Ведение переговорного процесса

Глава I

  Общая характеристика переговорного процесса

  1.1 Основные понятия, пути решения, функции 

     Переговоры  – это вид совместной с партнером  деятельности, как правило, направленной на решение проблемы.

     Переговорный  процесс - специфический вид совместной деятельности. Ее особенность заключается в том, что цели и интересы, а тем более позиции сторон не совпадают. Специфика состоит также в том, что на переговорах каждый оппонент тесно контактирует с другим, и вынужден считаться с его действиями.

     Он  всегда предполагает, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично – расходятся. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении наблюдаются в наиболее явном виде конкуренция, состязание, противоборство, конфронтация.

     В наше время, в бизнесе, все чаще приходится прибегать к переговорам: ведь конфликт является, образно говоря, развивающейся индустрией. Каждый человек хочет участвовать в принятии решений, которые его затрагивают; все меньше и меньше людей соглашаются с навязанными кем-то решениями. Хотя переговоры происходят в бизнесе  часто, вести их как следует нелегко. Люди оказываются перед дилеммой. Они видят лишь два стиля ведения переговоров – мягкий или жесткий. Жесткий стиль предполагает стремление твердо придерживаться выбранной позиции с возможными минимальными уступками, мягкий – ориентирован на ведение переговоров через взаимные уступки ради достижения соглашения. В ходе торга выбор одной из сторон мягкого стиля делает ее позицию уязвимой для приверженца жесткого стиля, а итог переговоров – менее выгодным. Однако, с одной стороны, реализация каждой из сторон жесткого стиля может привести к срыву переговоров (и тогда интересы участников вообще не будут удовлетворены).[1, с. 22].

     Есть  третий путь ведения переговоров, предусматривающий  позицию, основанную не на слабости или  твердости, а скорее объединяющий и  то и другое.

     Метод означает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает мягкий подход к отношениям между участниками переговоров. Он не прибегает к трюкам и не использует фактор положения. Принципиальные переговоры показывают, как достичь того, что вам полагается по праву, и остаться при этом в рамках приличий. Этот метод дает вам возможность быть справедливым, одновременно предохраняя от тех, кто мог бы воспользоваться вашей честностью. Метод принципиальных переговоров входит постепенно и в нашу жизнь, соседствуя с остальными методами и постепенно вытесняя их.

     Переговоры нужны для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Однако переговоры порой используются и с другими целями. В этом смысле переговоры могут выполнять разные функции, что необходимо учитывать, общаясь с партнером. Например, стороны заинтересованы в обмене взглядами, точками зрения, но не готовы по каким-либо причинам на совместные действия или решения, считая их, невыгодными или преждевременными. В этом случае функция переговоров будет информационная. В общем, это еще и не переговоры, а скорее предварительные переговоры.

     Близкой к информационной является функция, связанная с налаживанием новых  связей и отношений – коммуникативная. Здесь основная задача также заключается в обмене точками зрения и информацией. Поэтому можно говорить о единой информационно-коммуникативной функции. Независимо от характера, типа и т.д. конкретных переговоров эта функция обязательно в той или иной степени присутствует на любых переговорах. [3, с. 41].

     В переговорной практике возможны и такие  ситуации, когда одна из сторон (или  несколько) идут на переговоры, не собираясь  фактически не только ничего решать, но и даже обмениваться мнениями. Например, переговоры той или иной стороне  нужны лишь для отвлечения внимания партнера. Так, если речь идет о торговых переговорах, то один из участников может начать их только для того, чтобы заинтересовать другое, более выгодное, по его представлениям, лицо.

     Часто на практике тот факт, что переговоры предполагают совместную деятельность участников со смешанными интересами, просто игнорируется, особенно если стороны не обладают достаточным опытом их ведения и ведут себя так, как будто партнера не существует, ориентируясь только на свои интересы и пытаясь только их реализовать на переговорах.

     Следствием  того, что переговоры представляют собой совместную деятельность, является необходимость учитывать не только интересы партнера, но и его видение  проблемы, его отношение к переговорам  и многое другое. Иными словами, встает задача правильно составить представление о противоположной стороне. Это представление формируется еще до начала непосредственно переговорного процесса и уточняется в ходе ведения переговоров. Но даже когда стороны пришли к решению и переговоры формально закончились, взаимодействие продолжается. Оно связано с выполнением достигнутых договоренностей. На этой ступени формируется представление о надежности партнера, о том, насколько строго он следует подписанным им документам.[9, с. 267]

     Таким образом, переговоры – это вид совместной партнерской деятельности, направленный на обоюдно выгодное решение проблемы, могут быть жесткими и мягкими, в зависимости от того, какую цель ставят перед собой их участники, выполнять информационную или же коммуникативную функцию.

     Глава II

       Техника успешного ведения деловых  переговоров в бизнесе

     2.1 Этапы переговорного процесса, их  характеристика 

В процессе переговоров можно выделить три основных этапа:

1. подготовка к переговорам,
2. процесс их ведения,
3. анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

Теперь  рассмотрим каждый этап:

1. Подготовка  к переговорам

     Чтобы достичь успеха на переговорах, необходима тщательная, как долгосрочная, так  и краткосрочная (непосредственно  перед тем как сесть за стол переговоров), подготовка. Тщательная подготовка к переговорам – это залог их успешного проведения. Зачастую люди испытывают соблазн идти по пути наименьшего сопротивления и экономят время и силы на подготовке к переговорам. Представьте себе простую жизненную ситуацию: оказавшись в незнакомом городе, вы решили добраться куда-либо на такси. Велика вероятность того, что доставят вас на место, выбрав самый длинный и дорогой маршрут. Если такое произойдет, значит, вы заплатили за то, что не подготовились к данной ситуации. Даже этот простой пример демонстрирует важность подготовительной работы, в условиях же деловых переговоров она является совершенно необходимой.

     Подготовительный  период может начаться задолго до фактического начала переговоров и  включает два основных аспекта: организационный и содержательный.

     Вне зависимости от темы предстоящих  переговоров в ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд  вопросов процедурного характера. Прежде всего, необходимо осуществить выбор места и времени встречи. Здесь могут быть реализованы различные варианты. [7,с.107]

     Где предпочтительнее проводить переговоры – в своем офисе или на территории оппонента? Каждый из этих вариантов  имеет свои преимущества. Если встреча  происходит на вашей территории то плюсы таковы:

• всегда можно посоветоваться с партнерами или лицом, поручившим вести переговоры, и если нужно – заручиться одобрением и поддержкой;
• оппонент не имеет возможности по собственной инициативе свернуть переговоры и уйти, что ему было бы нетрудно сделать при нахождении на своей территории;
• вы можете заниматься и другими делами, а также будете окружены привычными удобствами;
• психологическое преимущество – на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему;
• это экономит время и деньги на дорогу;
• вы можете так организовать пространственную среду, чтобы эффективно использовать возможности невербальной информации. [7,с.111]

     Перед встречей необходимо подготовить помещение: на столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должны быть заперты, на столе должны лежать блокноты, карандаши, сигареты, спички, пепельницы, стоять вода, фужеры. Не следует ставить на стол бутерброды, фрукты, конфеты, так как люди собираются не закусывать, а работать. Бутерброды, чай (или кофе), фрукты и т.д. подают в том случае, если беседа длится в течение многих часов.

     Если  встреча проводится как гостевая (первый или прощальный визит), то можно  предложить гостям чашку кофе или  чая. В редких и особо торжественных  случаях, в частности, когда люди хорошо и долго знают друг друга, можно предложить к кофе небольшую рюмку коньяка или ликера.

     Если  вы поставили на стол пепельницу, это  является сигналом, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.

     Комната для переговоров должна иметь  надлежащий вид. В ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья и кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь  неблаговидный пейзаж.

     Встречать прибывших иностранных гостей у  входа в ваше здание следует не руководителю фирмы, а кому-нибудь из сотрудников, лучше симпатичной  и приветливой девушке. Она должна проводить гостей в офис, предложить снять пальто, удобно расположиться.

     «На чужом поле» проведение переговоров также имеет преимущества:

• вы можете сосредоточиться исключительно на переговорах, тогда как «в родных стенах» слишком многое отвлекает;
• можно придержать информацию, сославшись на то, что у вас ее нет с собой;
• существует возможность перешагнуть «через голову» оппонента и обратиться непосредственно к его шефу;
• бремя организационных вопросов ложится на оппонента;
• находясь на территории партнера и анализируя его окружение, вы легко определите его психологический тип, и это даст возможность для выбора наиболее эффективного сценария взаимодействия с ним.

Возможен  и выбор нейтральной территории.

     При определении времени начала переговоров  обычно исходят из их продолжительности: если переговоры длятся 1,5 – 2 часа, то они, как правило, назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00 – 17.30.

     Определение повестки дня – не менее важная составляющая подготовки к переговорам. Повестка дня выступает неким инструментом для регулирования хода переговоров. В процессе ее составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений оппонентов. Разработка повестки дня может превратиться в непростую проблему. Однако она вносит ясность в процедуру проведения заседаний, что особенно важно при наличии целого ряда проблем и в ситуациях многосторонних переговоров.

     Организационная сторона подготовительного периода связана и с решением такой задачи, как формирование состава участников переговоров.

     При подготовке к переговорам важно  решить вопрос о полномочиях того, кто в них участвует. Это должен быть человек, способный на уровне высокой  компетентности по предмету переговоров успешно провести стратегическую линию фирмы и решить оперативные проблемы. В зависимости от степени важности переговоров, их сложности и сроков  в них от фирмы участвует один человек или команда. Создавая команду, привлекайте людей, способных к коммуникативному взаимодействию, слаженности в работе, во имя достижения общей цели. Иногда возникает необходимость включить в команду специалиста по связям с общественностью. В любом случае нужно помнить, что если у вашего оппонента (особенно в политике) большая команда, полезно обеспечить баланс один к одному.

     В ходе подготовительного периода  стороны обязательно решают ряд  задач, которые и составляют собственно подготовку к предстоящим переговорам:

1. анализ проблемы и интересов сторон;
2. оценка возможных альтернатив переговорному соглашению;
3. определение переговорной позиции;
4. разработка различных вариантов решения проблемы и формулирование соответствующих предложений;
5. подготовка необходимых документов и материалов.

1. Важнейшая составляющая содержательной стороны подготовительной работы – анализ проблемы и интересов сторон. Ни один хороший боксер не выйдет на ринг, не изучив сильные и слабые стороны будущего противника, его любимые приемы и специфику стиля. Будущие переговоры могут увенчаться успехом лишь в том случае, если стороны досконально проанализируют ситуацию и соберут необходимую информацию. Пренебрежение такого рода действиями может значительно ослабить позиции той или иной стороны, привести к срыву переговоров или заключению невыгодной для кого-либо из участников сделки.