Теоретичне питання

 

Розглянемо, як застосовуються деякі з найбільш важливих критеріїв  ефективності організації.

Економічність характеризує ступінь використання організаційних ресурсів і дає можливість оцінити  результативність системи стосовно витрат. її можна виразити як відношення фактичних витрат, пов'язаних з діяльністю, до їх нормативної або планової величини. Величина фактичних витрат визначається на основі даних бухгалтерського обліку та звітності. Для визначення планової величини витрат можна використовувати прогнозні та експертні оцінки, нормативи. Якщо фактичні витрати не перевищують нормативної величини, можна говорити про економічність діяльності організації.

Дієвість характеризує ступінь досягнення організацією поставлених  цілей. Наприклад, головною метою і  призначенням організаційної системи є забезпечення високої економічної та соціальної ефективності функціонування організації на основі оптимізації взаємодії елементів та підвищення організованості системи. Виміряти дієвість можна шляхом оцінювання ступеня досягнення її основних цілей.

Упорядкованість організаційної діяльності розуміється як ступінь  регламентації та урегульованості  процесів, що здійснюються в організації. В загальному випадку впорядкованість  є проявом організованості системи. Проте саме по собі застосування правил не гарантує високої ефективності. Іноді доцільним є надання більшої свободи дій і самостійності. Крім того, можливі правила, що призводять до зниження ефективності та негативно впливають на продуктивність. Тому впорядкованість організаційної діяльності повинна поєднувати певну свободу в ухваленні рішень з чіткою регламентацією часу виконання окремих робіт і стандартизацією типових ситуацій щодо забезпечення функціонування та вдосконалення організації системи. Для оцінювання впорядкованості організаційної діяльності можна використовувати такі показники: частка організаційних норм та нормативів у загальній кількості нормативної документації; частка типових проектних рішень в кількості ситуацій, що вирішуються; якість процесів комунікацій, джерел інформації та документообігу між учасниками процесу організації; рівень збалансованості функцій організації.

Оперативність характеризує здатність підрозділів організації  швидко виявляти відхилення, що виникають  у процесі діяльності, та вчасно ліквідовувати їх. Оцінювання оперативності передбачає виявлення ефекту організації, що отримується в результаті своєчасного вживання необхідних організаційних заходів та дії на перебіг діяльності організації. Основними вимірниками оперативності організаційної діяльності можуть стати: частка своєчасно обробленої документації в загальному її обсязі; частка порушень, ліквідованих у стислий термін, в їх загальній кількості; рівень виконання організаційних функцій; відносне зниження обсягу продукту організації внаслідок нераціонального використання робочого часу та неритмічної роботи підрозділів. Підвищення оперативності дає змогу уникнути втрат, пов'язаних з порушенням безперервності процесу діяльності, зниженням якості продукту.

При оцінюванні ефективності діяльності системи організації важливо оцінити всі сторони та аспекти ефективності. Це можливо за умови використання зазначених критеріїв і відповідних показників.

1.3 Оцінювання ефективності діяльності організації

Одним із способів оцінювання ефективності організації є метод послідовного порівняння за допомогою стандартних оцінок, коли вимірювання ефективності проводиться шляхом експертного розрахунку значень окремих показників за групами критеріїв і визначення їх відносної значимості за інтервальною шкалою. В узагальненому вигляді схема оцінювання ефективності з використанням цього методу наведена на рис. 1.2.

Так, на першому етапі  цього підходу відбувається ідентифікація  організаційної системи, яка полягає  у виявленні особливостей функціонування організації. На цьому етапі визначаються функції, цілі й організаційні ресурси системи, встановлюються вимоги, що висуваються, і можливості їх задоволення в конкретних умовах.

Другий етап – формування критеріїв і вимірників ефективності – включає визначення основних напрямів оцінювання і критеріїв ефективності. Критерії виступають як необхідна передумова винесення ухвали про рівень ефективності організації, кожний з яких характеризується за допомогою низки показників. Відбір показників здійснюється на основі таких вимог: використовувані вимірники мають фіксувати фактичний рівень ефективності і одночасно враховувати завдання аналізу та управління економічними процесами на основі виявлення різних причинно-наслідкових зв'язків.

Завершальною процедурою формування системи критеріїв є  їх ранжування за ступенем впливу на ефективність організації. Ранжування здійснюється за кількісною шкалою в діапазоні від 0 до 10. Максимальна оцінка надається характеристиці, що має найбільшу перевагу. Якщо позначити оцінку ознаки і у експерта через аіj то відносну увагу показника можна розрахувати за формулою

Рис. 1.2. Алгоритм оцінки ефективності діяльності організації

 

Показник, що має найбільшу  вагу, отримує ранг 1. Для кожного  найбільш важливого критерію розробляється  шкала корисності з інтервалом 0–1,0. Основним призначенням шкали є перетворення різнорідних вимірників у еквівалентні їм бали. Приклад побудови такої шкали подано нарис. 10.3. У нашому випадку 0 означає найнижчий рівень результативності для цього критерію; 0,1 – дуже поганий рівень; 0,2 – поганий рівень; 0,3 – задовільний рівень; 0,5 – хороший рівень; 0,7 – дуже хороший рівень і 1,0 – найвищу результативність.

Рис. 1.3. Шкала корисності для оцінки ефективності організації

 

На третьому етапі – оцінювання ефективності організаційної системи – проводяться розрахунок фактичних значень показників і перетворення одержаних числових оцінок у бали за допомогою шкали корисності. Бальні оцінки використовуються для побудови профілю ефективності, при складанні якого необхідно висловити думку за кожною характеристикою на основі її кількісної оцінки та здійснити порівняння, оперуючи поняттями "добре", "задовільно".

Четвертий етап – аналіз ефективності організації – включає розрахунок резервів зміни ефективності, відносну оцінку значимості критеріїв для підвищення результативності системи, встановлення напрямів її реорганізації.

Резерв зміни ефективності (К_pi) характеризує величину невикористаних можливостей та підвищення за конкретним критерієм і показує необхідність вдосконалення системи в цьому напрямі:

К_Рі = (1 – Б_Фі ·Б_ОПТі)

де Б_Фі – бал, еквівалентний фактичному значенню показника за шкалою корисності; Б_ОПТі – оптимальна бальна оцінка показника. Чим ближче Б_Фі до Б_ОПТі, тим вищий рівень ефективності за заданою характеристикою.

 

Оскільки критерії мають  різну вагу для ефективності, то виникає необхідність у відносній  оцінці їх значимості. Найбільш раціональним підходом до відносної оцінки є синтез показників резерву ефективності і  ваги критерію:

де  – відносна оцінка значимості і-го критерію.

Критерій, що має максимальну  оцінку , визначає "вузьке місце" ефективності. Тому черговість проведення заходів щодо реорганізації системи встановлюється відповідно до значення .

1.4. Оцінювання ефективності організаційних систем

Оцінка ефективності організаційних систем проводиться  з метою вибору найбільш раціонального  варіанта структури або способу  її вдосконалення. Ефективність організаційної структури має оцінюватися на стадії проектування, при аналізі структур управління діючих організацій для планування і здійснення заходів щодо вдосконалення управління. Комплексний набір критеріїв ефективності системи управління формується з урахуванням двох напрямів оцінювання її функціонування:

• за ступенем відповідності  результатів, що досягаються, встановленим цілям організації;

• за ступенем відповідності  процесу функціонування системи  об'єктивним вимогам до його змісту, організації та результатів.

Критерієм ефективності при порівнянні різних варіантів  організаційної структури є можливість найповнішого і стійкішого досягнення кінцевої мети системи управління за менших витрат на її функціонування. Критерієм  ефективності заходів щодо вдосконалення  організаційної структури є можливість повнішого та стабільнішого досягнення встановленої мети або скорочення витрат на управління, ефект від реалізації яких повинен за нормативний термін перевищити виробничі витрати.

Принципове значення для оцінювання ефективності системи управління має вибір бази для порівняння або визначення рівня ефективності, який береться за нормативний. У процесі оцінювання ефективності організаційної структури можуть бути використані такі групи показників:

• що характеризують ефективність системи управління, яка виражається через кінцеві результати діяльності організації та витрати на управління. Як ефект можуть розглядатися: обсяг продукції, що випускається, прибуток, собівартість, капітальні вкладення, якість продукції;

• що характеризують зміст і організацію процесу управління, зокрема безпосередні результати та витрати управлінської праці. Як витрати на управління враховуються поточні витрати на утримання апарату управління, експлуатацію технічних засобів, підготовку і перепідготовку кадрів;

• що характеризують раціональність організаційної структури і її техніко-організаційний рівень. Вони можуть використовуватися  як нормативні при аналізі ефективності проектованих варіантів організаційних структур. До них належать: ланковість системи управління, прийняті норми керованості, рівень централізації функцій управління.

У теорії організації  розроблено кількісні методи вивчення залежності між кінцевим результатом, досягнутим організацією, і продуктивністю апарату управління, яка може визначатися як кількість виробленої організацією кінцевої продукції, що припадає на одного працівника апарату управління. Для цього використовуються такі коефіцієнти.

 

1.  Коефіцієнт ефективності  організаційної структури управління (К_е):

,

де Р_о – кінцевий результат (ефект), одержаний від функціонування організаційної структури управління;

З_у – затрати на управління (фонд оплати праці, витрати на утримання приміщень, придбання та ремонт оргтехніки, приймання та передачу управлінської інформації).

 

1. Коефіцієнт ланковості (K_л):

де П_л.ф – фактична кількість наявної організаційної структури;

    П_л.о – оптимальна кількість ланок організаційної структури.

 

3.  Коефіцієнт територіальної  концентрації (K_т.к ):

де П_р – кількість організацій певного типу в регіоні діяльності досліджуваної

     організації;

    П – площа регіону.

 

4.  Коефіцієнт дублювання  функцій (К_д):

де K_о.з – кількість робіт, закріплених за декількома підрозділами;

    К_н – нормативна кількість робіт.

 

5.  Коефіцієнт надійності  системи управління (К_с):

де К_нер – кількість нереалізованих рішень;

    К_заг – загальна кількість рішень, прийнятих у підрозділі.

 

6. Ступінь централізації  функцій (K_ц):

де Р_ф.ц – кількість прийнятих рішень при виконанні цієї функції на верхніх рівнях

     управління;

    Р_ф – загальна кількість прийнятих рішень на всіх рівнях управління.

 

7. Коефіцієнт ефективності  використання інформації*( К_е.і):

де  І_е.в – кількість випадків ефективного використання документу:

     І_вхід – інформація на вході.

 

Вся робота щодо проектування організаційних структур управління припускає  ухвалення нестандартних організаційних рішень з урахуванням зовнішнього і внутрішнього середовища.