Сущность и значение функций менеджмента

3. Функции заключительного управления. Заключительным этапом управленческого цикла и началом нового цикла является контроль – сопоставление конечных результатов и всего процесса функционирования управляемой и управляющей систем с заранее заданными параметрами: целями и ограничениями (планами, законами, нормами, стандартами и т.д.). В процессе контроля выявляются возникшие рассогласования и намечаются меры по их устранению. 

Функция контроля включает функцию учета и анализа.

А. Учет как функция управления состоит в сборе информации о результатах производства и управления, их факторах и элементах (функция учета реализуется в виде бухгалтерского, статистического и оперативного учета).

Б. Анализ – состоит в логической обработке первичных учетных данных для использования их в процессе корректировки или принятия новых решений.

Функция контроля в целом реализует обратную связь  в управлении. Контроль обеспечивает условия для действительного  достижения организацией своих целей. Основная задача контроля заключается в выявлении отклонений процесса управления от запланированного и в выработке мер и способов устранения выявленных отклонений. 

Наряду с общими функциями процесса управления в  организациях имеют место частные  функции, выполнением которых занимаются отдельные структурные подразделения и должностные лица (подготовка кадров, аттестация специалистов, работа с банковскими документами и пр.).

Несмотря на то, что любому процессу управления присущи основные функции, в то же время управление всегда воздействует на конкретный объект определенной отраслевой направленности. Это вызывает специфические функции управления. 

Осуществление основных и специфических функций  требует создания соответствующих условий, обеспечивающих нормальную деятельность их исполнителям, возникает необходимость в выделении вспомогательных функций, которые могут выражаться, в частности, в управлении печатно-множительными процессами, делопроизводством, установлением связи, обеспечением оргтехникой. 

Необходимо уяснить, что управление достигается осуществлением комплекса взаимосвязанных функций, наиболее характерными из которых в  любой области управленческой деятельности являются три группы функций: основные (общие), специфические и вспомогательные.

Функции управления порождаются разделением труда, объединяя однородные по характеру  и общности промежуточных целей  элементы совокупного воздействия, т.е. отдельные управленческие работы. Чтобы назвать функции управления, необходимо определить признаки однородности и общности целей, элементов целенаправленного воздействия. Ни одна из функций сама по себе или простая сумма функций не дают представления об управлении. Только в неразрывном единстве, взаимодействии они образуют единый управленческий цикл.  

4.Любая функция управления состоит из пяти видов управленческой деятельности, обладающих относительной самостоятельностью:

1. планирования;

2. организации; 

3. координации; 

4. активизации; 

5. контроля.

Каждый предыдущий вид деятельности является необходимой  предпосылкой последующего, пока данная функция не будет полностью реализована. Значит, степень полноты реализации функции управления зависит от комплексности управленческой деятельности.  

Чтобы понять содержание каждой функции управления, необходимо представить ее как совокупность указанных пяти основных видов взаимосвязанных  управленческих действий. Для ясности  проиллюстрируем это на функции  планирования при разработке конкретного плана. Этой работой занимается значительная группа сотрудников. Для достижения цели (разработка плана) их деятельность необходимо спланировать, организовать, скоординировать, активизировать и проконтролировать. На этом примере можно видеть различие понятий «планирование» как функции управления и «планирование» как ее составляющей, одного из пяти управленческих действий этой функции. Точно так же, если группа сотрудников разрабатывает систему поощрения работников фирмы, то их работу нужно планировать, организовывать, координировать, активизировать (поощрять) и контролировать. То есть при выполнении функции управления «активизация» работников нужно активизировать.

Рассмотрим теперь виды управленческих действий.

1. Первый вид — планирование,

т.е. определение  оптимального результата при заданных ограничениях по времени и ресурсам. В любом управленческом решении, распоряжении всегда есть ответы на вопросы: кто должен сделать, что, сколько  и когда.

2. На вопрос, как  сделать, позволяет дать ответ второй вид управленческой деятельности — организация,т.е. определение путей, методов и средств достижения поставленной цели. При анализе реализации функций необходимо самым серьезным образом проверять, на каком иерархическом уровне руководства реализуется стратегия организации, а на каком — тактика.

3. Третий вид — координация, или гармонизация, т.е. установление гармонии в совместном труде участников планируемого процесса. Анализируя функции по этому виду деятельности, необходимо обратить внимание на время реализации. Как правило, на практике этот вид управленческой деятельности осуществляется в ходе производственного процесса, а не до его начала. Отсюда огромное количество так называемых пятиминуток, длящихся зачастую по несколько часов. Поэтому при анализе функций целесообразно обратить внимание на протоколы различных совещаний, на которых в основном в оперативном порядке решаются вопросы координации.

4. Четвертый вид — активизация, или стимулирование, т.е. создание таких условий труда, при которых каждый работник трудился бы с наивысшей отдачей.

5. Пятый вид управленческой  деятельности —  контроль — должен быть особенно тщательно выполнен. На практике, к сожалению, происходит смешение контроля и учета. Часто вместо того, чтобы прогнозировать ход работ, значительную часть времени расходуют на выявление причин срыва заданий. Контроль — это прежде всего прогнозирование отклонений и своевременное их предупреждение. Не допустить отклонений — вот главная задача совершенной системы менеджмента.

Менеджмент предполагает комплексность в реализации функций  управления. Для эффективности менеджмента  необходимо рассмотреть:  

·  всю сумму функций, составляющих содержание управления, и установить степень соответствия этой суммы целям и задачам, стоящим перед данной конкретной системой управления;

·  комплексность реализации каждой функции по видам деятельности, скоординированность долей функции при их реализации разными исполнителями и трудоемкость выполнения функции с учетом равной напряженности труда;

·  процедуры реализации каждой функции в целях упрощения и совершенствования технологии их выполнения.

 

Анализ эффективности  реализации функции позволит также  более четко определить обязанности  и права работников аппарата управления и на этой основе спроектировать более рациональную систему менеджмента.

Функции являются основой менеджмента. Состав и численность  аппарата управления в целом, равно  как состав и численность работников входящих в него подразделений, определяются функциями управления и составляющими их операциями. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления.  

Деятельность  аппарата управления направлена на то, чтобы объединить в общем потоке управленческого труда все относительно обособленные, хотя и неразрывно связанные управленческие функции. Поэтому важное значение имеет анализ функционального аппарата менеджмента.  

5.Анализ функций управления дает возможность систематизировать знания о динамике, темпах и направлениях развития, причинных связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации. Анализ функций управления — составляющая менеджмента, а результаты анализа — основа для совершенствования существующей системы управления.

Выбор объекта  анализа зависит от задач его проведения. Можно выявить виды работ, тесно взаимосвязанные и в то же время представляющие единую функцию управления, обосновать общесистемную информацию, распределение прав и обязанностей в системе управления. В качестве объекта анализа принимаются функции всей системы, затем проводится общий системный анализ. А при необходимости обоснования специфической информации за объект анализа берут подфункцию (функциональную подсистему), в состав которой входит этот круг работ.  

Анализ отдельных  операций на рабочем месте проводится в тех случаях, когда нужно выделить работы, требующие равной квалификации управленческого персонала.  

Содержание анализа  функций управления состоит: в контроле за ходом их выполнения; оценке соответствия подразделения функциям управления; выявлении резервов распределения функций и их частей между подразделениями, а также прав и обязанностей между работниками управления; разработке мероприятий по использованию резервов.

Многогранность  анализа, необходимость поисков  резервов на всех уровнях управления при выполнении каждой функции требуют строгого распределения ответственности между всеми звеньями в проведении этой аналитической работы. Все подразделения и службы должны вести текущий, оперативный анализ и участвовать в изучении работы по функциям или подфункциям, операциям. Выполнение комплексного анализа закрепляется за определенными службами (подразделениями по организации управления), которые должны координировать работу управленческого аппарата в соответствии с функциями, отвечающими стоящим перед ним целям и задачам.

Исходными данными  для анализа могут быть: результаты анкетного опроса или интервью; наблюдение за ходом управления (фотографии рабочего дня, длительное наблюдение за работой  функционального отдела и т.д.); анализ документооборота; изучение нормативно-инструктивныхматериалов, отчетов о выполнении работ, заключений комиссий, протоколов совещаний, собраний и др.

В процессе анализа  функций управления изучаются:

·  соответствие целей управляемого объекта содержанию работ по функциям управления;

·  содержание работ каждой функции по уровням управления;

·  распределение функций управления по подразделениям;

·  распределение прав и обязанностей между работниками аппарата управления;

·  связи функций управления.

Все это основные направления анализа функций управления. Независимо от объекта, методов и направлений проведения он должен осуществляться в строгой последовательности: составляется программа анализа, проводятся отбор исходных данных и их изучение, обобщаются результаты анализа и даются соответствующие рекомендации.  

Результаты  анализа функций  управления могут быть выражены в виде:

·  функциональной (экономико-организационной) модели управления, которая отражает взаимосвязь функций управления и конкретных исполнителей;

·  функциограммы (функциональной диаграммы), которая показывает, как связаны между собой подразделения в статике;

·  графика выполнения работ (сетевого или календарного), отражающего динамику выполнения работ и их взаимосвязь.

Результатом анализа  могут быть мероприятия, направленные на:

·  отделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;

·  рационализацию связи между работниками и исполнителями;

·  выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;

·  выделение координирующих межфункциональных работ.  

Таким образом, основными направлениями анализа  функций управления являются исследование всей их суммы, которая составляет содержание управления, установление степени ее соответствия целям и задачам, стоящим перед объектом управления, а также совершенствование его организации.

Заключение.

Основными чертами первого этапа становления рыночной экономики в России являются: ваучерная приватизация; формирование предпринимательских структур малого бизнеса; формирование многоукладной экономики; отказ от одномерного мышления и переход к многомерному системному мышлению; создание цивилизованной системы менеджмента.

На этом этапе ощущается большой дефицит  знаний и опыта для внедрения  базирующихся научных методов активизации деятельности рыночных субъектов. Эти методы базируются на принципах экономической свободы и жестокой ответственности, самоорганизации и самоуправления, инновационного динамизма.

Из-за отсутствия необходимых знаний и опыта не всегда удавалось формировать личность культурного собственника, умеющего эффективно хозяйствовать, особенно в промышленности, грамотно реструктурировать т проектировать гибкие и рентабельные структуры системного и функционального менеджмента, тем более что поспешно разрушились старые системы управления, а принципы построения новых еще не были выработаны.