Сравнительный анализ комплексных систем автоматизации – Невский портье и Интеротель

     Очевидно, что система  «Невский портье» весьма функциональна  и удобна для использования, как  в больших гостиничных комплексах, так и в гостиницах с небольшим  номерным фондом.  Целесообразно  рассмотреть подробнее возможности  данной системы.

История создания  системы  «Невский портье»     

     Универсальная компьютерная система для автоматизации  гостиниц, пансионатов и санаториев "Невский портье" разработана  в г.Санкт-Петербурге в 2001г. При создании системы был обобщен многолетний  опыт работы авторов по развитию и  внедрению гостиничной системы "Актис - отель" (первая версия которой была создана еще в 1989 году и первоначально  называлась Actis SHS), а также учтены пожелания персонала гостиниц, в  которых на протяжении многих лет  успешно эксплуатируется эта  система - "Актис - отель" до настоящего времени стабильно работает в  гостиницах и пансионатах, она сопровождается и модифицируется в соответствии с запросами клиентов, легко вписывается  в технологию работы с гостем, устойчиво  работает, проста в сопровождении  и хорошо принимается персоналом гостиниц.  

     Основные  принципы, которые были заложены в  основу системы "Актис - отель" - это  высокая надежность при круглосуточной работе, сохранность информации и  возможность ее восстановления при  любых сбоях, полнота охвата функциональных обязанностей служб, связанных с  размещением гостей, простота освоения и эксплуатации, защита от некорректных действий оператора, эффективный контроль за решениями, принимаемыми персоналом.

     Эти же качества авторы постарались сохранить  и в своей новой разработке, названной ими "Невский портье".

     Целесообразность  создания новой системы была продиктована тем, что в процессе развития "Актис - отель" коллективу разработчиков  пришлось действовать в рамках идеологии  и структуры базы данных, изначально заложенных в 90-е годы, при написании  первой версии "Актис - отель". Вместе с тем, постоянные изменения законодательства, многообразие хозяйственных принципов, на которых основывается деятельность предприятий индустрии гостеприимства, различная степень их самостоятельности  при выборе технологии работы с гостями, специфика требований местных контролирующих организаций, привели к необходимости  создания достаточно гибкой, универсальной  и сравнительно недорогой гостиничной  системы. К этому же подтолкнуло  и наличие на рынке дорогостоящих  импортных гостиничных систем, не во всем удовлетворяющих действующему законодательству.

     Особенности системы "Невский  портье"

     "Невский  портье" - это принципиально новая  система, обладающая более широкими  возможностями, гибкостью настроек  и перспективой развития. В частности,  в системе "Невский портье" заложена возможность индивидуальной  работы с каждым гостем в  отдельности, как на основе  алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой  за проживание), так и на основе  принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление  сумм за услуги на лицевой  счет клиента с оплатой при  выезде, по факту), причем оба принципа  расчетов могут применяться одновременно  для одного и того же гостя.     

     В системе "Невский портье" имеется  возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и  санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным  путевкам и по свободному поселению.

     Использование понятия "расчетный час" не только полностью соответствует "Правилам предоставления гостиничных услуг  в РФ", утвержденным соответствующим  постановлением Правительства РФ, но и позволяет системе "Невский  портье" автоматически начислять  оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя.      

     При расчетах с гостями и с организациями-потребителями  за оказанные гостиничные услуги, "Невский портье" производит раздельный учет наличных оплат, безналичных средств, переведенных на расчетный счет гостиницы  и оплат, осуществленных гостями по кредитным картам.     

     Конфигурация  «Невский портье» для пансионатов  и санаториев обеспечивает возможность  предварительной продажи путевок  с расчетом стоимости в зависимости  от индивидуального набора услуг (питание, лечение и т.д.). А также поселение  по путевке, формирование списков на питание и др. услуги.    

     Система «Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это  удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием  мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.  

     Система "Невский портье" предназначена  для автоматизации работы служб  размещения в гостиницах, пансионатах  и домах отдыха с общим количеством  номеров от одного до 10000 и количеством  корпусов от одного до 10.

     Система "Невский портье" может устанавливаться  как в локальном варианте (совмещенное  рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с  установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.     

     Систему "Невский портье" удобно устанавливать  в цепочках отелей, в ведомственных  гостиницах и пансионатах, управляемых  и контролируемых из одного центра. При этом, в связи со структурированностью информации и единой технологией  работы с гостем, центральная организация, получая оперативные отчеты с  мест, может более эффективно решать свои задачи.

       Работа с номерным  фондом 

     Модуль  ведения номерного фонда, реализованный  в системе "Невский портье", позволяет сотрудникам гостиницы  самостоятельно формировать описание номерного фонда и оперативно отслеживать его изменение. При  этом в базу данных вводится такая  информация, как категория, количество мест, имеющееся дополнительное оборудование и другие параметры, характеризующие  каждый конкретный номер. Имеется возможность  добавить в базу новый номер или  удалить существующий. 

     Оператор  может изменить состояние номера: перевести свободный номер в  состояние ремонта, указать, что  номер сдан в аренду, выделен под  служебное помещение и т.д. "Невский  портье" автоматически установит  соответствующее состояние номера при наступлении даты начала или  окончания ремонта, срока аренды или периода бронирования (если соответствующая  информация была заблаговременно введена  в компьютер).  

     Тарифы  на проживание и дополнительные услуги      

     В системе заложен гибкий механизм ведения тарифной политики. Все вводимые тарифы характеризуются датой начала и датой окончания их действия. С наступлением соответствующей  даты "Невский портье" будет  автоматически производить расчеты  с гостями за проживание и дополнительные услуги на основе действующих на эту  дату тарифов. Возможно введение как  общих тарифов для всех гостей, так и специальных, договорных, тарифов  для отдельных организаций-потребителей. Система автоматически рассчитывает налоги в соответствии с действующим  Российским законодательством и в зависимости от способа оплаты (наличные средства или безналичные расчеты).   

     У оператора имеется возможность  работы со следующими справочниками, относящимися к группе формирования тарифов:

• справочник тарифов на проживание;
• справочник тарифов на оборудование в номере;
• справочник тарифов на дополнительные и сервисные услуги;
• справочник налогов на услуги гостиницы.

     Работники гостиницы  могут по своему усмотрению формировать  перечень оказываемых услуг с  помощью функций ведения справочников сервисных и дополнительных услуг.  

     Работа  с заявками     

     Все заявки, по которым планируется заезд  гостей, должны быть заблаговременно  введены в систему "Невский  портье". Это ускоряет в дальнейшем процесс поселения и помогает администратору планировать загрузку гостиницы на перспективу, а также  позволяет произвести предварительные  расчеты оплаты за проживание и сервис.     

     С точки зрения системы, заявка - это  образ документа (письмо, телекс, телефонограмма и т.п.) от организации-потребителя  с просьбой о предоставлении мест для поселения.

     В системе по каждой заявке фиксируются  организация-потребитель, даты заезда и выезда гостей, количество суток  брони и способ оплаты (наличный или безналичный), тариф, заявленное количество мест. Помимо перечисленных  характеристик заявки, в системе  можно зафиксировать список фамилий  ожидаемых гостей. 

     Данные  для заявки могут поступать в  гостиницу также и по электронной  почте. Отработанные заявки автоматически  удаляются из базы данных.    

     Бронирование мест

     Процедура бронирования (резервирования) позволяет  закрепить за введенной заявкой  конкретные места на конкретный период времени. Также реализованы операции снятия номеров с брони и перебронирования. Поскольку в Российских гостиницах распространена практика поселения  гостей на одно место (в отличие от зарубежных гостиниц, где занимается номер целиком), в системе "Невский  портье" ведется отслеживание занятых  и забронированных мужских и  женских мест, формируется шахматка номерного фонда.     

     Заблаговременное  бронирование мест значительно снижает  нагрузку администратора гостиницы  при оформлении заезда, позволяет  планировать загрузку номерного  фонда, а также реализовать технологию ускоренного поселения больших  групп гостей.

     Система не обязывает администратора поселить гостя именно в забронированный  для него номер, этот номер лишь предлагается, как предпочтительный.

     Поселение

     В системе "Невский портье" предусмотрено  несколько режимов поселения  прибывающих гостей:

• режим поселения гостей, заехавших без предварительного уведомления (свободное поселение);
• режим поселения на забронированные места гостей-индивидуалов, прибывших по заранее введенным заявкам;
• режим ускоренного размещения больших групп гостей в предварительно забронированные номера.

     Применение ускоренной технологии поселения, реализованной  в последнем из указанных режимов  проверено многолетней практикой  эксплуатации системы "Актис - отель" и реально позволяет избежать большого скопления народа в вестибюле  гостиницы при заезде команд спортсменов и туристских групп (десятки или сотни туристов). При этом также значительно сокращается количество последующих переселений из номера в номер, которые обычно происходят при заезде больших групп. ³ Возможно поселение гостя как в целый номер, так и на одно место в многоместном номере, а также на дополнительные места в номере.  

       При поселении каждого гостя администратор  гостиницы может ввести подробную  информацию (анкетные данные) и указать  набор сервисных услуг, заказанных им. "Невский портье" обеспечивает регистрацию данных о госте в  соответствии с требованиями ОВИР и  других контролирующих органов.  

       Также при поселении гостя система "Невский  портье" позволяет администратору гостиницы не только выбрать любой  из имеющихся в справочнике тарифов, но и задать определенные скидки с  начисляемых к оплате сумм. Это  позволяет гостинице проводить  гибкую ценовую политику, учитывая интересы каждого клиента, как корпоративного, так и индивидуального.      

       Оплата  проживания и дополнительных услуг   

       При поселении гость может заказать разнообразный набор сервисных  услуг (питание, лечение, экскурсии  и т.д.). Стоимость всех этих услуг, наряду со стоимостью услуг проживания, будет автоматически учтена системой "Невский портье". Оператор имеет  возможность оформить оплату всей начисленной  суммы, а может, в случае необходимости, скорректировать количество заказанных услуг.