Управление временем

18 ноября 2012 года.

19 ноября 2012 года

Как видно  из этих двух таблиц, деятельность организации  начинается ежедневно в 9 часов утра проверкой присутствия сотрудников  и заканчивается в 19 часов вечера совещанием. Среднее время работы руководителя составляет 10 часов 55 минут, или 655 минут. Однако считается, что  нормальный режим работы составляет 8 часов или 480 минут, что и оговорено  как максимальное рабочее время  в трудовом законодательстве России. Следовательно, руководителю для качественной работы необходимо дополнительное время, что говорит о желательности  рационального использования времени. Из этого графика работы также  можно сделать вывод, что руководитель данной организации является человеком, который если и расходует время  непроизводительно, то не большую его  часть, который также применяет  планирование своей деятельности, так  как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.

Проанализируем  график его работы.

Во-первых в глаза сразу бросается то, что он в течение нескольких раз в день контролирует деятельность своих работников, то есть предварительно проверяет их присутствие на рабочем месте, их работу в течение рабочего дня и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема заказа. Это время в сумме занимает 35 минут в первый день и 55 минут во второй день, то есть 45 минут в день, что составляет около 7 процентов времени, которое руководитель проводит на работе. Время не выходит за рамки, в которых оно не сильно влияет на загруженность руководителя, при этом он получает информацию, которая будет необходима при совершенствовании структуры организации и производственных процессов и принятия управленческих решений.

Во-вторых работа с корреспонденцией. Она занимает в среднем 7 процентов рабочего времени менеджера (45 минут). Менеджер получает мало корреспонденции, однако большое количество различных подписных изданий коммерческого характера, в том числе и посредством сети интернет, то есть работа с корреспонденцией, газетами и журналами является для руководителя источником деловой информации. Это время также вполне удачно распределено руководителем, так как он получает свежую информацию утром в самом начале работы и отправляет корреспонденцию, тоже утром, не оставляя ее «на потом». При этом время, затраченное на этот процесс незначительно, менее 10 % от общего рабочего времени.

В-третьих, определенное время занимает отдых, послеобеденный, текущий и после  каких-либо определенных действий, например, поездок. Время отдыха составило  в первый день 55 минут (8% рабочего времени), во второй день 25 минут (4% рабочего времени), то есть время отдыха также было незначительным.

Совещания, общие и с отдельными сотрудниками составили за 2 дня 125 минут или 62,5 минуты в сутки, что составляет 9,5% общего рабочего времени. Учитывая, что  организация молодая, вполне логично  то, что руководитель для анализа, координации и руководства фирмой будет созывать длительные совещания  или часто вызывать к себе сотрудников  для совместного поиска решения  каких-либо проблем. Следует заметить, что данные совещания не занимают много времени, менее 10% от длительности рабочего дня.

Одним из самых длительных процессов, осуществляемых руководителем является процесс изучения различных бумаг. Этот процесс является источником информации для руководителя, способом работы с ней (анализ, синтез, разработка идей и отражение их в письменном виде для последующей работы в том числе и на совещаниях) и в то же самое время он является одним из способов экономии времени. Работа с бумагами заняла столько времени: первый день – 195 минут (30% времени), второй день 185 минут (28% времени). Работа с бумагами – процесс очень емкий в части временных затрат.

Еще один растянутый во времени процесс –  это различного рода поездки руководителя. Если в первый день на это было затрачено 145 минут (22% времени), то во второй уже 245 минут (37% времени), что связано с  тем, что именно 18 ноября был заключен договор на поставку сырья фирме «Знатные продукты», а также необходимостью осуществить закупки офисных принадлежностей.

«Воры времени» были представлены распространителями, которые заняли 30 (5% времени) минут  и беседой с секретарем, длившейся 25 минут (4% времени). Однако они не имеют  значительного влияния на рабочее  время руководителя.

Телефонные  звонки руководителю довольно малочисленны и в большинстве случаев секретарь или сотрудник, принимающий заказы, самостоятельно отвечают на них.

Для того, чтобы рассмотреть возможность  применения управления временем относительно данного руководителя и данной организации  следует поставить цели, которые  буду стоят перед тайм-менеджментом. Из анализа рабочего дня руководителя сразу видно, что рабочий день у него превышает желательные 8 часов и составляет 11 часов 55 минут. Главной целью на мой взгляд следует поставить сокращение рабочего дня до 8 часов. Это даст возможность руководителю иметь большее время для отдыха и жизни вне рабочего места. Также следует поставить целью оптимизацию рабочего дня с учетом того правила, что не следует планировать более 60% своего рабочего времени.

Первый  метод тайм-менеджмента, который следует применить в данном случае – это передача части своих обязанностей своим подчиненным. К этим обязанностям могут относится такие как сортировка почты (первичная работа с корреспонденцией), частично работа с бумагами (с документами, которые могут быть заполнены и обработаны сотрудниками, при этом необходим контроль за их заполнением), также возможна передача таких функций как доставка партий сырья, которые доставляются за собственный счет и поездки для изучения возможности поставок сырья, если для этого не требуется присутствия менеджера. Работу с персоналом, наблюдение и анализ работы сотрудников также можно поручить какому-либо сотруднику. Однако тут может возникнуть проблема нехватки персонала. Действительно, фирма «Знатные продукты» - новое предприятие и в целях экономии средств в штатном расписании не предусмотрены должности для организации закупок ресурсов и работы с персоналом. Однако со временем в случае расширения фирмы вопрос о введении этих должностей обязательно встанет и почти наверняка он будет решен положительно. К тому же при отсутствии этих должностей функции работы с персоналом могут быть переданы начальнику цеха при соответствующем стимулировании его деятельности и после необходимого обучения. На мой взгляд, подобная передача должностных обязанностей может освободить более часа времени руководителя, из них 45 минут будет занимать наблюдение за работой персонала, более 15 минут в день – работа с документами.

Дальнейшее  сокращение рабочего дня может происходить  за счет оптимизации графика работы. Оптимальный рабочий день составляет 480 минут, а 60% от этого времени – 290 минут или 4 часа 40 минут. Остальное  время следует оставить незапланированным.

К обязательным мероприятиям в рабочем  графике руководителя следует относить:  Подготовку и проведение совещаний (около 75 минут), работу с корреспонденцией и почтой (более 30 минут при передаче сортировки подчиненным), обед  (около 20 минут), отдых (около 40 минут в день), изучение и работа с бумагами (более 175 минут). Иные дела могут быть переданы другим сотрудникам или могут быть сделаны в оставшиеся 40% времени. Эти дела также не могут быть внесены в рабочий график менеджера, так как они не возникают периодически (например, поездка с целью подписания договора на поставку сырья), а могут появится в любой момент времени. Наиболее благоприятным на мой взгляд будет являться такой распорядок дня, при котором работа с корреспонденцией будет запланирована на утро, проведение совещаний на вечер, а обед – на обеденное время. Отдых желателен послеобеденный, а текущий отдых и работу с бумагами наилучшим для себя образом может соотнести со временем только сам руководитель.

Если  учесть все вышеуказанные затраты  времени как запланированные  в 8-часовой рабочий день, то получится, что они составляют 71 % от этого  рабочего дня вместо 60 % рекомендуемых. Для того, чтобы исправить эту ситуацию есть только 1 выход – это руководителю научится более быстро работать с бумагами. Возможно, для этого потребуется посещение различных специальных тренингов и курсов, однако это может дать значительных эффект экономии времени. Также руководителю следует заниматься борьбой с различными ворами времени. В данном случае следует запретить секретарю пускать к руководителю лиц, которые могут помещать ему работать. Беседа же с секретарем проводилась во время отдыха руководителя, однако возможно, что во время работы секретаря, что возможно мешало ему выполнять свои обязанности, следует обратить внимание на это.

Для самомотивации можно предложить руководителю использовать «пинарик», идея которого распространяется в настоящее время благодаря небезызвестному Глебу Архангельскому. Это даст стимул для самостоятельного поиска возможностей более рационального использования рабочего времени, так как единственным человеком, который может действительно максимально возможно сократить свои непроизводительные затраты времени руководителя – это только сам руководитель.

В целом  же можно сказать, что у руководителя фирмы «Знатные продукты» довольно хорошо продуманный рабочий день и довольно трудно давать ему какие-либо советы и рекомендации, которые значительно рационализировали его свободное время.