Сущность, роль и функции контроля в управлении

Гражданский контроль осуществляется физическими лицами при их налогообложении  налоговыми органами, при составлении  и подаче налоговых деклараций, а  также при получении средств из бюджета.  

4.Механизм контроля и принципы его осуществления

Существует три типа механизма  контроля, которые классифицируются по временному признаку: предварительный. текущий и заключительный контроль

Задача предварительного контроля - это выявление и предотвращение потенциального источника отклонения цели от намеченной на основе учета  возможных нарушений в технологических  процессах. Наличие программы ремонта оборудования с регулярной проверкой его состояния является типичным примером системы предварительного контроля. В качестве других примеров можно привести правила и кодексы поведения, функционирование системы пожаротушения, тренировки по ликвидации аварий, пожаров, наличие перечня операций по запуску оборудования, методы планирования операций.

Контроль, осуществляемый во время технологического процесса за правильностью его исполнения, называется текущим. Механизм текущего контроля реализуется  через автоматические датчики, счетчики, системы сигнализации разных видов, измерительные приборы и т.д. При  отсутствии данных приборов менеджер был бы вынужден только наблюдать  визуально производственные процессы и сравнивать происходящие события  с их описанием в инструкциях, привлекая для этого и работников подразделения.

Текущий контроль существенно  подкрепляет возможности предварительного и позволяет сократить потери в результате отклонения фактического хода рабочих процессов от запланированных

Цель заключительного  контроля - измерение результатов  производственного процесса после  его окончания и предотвращение последующих ошибок. Примерами заключительного  контроля являются материалы статистической, бухгалтерской отчетности, справки  аудиторов, налоговых инспекторов  оценка количества и качества изготовленной  продукции и т.п.

Эти виды контроля применяются  уже после выполнения производственных задач, и они как минимум направлены на выявление и уточнение нарушений  и ошибок допущенных в самом процессе производства, а в качестве максимальной задачи предлагается разработка планов и программ, предотвращающих подобные нарушения. На основе данного вида контроля можно осуществлять и совершенствование производства.

При заключительном контроле происходит выявление ошибок, что  позволяет менеджеру принимать  оптимальные решения по предотвращению их в последующей работе.

Для эффективной работы механизма  контроля необходимо соблюдение следующих  принципов: адекватность восприятия, своевременность, целесообразность и экономичность, наглядность, гибкость. Эти принципы контроля необходимы на различных работах  в промышленности, офисах, больницах, правительственных учреждениях, банках, торговых предприятиях.

Любой менеджер должен выполнить, контроль выполненных операций, условий  их исполнения, потребностей в сырье  и материалах для подразделения.

Адекватность восприятия. Все стадии контроля - предварительный, текущий, заключительный - должны быть понятны тем, кто проводит его. На высшем уровне менеджмента контроль может быть более обобщенным и  основанным на управленческих информационных системах, математическом моделировании, комплексе схем и графиков, подробных  аналитических докладах.

На высшем уровне контроль должен быть понятен всем менеджерам, применяющим его и имеющим  высокую квалификацию. На уровне подразделения  контроль может быть не очень сложным. Например, менеджер первичного уровня использует краткий отчет на одну страницу. В нем указывает количество произведенной продукции, трудозатраты в человеко-часах за день. Такой  отчет прост, понятен, конкретен.

Если процедура контроля, используемая менеджером, непонятна  или громоздка для работников, он должен её упростить с учетом задач подразделения и доступности  для всех членов коллектива.

Своевременность. Механизм контроля должен выявить отклонения без промедления, и сообщения  о нарушениях должны поступать к  менеджеру сразу же. Очевидно, что  чем быстрее менеджер устранит отклонения, тем быстрее нарушения будут  исправлены.

Всегда необходимо о нарушениях сообщать как можно быстрее, даже если они определены ориентировочно на основе предварительных оценок, неполной информации. Лучше, если менеджер будет знать об ошибках заранее, чем с опозданием, когда уже  ничего нельзя изменить.

Например, предполагается, что  проект размещения конкретного оборудования должен быть увязан с жестким графиком его поступления. Менеджер должен отчитываться ежедневно и еженедельно о  состоянии проекта, о его увязке с графиком. Поэтому, в первую очередь, доджем быть разработан график подачи оборудования и монтажных работ. Потом весь контроль и отчеты менеджера  будут разрабатываться именно по ходу выполнения поставок оборудования и его монтажа в соответствии с графиком работ.

Целесообразность и экономичность. Контроль должен соответствовать по масштабу и затратам средств наблюдаемом и оцениваемому производственному процессу. Сложные информационные системы контроля необходимо использован, на крупных предприятиях, в организациях, но они неуместны в небольших фирмах или ее подразделениях.

Потребность в контроле есть в любом подразделении, но масштабы, размах его должны соответствовать  объемам работы. Нет  необходимости  одинаково   контролировать   небольшую   повседневную работу   и   использование   средств главной инвестиционной программы организации.

Например, старшая медсестра  в больнице обычно уделяет более  значительное внимание поступлению  наркотических средств, чем бинтов. Или в небольшом подразделении, состоящем из трех служащих, неэкономично и нецелесообразно назначить  работника, ответственного за контроль их деятельности. Будет выгоднее и  лучше повысить их ответственность  за исполнение работ на основе самоконтроля, а, возможно, давать поручения каждому  из них по взаимной проверке выполняемых  поручений.

В то же время в большом  подразделении, насчитывающем десятки  или сотни людей и выпускающем  различные детали, штучные изделия  в больших объёмах, целесообразно  иметь инспекторов или специалистов по контролю качеств продукции.

Обычно эта функция  осуществляется на основе индивидуального  подхода с учётом выпускаемой продукций, поэтому число работников, занятых контролем, определяется каждый раз индивидуально. Имеется также много промежуточных стадий, которые должен оценить менеджер и проконтролировать в случае необходимости.

 

5.Этапы процесса контроля

Процесс контроля содержит в себе три последовательных этапа. Первый этап обычно тесно увязан с  планированием и начинается с  установления необходимых параметров (стандартов), которые должны быть достигнуты. Следующий этап должен обеспечивать изменение всех необходимых параметров. Если в результате производственной деятельности не удается достигнуть стандарта, то третий этап применяется  для выполнения необходимой корректировки  действий. Все три этапа необходимо выполнять в определённой последовательности для того, чтобы можно было эффективнее  достичь намеченных показателей.

Стандарты можно определить как единицы измерения или  специальные параметры, с помощью  которых можно сопоставить результаты производственной деятельности. Стандарты  показывают цели, которые следует  достичь, и являются критериями, используемыми  при осуществлении контроля выполнения работ.

Стандарты необходимо установить до начала производства основных работ, услуг, выполняемых конкретными  работниками, и они должны быть ориентированы  на измерение конечного продукта. Может быть установлено много  типов стандартов в зависимости  от сферы деятельности или конечной продукции.

Например, осязаемый, реальный стандарт может быть установлен для  измерения количества произведенной  продукции, её качества, прямых и косвенных  затрат труда, времени изготовления единицы изделия, сверхнормативных расходов, доли рынка и т.д. Гораздо  труднее установить неосязаемые, абстрактные  стандарты в количественном или  стоимостном выражении. Они характеризуют  репутацию компании, моральное состояние  работников, качество ухода за больными в больницах или доме инвалидов.

Чаще всего реальные стандарты, определяемые или исполняемые менеджерами, относят к трудовым операциям  подразделения. Например, в продукции  подразделения стандарты могут  быть представлены в единицах производимых товаров, в трудо-часах на единицу продукции, качестве продукции с точки зрения срока её использования, отклонения образца. В торговом предприятии стандарты могут быть установлены по отношению к числу обслуживаемых покупателей, сумме выручки, количеству жалоб покупателей.

При определении стандартов подразделения менеджеры могут  руководствоваться знаниями исполняемых  работ. Благодаря опыту и наблюдениям  большинство из них имеют хорошее  представление о том сколько времени необходимо потратить на конкретные работы, какие необходимы материалы, какие операции дают возможность достичь наилучший результат, а какие не следует использовать.

Изучая и анализируя предыдущие бюджеты, структуру и объёмы выпущенной продукции, производственную переписку  и документацию, менеджеры должны уметь разрабатывать производственные стандарты по большинству видов  продукции подразделения.

Наиболее тщательный и  систематический подход в определении  стандартов по объёму работ за предстоящий  период должен выполнить инженер-технолог, оценивающий необходимость и  состав рабочих операций в процессе их исследования.

Изучение рабочих операций представляет собой анализ выполнения конкретных работ с целью их улучшения, сокращения, изменения, комбинирования для того, чтобы быстрее, проще  и легче достичь конечного  результата.

Обычно по результатам  исследования создается карта технологического процесса, которая облегчает анализ каждого действия и всех операций, применяемых в процессе труда. После  глубокого, тщательного анализа  трудовых операций и их элементов  инженер-технолог разрабатывает наилучший  метод выполнения конкретной работы.

Как только выявляется лучший метод, исследуются на основе хронометража необходимее затраты времени  на разработанные   трудовые  операции   для   определения   нового стандарта. При определении стандарта, производится по определенной системе отбор конкретных работников для обследования путём хронометража отдельных рабочих операций, их изменения, корректировки и выявления усталости, индивидуальных возможностей и необходимых остановок для отдыха. Когда все эти факторы будут увязаны соответствующим образом, можно будет установить конкретный стандарт.

Хотя этот подход является весьма правильным, все же значительные допуски и здравый смысл учитываются  при установлении стандарта. Трудо-затраты в часах на рабочие операции должны быть исследованы на научной основе, чтобы не было никаких сомнений в их использовании в качестве основы установления оптимальных стандартов. Стандарты, учитывающие затраты времени на рабочие операции, могут помогать ему при распределении производственных заданий работникам. Они также помогают менеджеру в определении возможной стоимости работ и материалов, необходимых для их выполнения.

 

Заключение

В организации менеджмент обеспечивает связанность процессов  между собой.

 Менеджмент имеет несколько  функций, таких, как планирование, организация, регулирование, учет, среди которых контроль занимает не последнее место. На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления.

Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

Равно важной является и  положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке  всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими  словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя  успехи и неудачи организации  и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию  к динамичным требованиям внешней  среды.

Тем не менее, многие менеджеры  на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает эффективность  всей системы управления предприятием или организацией, делает достижение поставленных целей затруднительным. Особенно опасно недооценивать значимость контроля в современных российских условиях.

 

Список использованных источников и литературы.

1. Басовский Л.Е. Менеджмент.-М.: «Новое Знание» 2005.
2. Гончаров В.И. Менеджмент.- Минск: «Мисанта».2003.
3. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента»: Учебное пособие 3е издание. М.: Минск: «Новое издание». 2000.
4. Минон. М., Альберт. М., Хердоури. Ф. Зарубежный экономический учебник «Основы менеджмента» М.: «Дело». 1994.
5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2006. – 720 с.
6. Основы менеджемента // под ред. Радугина А.А. – М.: Центр, 2004