Организация труда персонала

2

Деятельность кадровой службы курирует заместитель генерального директора по кадрам. Общая численность службы составляет 5 человек: руководитель кадровой службы, два ведущих специалиста по кадрам, инженер по кадрам, инспектор по кадрам.

Кадровая служба предприятия находится в стадии реформирования. В период с мая по октябрь 2011 г. персональный состав отдела кадров обновился на 100%. Количество человек в отделе сократилось с 7 до 5. После сокращения численности было произведено перераспределение функций между сотрудниками.

Из 5 сотрудников кадровой службы 3 человека имеют высшее профессиональное образование, 1 человек - среднее профессиональное образование, 1 человек - незаконченное высшее образование.

Знания сотрудников кадровой службы в области законодательства, регламентирующего кадровый документооборот, находятся на среднем уровне. Обучение сотрудников кадровой службы носит эпизодический и бессистемный характер. Существуют пробелы в профессиональных знаниях сотрудников кадровой службы.

2. Регламентация деятельности сотрудников кадровой службы.

Положение о кадровой службе отсутствует. Деятельность сотрудников службы регламентирована должностными инструкциями. Указанные в должностных инструкциях обязанности сотрудников службы дублируют друг друга, конкретные участки работ в инструкциях четко не обозначены. Должностная инструкция инженера по кадрам отсутствует. Процедуры выполнения кадровых работ и правила оформления сопровождающей их документации в локальных нормативных актах не зафиксированы.

3. Функциональная загрузка сотрудников кадровой службы.

Текущая численность отдела кадров в настоящий момент в целом соответствует действующим нормативам. Однако из-за отсутствия формализованной системы внутренних коммуникаций между кадровой службой и другими структурными подразделениями предприятия, предоставления руководителями структурных подразделений необходимой информации и визирования проектов кадровых документов с опозданием, деятельность сотрудников кадровой службы носит авральный характер, что регулярно приводит к их перегрузкам.

4. Взаимоотношения с другими подразделениями.

Система внутренних коммуникаций с сотрудниками других подразделений не отлажена. Значительное количество времени затрачивается сотрудниками кадровой службы на передачу документации в другие подразделения, ее согласование и получение необходимой информации из других подразделений. Возможности корпоративной информационной системы используются не в полном объеме. Представители других подразделений регулярно обращаются в кадровую службу с требованием предоставить сведения о сотрудниках, а также представить документы, подготовка которых не входит в обязанности сотрудников кадровой службы. Подготовка данных документов отвлекает сотрудников службы от выполнения прямых текущих обязанностей по оформлению документов, регулирующих трудовые отношения с работниками, сведений для ОМС, ФСС, УФМС и др. государственных организаций.

Юридическая служба практически не принимает участия в подготовке проектов кадровых документов, ограничиваясь визированием приказов, связанных с увольнением работников по инициативе работодателя. Принимаемые изменения в трудовом законодательстве вносятся в практику работы кадровой службы с большим опозданием, в результате чего часть издаваемых документов не соответствует требованиям закона.

Внутренний контроль за документами, оформляемыми в кадровой службе, осуществляется стихийно.

5. Программное обеспечение, используемое для оформления кадровой документации.

Оформление кадровой документации ведется в электронной системе кадрового документооборота. К моменту поступления на работу никто из сотрудников кадровой службы, за исключением начальника отдела кадров, опыта работы с данной системой не имел. Обучение новых сотрудников работе в программе происходило стихийно и в основном самостоятельно. Недостаточные знания и отсутствие устойчивых навыков работы со специализированным программным обеспечением у сотрудников кадровой службы приводят к выполнению части кадровых работ в ручном режиме с ведением параллельной документации в письменной форме.

По результатам анализа информации, полученной в ходе интервью с сотрудниками кадровой службы, наблюдения за их работой и анализа документации, регламентирующей работу кадровой службы, можно выделить ряд проблем, решение которых позволит существенно повысить эффективность работы кадровой службы предприятия.

Основными проблемными зонами, выявленными в процессе диагностики, являются:

1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанностей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников кадровой службы, зон их персональной ответственности.

2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового законодательства и законодательства в области документационного обеспечения кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным программным обеспечением.

3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и других структурных подразделений филиала.

По результатам исследования можно сделать следующие выводы:

Работа кадровой службы предприятия должным образом не оптимизирована. Текущий профессиональный уровень сотрудников кадровой службы не всегда достаточен для выполнения поставленных задач. Причинами подобной ситуации являются:

- низкий уровень формализации работы кадровой службы;

- высокий уровень текучести персонала кадровой службы;

- отсутствие системы регулярного обучения и повышения квалификации сотрудников службы.

Для устранения указанных проблемных зон рекомендуется провести следующие мероприятия:

1. Разработать и ввести в действие Положение о кадровой службе ООО «Сибтехснаб» и новые должностные инструкции, отражающие реальное и рациональное распределение обязанностей между сотрудниками кадровой службы.

2. Формализовать взаимоотношения между кадровой службой и основными структурными подразделениями в части запроса/предоставления информации. Составить и утвердить перечень сведений и документов, которые подразделения имеют право запрашивать у сотрудников кадровой службы, установить сроки для подачи запроса и ответа на запрос.

3. Формализовать сроки, отведенные руководителям структурных подразделений для визирования приказов. Обязать руководителей структурных подразделений осуществлять предоставление информации, необходимой для оформления кадровой документации (по отпускам, увольнениям, переводам, работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе и т.п.) заблаговременно. Привлекать юридическую службу к разработке проектов кадровых документов.

4. Организовать дополнительное обучение сотрудников кадровой службы работе в программе «Кадры» Организовать для сотрудников кадровой службы оперативную техническую поддержку по работе в программе «Кадры» в режиме реального времени.

5. Организовать обучение сотрудников кадровой службы последним изменениям в трудовом законодательстве и нормативной базе, регламентирующей кадровый документооборот. В дальнейшем проводить такое обучение регулярно.

Реализации данных мероприятий  позволит устранить имеющиеся проблемы тем самым улучшить работу кадровой службы предприятия. (см. табл. 2)

Таблица 2 – План-график мероприятий по устранению проблемных зон, выявленных в ходе диагностики работы кадровой службы ООО «Сибтехснаб»

2

Тестовые задания

1. Персонал как объект управления реализует функции:

A.           Эккаутинговую функцию;

B.           Финансового менеджмента;

C.            Общественно-продуктивную функцию;

D.           Функцию управления персоналом;

E.            Управленческо-воспитательную;

F.            Маркетинговую функцию;

G.           Социально-интегративную.

Ответ:

D. Функцию управления персоналом;

E. Управленческо-воспитательную;

F. Маркетинговую функцию;

G. Социально-интегративную.

2. Философия управления персоналом - это:

A.           Философско-понятийное осмысление сущности управления персоналом, его возникновения, связи с другими науками и направлениями науки об управлении, осмысление лежащих в основе управления персоналом идей и целей;

B.           Совокупность внутрифирменных принципов и правил взаимоотношений рабочих и служащих, своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимаемая добровольно или в процессе воспитания всем персоналом организации;

C.            Система теоретико-методологических взглядов на понимание и определение сущности, содержания, целей, задач, критериев, принципов и методов управления персоналом, а также организационно-практических подходов к формированию механизма ее реализации в конкретных условиях функционирования организации;

Ответ: Совокупность внутрифирменных принципов и правил взаимоотношений рабочих и служащих, своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимаемая добровольно или в процессе воспитания всем персоналом организации;

3. Основными постулатами теорий человеческих отношений являются:

A.           То, что работники делают, менее важно для них, нежели то, что они зарабатывают, делая это;

B.           Потребности в признании являются более важными, чем деньги, в побуждении и мотивированности к труду;

C.            Труд для большинства индивидов доставляет удовлетворение;

D.           Работники стремятся быть полезными и значимыми, они испытывают желание быть интегрированными в общее дело и признанными как личности.

Ответ: D. Работники стремятся быть полезными и значимыми, они испытывают желание быть интегрированными в общее дело и признанными как личности. E. Потребности в признании являются более важными, чем деньги, в побуждении и мотивированности к труду;

4. Факторы внешней среды организации, оказывающие влияние на размер потребности в персонале:

A.           Конъюнктура и структура рынка товаров и услуг;

B.           Объем производства;

C.            Конкуренция;

D.           Экономическая политика, проводимая в стране и в мире;

E.            Сложность изготовляемой продукции;

F.            Уровень прогрессивности технологии;

G.           Организации производства, труда и управления;

H.          Текучесть кадров.

Ответ:

А Конъюнктура и структура рынка товаров и услуг;

С. Конкуренция;

D. Экономическая политика, проводимая в стране и в мире

F. Уровень прогрессивности технологии

5. Видами кадрового планирования являются:

A.           Оперативное;

B.           Тактическое;

C.            Долгосрочное;

D.           Единовременное;

E.            Стратегическое.

Ответ: А. Оперативное; В. Тактическое; Е. Стратегическое.

6. Каковы основные этапы в проведении аттестации и рационализации рабочих мест:

A.                Разъяснения  целей и задач работы по аттестации,  подготовка аттестационной документации; оценочное собеседование; выработка и принятие рекомендаций по аттестации;

B.                 Разработка описаний работ, проверка работ с точки зрения их  вклада в достижение целей организации, отражение результатов на денежную шкалу с целью установления размера оплаты;

C.                 Разъяснения  целей и задач работы по учету и аттестации,        подготовка  аттестационной документации; учет и заполнение аттестационной документации; принятие решений по результатам аттестации; внедрение решений по аттестации.

Ответ: С. Разъяснения  целей и задач работы по учету и аттестации, подготовка  аттестационной документации; учет и заполнение аттестационной документации; принятие решений по результатам аттестации; внедрение решений по аттестации.

7. Концепция специализированного обучения предусматривает  обучение квалифицированных кадров, ориентированное:

A.                На сегодняшний день или ближайшее будущее и имеющее отношение к соответствующему рабочему месту;

B.                 На внутрипроизводственную и внепроизводственную мобильность персонала;

C.                 На развитие человеческих качеств, заложенных или приобретенных в практической деятельности.