Сущность и эффективность контроля в управлении.Требования к кантролю

     Рассмотрим  и проанализируем применение в практике ИП Сон функции менеджмента как  контроль.

     Среди форм контроля осуществляемых в ИП Сон стоит отметить следующее:

     1. Наблюдение за корректной работой подчиненных;

     2. Анализ документов;

     3. Вызов и заслушивание;

     4. Запрашивание письменных отчетов;

     5. Проведение планерок;

     6. Аттестация;

     7. Аудит;

     8. Инвентаризация.

     У предприятия осуществляется как внешний, так и внутренний контроль.

     Для начала хотелось бы отметить органы осуществляющие внешний контроль салона сотовой связи ИП Сон, а именно:

     - Налоговая инспекция по Углегорскому району – отслеживает правильность и своевременность уплаты налогов;

     - МЧС – следит за пожарной  безопасностью;

     - Санэпидемстанция.

     Контроль  за соблюдением действующего порядка, формирования и применения цен (тарифов) осуществляется ген. директором сети магазинов сотовой связи.

     За  текущий год салон проверили следующие органы:

     1. Налоговая инспекция;

     2. Санэпидемстанция;

     3. МЧС.

     После очередных мероприятий, ИП Сон продолжило свою работу без замечаний.

     В связи с тем, что салон имеет самостоятельный баланс, который составляется каждый год и действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, а также то, что источником инвестиционных проектов являются не только собственные средства предприятия, но и заемные средства соучредителей, проводится обязательная аудиторская проверка, для чего приглашаются независимые аудиторы.

     Ежемесячно приводится ревизия, при которой проводится контроль товароматериальных ценностей, обоснованность списания денежных средств, операции по расчетным и валютным счетам, а также договорные обязательства.

     Внутренний  контроль осуществляется руководящими работниками салона. Одной из форм такого контроля является проверка так называемых «чек-листов» (ПРИЛОЖЕНИЕ А). Главный бухгалтер осуществляет внутренний контроль за своевременным поступлением денежных средств, правильным документальным оформлением, связанным с движением денежных средств; обеспечивает строгое соблюдение кассовой расчетной дисциплины, расходов средств по назначению; ведет учет сводных оборотных ведомостей по материально-ответственным лицам, и сверку их с балансом.

     За  каждым работником бухгалтерии закреплен свой участок учета, и в конце месяца итоговая информация передается заместителю главного бухгалтера, который выводит финансовые результаты деятельности сети салонов и готовит бухгалтерскую финансовую и налоговую отчетность. Далее заместитель главного бухгалтера доводит до главного бухгалтера основные, наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.).

     Директор ведет контроль за соблюдением цен и тарифов в салоне, разработкой штатных расписаний, составлением бизнес-планов.

     Также в салоне важное значение уделяется такой форме внутреннего контроля как инвентаризация.

     Инвентаризация  кассы проводится ежемесячно или  по необходимости. Назначенная комиссия, в составе заместителя главного бухгалтера в качестве председателя комиссии, бухгалтера и кассира, сопоставляет фактическое наличие денег в  кассе с данными бухгалтерского учета. Далее составляется сличительная ведомость, и выводятся результаты инвентаризации. По результатам инвентаризации составляется акт, где отражается результат  инвентаризации, который визируется всеми членами инвентаризационной комиссии, а именно главный бухгалтер, бухгалтер и кассир.

     Инвентаризация  товарно-материальных средств проводится ежемесячно при составлении годовой бухгалтерской отчетности. Также инвентаризация проводится при смене материально ответственно лица, при поступлении сигнала о недостаче и в случае кражи.

     Проведение  планерок. Еженедельно, по понедельникам, в течение 10-20 минут в салоне проводятся планерки с участием всех главных специалистов, где заслушиваются отчеты выполненной за неделю работы, даются новые поручения, сообщаются новости и т.д. После этой планерки, каждый управляющий проводит планерку непосредственно в своем салоне, на которой подчиненным доводится вся информация.

     Аттестация  рабочих мест в ИП Сон проводится для определения размеров материального и морального поощрения, выявления кандидатов на повышение в должности и на увольнение.

     Повышение квалификации. Целью повышения квалификации специалистов является обновление их теоретических и практических знаний в соответствии с требованиями государственных  образовательных стандартов и новыми условиями деятельности.

     Исходя  из вышесказанного, функция контроля на организации ведется с соблюдением всех норм и порядков, тем самым зарекомендовав себя на рынке.

 

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ КОНТРОЛЯ В ИП СОН

     На  мой взгляд, осуществление внутреннего  контроля в ИП Сон является действенным, т.к. в работе данного предприятия не выявлено серьезных отклонений и нарушений, которые могли бы затруднить достижение поставленных целей, а также его работу в целом.

     Но, учитывая тот фактор, что салоны функционируют в быстро меняющихся условиях, для достижения более высоких результатов в управлении предприятием, необходимо прохождение повышения квалификации не только для сотрудников высшего звена, но и для работников низших уровней. А так как, на сегодняшний день салоны сотовой связи являются динамично развивающимся, то знания и умения, работающих там людей должны обновляться как можно чаще и соответствовать всем требованиям качественного сервиса.

     Стоит добавить что, ИП Сон является не отдельно стоящей организацией, а входит в состав целого комплекса, стоит периодически приглашать специалистов из разных областей этой деятельности, и проводить семинары на актуальные темы, по улучшению работы сотрудников и приобретению новых знаний.

     Аттестация  сотрудников, по моему мнению, должна проводиться чаще, чем она проводится, хотя бы ежегодно, а то и каждые полгода. Кроме того должны проводиться неформальные собеседования, которые, к сожалению, не проводятся, что позволило бы обладать объективной информацией о динамике эффективности труда сотрудников. Особенно тщательно контроль должен осуществляться за вновь принятыми сотрудниками.

     Хотелось  бы еще раз подчеркнуть, что развитие персонала является важнейшим условием успешного функционирования любой  организации. Это особенно справедливо в современных условиях, когда усовершенствование научно-технического прогресса значительно ускоряет процесс устаревания профессиональных знаний и навыков. Поэтому повышение квалификации персонала также должно проводиться чаще, ведь несоответствие квалификации персонала потребностям компании отрицательно сказывается на результатах ее деятельности.

     Итак, на мой взгляд, руководитель должен взять под личный контроль организацию  переподготовки и повышения квалификации персонала, рассматривая их результаты как важнейший критерий при аттестации специалистов и должностных перемещениях. 

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Подводя итоги исследования функции контроля в управлении предприятием можно  утверждать, что контроль является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

     Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают  делегированные им права и обязанности. С помощью же контроля, руководству  организации удается определить, достигло ли оно поставленных целей, как оно обнаруживает собственные  ошибки и ошибки персонала, и как  оно определяет, когда организации  должны начинать процесс адаптации. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство  организации определяет, правильны  ли его решения и не нуждаются  ли они в корректировке.

     Один  из важных аспектов контроля состоит  в том, чтобы определить, какие  именно направления деятельности организации  наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к  динамичным требованиям внешней  среды и обеспечить тем самым  наибольшие темпы продвижения к  основополагающим целям организации.

     Таким образом, изучение проблем организации  контрольной деятельности в ИП Сон  позволяет предложить следующие  основные принципы организации управленческого  контроля:

     1. Структура организации контрольной  деятельности должна соответствовать  структуре управления организации.  Контроль, как часть процесса  управления, действует на всех  его уровнях. Каждому уровню  управления должен соответствовать  свой уровень контроля.

     2. Система контроля должна способствовать  обеспечению управляемости процессов  во всех подразделениях организации  (принцип централизации).

     3. Любые действия персонала, которые  привели к отрицательным для  организации последствиям, должны  быть расследованы; необходимо установить их причины и масштабы последствий, применить адекватные меры дисциплинарной и материальной ответственности к соответствующим должностным лицам (принцип ответственности).

     4. Персонал организации не должен  отвечать за результаты, достижение  которых не зависит от его  усилий (принцип контролируемости).

     5. Любые контрольные процессы в  организации не должны обходиться  дороже тех потерь, которые могут  быть предотвращены в результате  реализации контроля (экономический  принцип). Любой контроль, который  стоит больше, чем он дает для  достижения целей, не улучшает  контроля над ситуацией, а направляет  работу по ложному пути, что  является еще одним синонимом  потери контроля.

     6. Процессы должны контролироваться  как на соответствие политике  менеджмента организации, так  и по их результатам, при  этом определяющим критерием  является достижение целей системы  управления.

     Данные  принципы заложены в основу организации  контрольной деятельности и способствуют созданию эффективной системы контроля.

     Контроль  не может оставаться прерогативой исключительно  менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть  своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не поручал.

     Психологи отмечают, что люди лучше выполняют  свои обязанности тогда, когда их деятельность находится под постоянным контролем, и при этом точно знают, какое поощрение получат за хорошо выполненную работу и какое наказание  понесут за плохую работу. Но нельзя забывать, что излишний контроль может  вызывать стресс работников.

     Для того чтобы контроль мог выполнить  свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами: иметь стратегический характер, быть нацеленным на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост  и экономичен.

     Для устранения возможных негативных последствий контроля, необходимо:

     - установить осмысленные стандарты  воспринимаемые сотрудниками организации;

     - установить двухстороннее общение;

     - избегать чрезмерного контроля;

     - устанавливать жесткие, но достижимые  стандарты (хороший менеджер всегда  чувствует разницу в потребностях  и возможностях подчиненных, и  устанавливает стандарты с учетом  этих различий);