управления хорошо описывается моделями, ставшими стандартами: модель бухгалтерского учета (например, GAAP), планирование производственных ресурсов (MRP II), планирование всех ресурсов предприятия (ERP). В качестве универсального языка представления используются балансовые модели с языком проводок. Методы этой группы поддерживаются широким спектром прикладного программного обеспечения, при этом наиболее распространены бухгалтерские системы.

• Методы управления процессами используют модель организации как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов – обеспечение координации событий и функций. Сюда можно отнести такие методы, как управление качеством (TQM – стандарт ISO9000), управление процессами (Workflow – стандарты ассоциации Workflow Management Coalition). В качестве универсального языка представления описания используются формальные языки, многие из которых зафиксированы как стандарты: языки семейства IDEF-, CIM-OSA, языки описания объектно-ориентированных моделей. Методы управления поддерживаются программным обеспечением, которое известно как управление документооборотом, технологическими процессами.
• Методы управления проектами основанные на семействе стандартов PMI (Project Management Institute – РМВОК), моделей календарно сетевого планирования, метода критического пути, методики освоенного объема и т.д. Методы управления поддерживаются программным обеспечением для управления проектами, управления обязательствами (договорами), управления поставками и т.д.