Внешняя и внутренная среда организации

Технология

Технология  является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить  и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Анализ  технологической компоненты позволяет  своевременно увидеть те возможности, которые развитие науки и техники  открывает для производства новой  продукции, для усовершенствования производимой продукции и для  модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Прогресс науки  и техники несёт в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирмы. Технологические  нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать  и продавать, на скорость устаревшего  продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители  от организации.

Скорость  изменения технологий в последние  десятилетия очень высокая и  исследователи утверждают, что данная тенденция сохраниться. Организации, имеющие дело непосредственно с  технологией высокого уровня, наукоёмкие предприятия, должны быть в состоянии  быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения. Чтобы  сохранить конкурентоспособность, все организации вынуждены идти в ногу с теми разработками, от которых  зависит эффективность их деятельности.

Состояние экономики

Руководство должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие  изменения состояния экономики. Оно также может решить сделать  займ поскольку при наступлении  сроков платежей деньги будут стоять дешевле и тем самым будут  частично скомпенсированы потери от выплаты процентов. Если же прогнозируются экономический спад, организация  может предпочесть путь уменьшения запасов готовой продукции, поскольку  могут появиться трудности её сбыта, сократить часть работников или отложить до лучших времён планы  расширения производства.

Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд, что обусловлено  тем, что федеральное правительство часто пытается сгладить последствия ухудшения экономической обстановки, регулируя налоги, денежную массу и ставку процента.

 Социокультурные факторы

Любая организация  функционирует, по меньшей мере, в  одной культурной среде. Поэтому  социокультурные факторы, в числе  которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию. Социокультурные факторы  влияют также на продукцию или  услуги, являющиеся результатом деятельности компании.

Политические факторы

Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них – настроения администрации  и законодательных органов в  отношении бизнеса. Тесно увязанные  с социокультурными тенденциями, эти  настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение  доходов, установление налоговых льгот  или льготных пошлин, стандарты на безопасность, стандарты на чистоту  окружающей среды, контроль цен и  заработной платы, соотношение силы трудящихся и управляющих фирмой.

Большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки сбыта в  других странах, имеют фактор политической стабильности. В стране-хозяине для  иностранного инвестора или для  экспорта продукции политические изменения  могут привести к ограничению  прав собственности для иностранцев  или установлению специальных пошлин на импорт. С другой стороны, политика может измениться в сторону, благоприятную  для инвесторов, когда возникает  потребность в притоке капитала из-за рубежа. Установление дипломатических  отношений может открыть путь на новые рынки.

Внутренний  рынок находится под влиянием политических событий и решений, аналогично этому политические факторы  могут сказываться на операциях  в сфере международного бизнеса. Социальная напряженность может  нарушать процесс производства или  ограничивать сбыт, если волнения направлены против находящегося в иностранном владении завода или вида продукции.

Отношения с местным населением

Почти для  всех организаций преобладающее  отношение к ней местной общины, в которой та или иная организация  функционирует, имеет первостепенное значение как фактор среды косвенного воздействия.

Почти в  каждой общине существуют конкретные законы и установки по отношению  к бизнесу, определяющие, где можно  развернуть деятельность ого или  иного предприятия. В некоторых  общинах политических климат благоприятствует  бизнесу, составляющему основу притока  средств местного бюджета от налогообложения. В других местах владельцы собственности  предпочитают взять на себя большую  долю расходов муниципальных органов  либо с целью привлечения новых  предприятий в данную общину, либо для оказания помощи предприятиям в  предотвращении загрязнения среды  и в решении других проблем, которые  может порождать бизнес вместе с  создаваемыми им новыми рабочими местами.

Факторы международной среды

Чтобы приспособить свои услуги и продукцию к характеристикам  того или иного международного окружения, руководители организации должны научиться  понимать факторы каждой международной  среды, так как если они полагают, что среда другой страны аналогична внутренней, велика опасность ошибочных  посылок и решений.

2. Внутренняя среда организации

Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической  и производственно сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда организации  является источником её жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации  функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все  производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и  другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и  сферы деятельности. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации  в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Основные переменные в организации, требующие внимания руководства:

1. Цели. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, что чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели – конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. У организации могут быть разнообразные цели. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

2. Структура. Структура организации – логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. 

Существует  две основных концепции, имеющих  отношение к структуре:

- Специализированное разделение  труда – закрепление данной работы за специалистами, то есть теми, кто способен  выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми, - сверху вниз, до самого первого уровня организации – во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами.

- Объем управления. Вертикальное разделение труда, тот есть отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной  групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля – важный аспект организационной культуры.

3. Задачи. Формирование задач является одним из направлений разделения труда в организации. Задача – предписанная работа, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе  решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи  организации делятся на три категории: работа с людьми, предметами (сырьем, инструментами), информацией.

Технология. Технология – средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги; это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Люди. Существуют три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Способности. Индивидуальные способности – область, в которой люди различаются наиболее наглядно. Организации почти всегда пытаются воспользоваться различными способностями при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник.

Предрасположенность, одаренность тесно связаны со способностью. Предрасположенность – имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Являясь результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, предрасположенность, одаренность становятся талантом, открывающимся в определенной области. Предрасположенность в определенной области обычно облегчает приобретение способности эффективно выполнять конкретную деятельность. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, понесенные в связи с его обучением, будут потрачены впустую.

Потребности. Потребность – внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. Многие люди имеют потребность к власти и влиянию, но это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены их базисные потребности. Если они не удовлетворены, человек бессознательно будет стремиться к их удовлетворению. Организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Ожидания. Люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них. Если люди не ожидают, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей, они не будут работать эффективно.

Восприятие сильно влияет на ожидания и на все остальные аспекты поведения. Восприятие -  интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений; оно определяет что такое реальность для конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее. Восприятие определяет – испытывает ли человек потребность и каковы его ожидания в данной ситуации.

Отношение. Точка зрения. Отношения формируют необъективное восприятие окружающей среды, влияют на поведение. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменения условий и продолжительности работы, стимулировании труда.

Ценности – общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо. Ценность предполагает объективное  ранжирование по важности, качеству или по признанию чего-то благом. Приобретаются посредством обучения. Конкретные ценности руководителей, в особенности высшего звена, часто ощущаются во всей организации и отражаются в ее целях и политике. Каждая организация сознательно или несознательно устанавливает свою собственную систему ценностей, которая составляет впоследствии  организационную культуру или нравственный облик организации.

Влияние среды на личность и поведение. Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведения, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде. Руководители должны совершенствовать свои способности и направлять поведение работников таким образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт.

Рабочая среда – совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью  процесса управления модифицированы и  приспособлены к потребностям организации. Число включенных сюда факторов, бесконечные  потенциальные  варианты каждой переменной и то обстоятельство, что все эти  факторы взаимосвязаны и меняются во времени, делают рабочую среду  в организации чрезвычайно сложной.