МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ИНСТИТУТ МАШИНОСТРОЕНИЯ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине Организационное поведение

на тему:

Влияние информационных технологий на систему коммуникаций в организации 
 
 
 
 
 

Выполнил  студент группы 2804

Комаров С.И. _________________

Руководитель:

доц. Редькина М.В. _____________

Оценка: ______________________ 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2011

 

Оглавление 

 

Введение

     Коммуникация  является важнейшим аспектом нашей  жизни. Возможность передать непростые  по содержанию сообщения позволяет  организовать работу: решить, что должно быть сделано, распределить работу между  людьми, обсудить как следует ее выполнять и как разделить блага, полученные в результате такого сотрудничества. Таким образом, коммуникации позволяют создавать организации и использовать их для создания стоимости – заниматься бизнесом. Неудивительно, что знание коммуникации и умение эффективно ее осуществлять необходимы для успешного управленца.

     Коммуникация  должна мотивировать людей действовать  определенным образом. Умелое управление – это не только знание своего бизнеса, но и умение принимать правильные решения, вдохновлять людей, мотивировать их, способность продвигать идеи и выполнять роль лидера. По большей части все эти навыки связаны с умением устанавливать коммуникацию.

     Для эффективной коммуникации необходимо понимать данный процесс на нескольких уровнях. Коммуникация – это не просто передача информации, она должна оказывать влияние. Коммуникация эффективна только тогда, когда она приводит к принятию правильных решений и, в результате, к выбору правильного курса действий. Люди не могут принять правильное решение, если у них нет информации. Коммуникация является средством получения и передачи информации, а также служит для указания, какая информация требуется, чтобы принять правильное решение.

     Целью курсовой работы является исследование коммуникативных особенностей управления организации. 
 
 

     В курсовой работе для выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

-рассмотреть коммуникации как важнейший элемент управления: значение коммуникаций, виды коммуникаций, а также коммуникационный процесс и его элементы;

-проанализировать направления совершенствования организационных коммуникаций;

-изучить факторы, препятствующие развитию эффективной коммуникации и рассмотреть возможные пути повышения их эффективности.

     Объектом  исследования являются коммуникации в  организации.

 

     

1. Понятие и сущность коммуникации

1.1 Коммуникации - понятие,  виды

 

     Коммуникация (лат.communicatio), буквально означающее "общее" или "разделяемое всеми". В практическом плане - это процесс  обмена идеями и информацией между  двумя и более людьми, ведущий  к взаимному пониманию.

     Цели коммуникаций:

     Обеспечение эффективного обмена информацией между  субъектами и объектами управления.

     Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

     Создание  информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

     Регулирование и рационализация информационных потоков.

     Коммуникации  подразделяются на следующие виды:

межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

     коммуникации  на основе письменного обмена информацией.

     Межличностные коммуникации в свою очередь делятся  на:

     формальные  или официальные. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации  и осуществляются по формальным каналам;

     неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

     Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т.д.

     Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

     вертикальные, когда информация перемещается с  одного уровня иерархии на другой;

     горизонтальные  между различными подразделениями, предназначающиеся для координации  деятельности различных подразделений.

     Вертикальные  коммуникации в свою очередь подразделяются на:

     восходящие, когда информация передается снизу  вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для  оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

     нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип  коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

     Межличностные коммуникации делят также на:

     вербальные (словесные) и невербальные.

1.2 Внутренние коммуникации

 

     Внутренние  коммуникации - это любые коммуникации внутри организации. Они могут быть устными или письменными, непосредственными  или виртуальными, личными или  групповыми. Эффективные внутренние коммуникации всех направлений - сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали - это одна из основных задач любой организации. Хорошая внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность работников

     Коммуникацию  часто определяют как обмен информацией. Это всегда диалог. Диалог, в котором может участвовать большое количество людей. В структуре организации требование двусторонней коммуникации означает способность менеджмента прислушиваться к работникам, и верно интерпретировать передаваемые им сообщения. Это позволяет определить сильные и слабые стороны производственного процесса, и соответственно корректировать управленческие решения.

     Внутреннюю  коммуникацию нельзя однажды установить и забыть об этом. Процесс должен постоянно поддерживаться и изменяться в соответствии с развитием компании. Методы налаживания внутренних коммуникаций разрабатываются все более детально, в зависимости от разных групп интересов, которые существуют в компании, и особенностей построения их взаимодействия, пересечения сфер деятельности.

     Во  внутренних коммуникациях важны  суть, каналы и даже форма информации. Форма очень сильно влияет на сообщение, один и тот же факт можно сообщить так, что он будет воспринят в  негативном или позитивном ключе, оставит  людей равнодушными или, напротив, вызовет интерес. Если компания вкладывает огромные средства и применяет самые передовые технологии для того, чтобы обеспечить себе PR - то есть отношения с общественностью - то она должна столь же внимательно относиться и к внутренним отношениям. Самое сложное - найти нужный баланс между коммуникацией «сверху вниз» и «снизу вверх», чтобы демократичность и восприимчивость менеджмента к новым идеям не влияла на исполнительность и дисциплинированность сотрудников.

     Признаки  хорошей внутренней коммуникации [6, С.186]:

     - Информативность - это должен  быть не просто набор слов, а что-то, что как-то повлияет  на работу.

     - Ясность - сообщение должно быть  составлено с учетом восприятия  тех, кому оно предназначено.

     - Своевременность. Сотрудники должны  получать необходимую информацию раньше, чем она выходит за пределы фирмы и предоставляется клиентам, партнерам, конкурентам.

     - Независимость и беспристрастность  - любая ложь или недосказанность  все равно рано или поздно  вскроются.

     - Лаконичность.

     Те, кто занимаются установлением внутренних коммуникаций, должны обладать следующими качествами:

     - Открытость - что подразумевает умение  говорить с любой аудиторией  и выслушать любое предложение.

     - Честность.

     - Способность к диалогу.

     Фактически, отдел внутренних коммуникаций становится модератором взаимодействий между руководством и сотрудниками. Он отвечает за поддержание в рабочем состоянии определенного количества каналов коммуникации, например, таких, как:

     - внутренний веб-сайт (интранет);

     - регулярные собрания - в том числе:

     -- неформальные встречи, на которых  работники могут поговорить с  начальством напрямую;

     - виртуальные собрания 

     - конференции;

     - корпоративная пресса и непериодические  печатные материалы;

     - внутренняя email-рассылка;

     - доски объявлений.

     Чтобы установить коммуникацию с работниками, руководство использует разные подходы.

1.3 Внешние коммуникации

 

 

     Любая компания не может жить без внешних  коммуникаций. Времена, когда достаточно было только производить хороший  товар или услугу и тут же их продавать, безвозвратно «канули в лету». Потребителю уже не достаточно знать, что у компании нужный ему товар. Потребитель подсознательно ждет, чтобы его удивили, угадали его потребности, развеселили, вдохновили и порадовали. И для этого есть масса инструментов, которые позволяют не только донести от компании до общественности совокупность нужных «сообщений», чтобы люди «понимали» компанию и ее продукт, но и сформировать особое отношение к ней.

     Внешние коммуникации - коммуникации между  организацией и внешней средой. Факторы  внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

     Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

     Во  внешних коммуникациях можно  рассматривать типы коммуникаций [10, С.703]:

     B2B - то есть «бизнес для бизнеса». Это понятие характеризует, кто является источником, а кто адресатом какой-либо информации, товаров или услуг. Как правило, при этом имеется в виду деловое взаимодействие. Отличие от обычного бизнеса состоит в том, что здесь в качестве потребителя или клиента выступает другой бизнес, а не обычный потребитель.