Організація та порядок проведення інвентаризації майна підприємства

Досить важливим для  інвентаризації є період її проведення. Від цього залежить, насамперед, якість інвентаризації, а також витрати часу і коштів на її проведення.

Планування інвентаризацій пов'язано з великою підготовчою  роботою, проведення якої повинно бути покладене на голову комісії. Така робота потребує від відповідальної особи знань дійсного стану справ, знання психологічного мікроклімату на підприємстві, належної фахової підготовки, інтуїції, свідомої відповідальності за довірену справу.

Для проведення інвентаризаційної  роботи на ПАТ «Криворізький хлібокомбінат № 1» розпорядчим документом керівника підприємства створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

Оскільки комісія є постійно діючою, то і створюватися вона повинна на певний строк (наприклад на рік, два чи безстроково) до моменту звільнення чи іншого вибуття з підприємства когось із членів комісії.

Основним завданням постійно діючої інвентаризаційної комісії ПАТ «Криворізький хлібокомбінат № 1» є проведення інвентаризації безпосередньо на підприємстві (якщо не створено робочі інвентаризаційні комісії). Зауважимо, що робочі комісії або робочі інвентаризаційні групи не створюються, якщо на підприємстві малий обсяг проведення інвентаризаційних робіт.

На підставі пп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69 [14] якщо на підприємстві значний обсяг інвентаризаційної роботи, яка не може бути забезпечена постійно діючою інвентаризаційною комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва (проведення інвентаризації на складах, дільницях, цехах) розпорядчим документом (наказом) керівника підприємства створюються робочі комісії. Склад робочих комісій може затверджуватися як окремим наказом, так і тим самим наказом, яким визначається проведення відповідної інвентаризації.

Наприклад, керівником підприємства може бути видано наказ про проведення обов'язкової інвентаризації перед  складанням річної фінансової звітності. Цим самим наказом може бути затверджено і склад робочих комісій. Форма наказу про призначення робочих комісій подібна до вищенаведеної для постійної комісії.

Згідно з пп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69 [14] робочі комісії створюються у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, обізнаних з технологією та організацією виробництва, цінами, номенклатурою та веденням первинного обліку на підприємстві. Робочі комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Представником керівника можуть бути працівники апарату управління підприємства (заступник директора, директор з виробництва, керівник відділу тощо). Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії з тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того самого працівника два роки підряд.

Робочі комісії складають  також інвентаризаційні описи активів  і зобов'язань. Форми бланків, які на сьогодні застосовуються, наведено в дод.В Призначені постійні (робочі) комісії проводять інвентаризацію, складають відповідні описи, протокол. Протокол, описи та інші інвентаризаційні документи надаються на розгляд таким комісіям. Останні також складають свій протокол.

Усі інвентаризаційні документи надаються на розгляд керівника ПАТ "Криворiзький хлiбокомбiнат № 1", який їх затверджує. Затверджені документи передаються до бухгалтерії для відображення в обліку наслідків інвентаризації.

Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку ПАТ "Криворiзький хлiбокомбiнат № 1" в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року (пп. «г» пп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69 [14] ).

Так, інвентаризація як методичний прийом обліку і форма поточного контролю забезпечує виявлення і запобігання нестачам і втратам матеріальних цінностей і коштів, а також сприяє їх збереженню та удосконаленню обліку.

Отже, інвентаризація є  необхідною складовою бухгалтерського  обліку на підприємстві, існує велика кількість видів інвентаризації, при проведення яких потрібно враховувати основні положення Інструкції, правильне розуміння яких дозволить розробити оптимальний порядок, здійснювати її більш чітко і ефективно.

 

 

2. Економічна природа інвентаризації майна підприємства

 

Необхідність вільно оперувати інформацією про фактичний  стан справ є життєво необхідною умовою для будь-якого господарюючого суб'єкта і диктується вимогами сучасного господарювання.

Своєчасне отримання інформації про фактичний стан майна, реальність фінансових зобов'язань досягається первинним бухгалтерським спостереженням – реєстрацією даних, що безпосередньо отримуються при вивченні об'єкту бухгалтерського обліку.

Документування господарських  операцій, їх подвійний запис на рахунках бухгалтерського обліку не можуть забезпечити відображення і облік всіх процесів і явищ, що мають місце в господарській діяльності.

З метою забезпечення достовірності бухгалтерського  обліку та фінансової звітності на підприємствах проводиться інвентаризація майна та фінансових зобов'язань.

Під інвентаризацією  розуміють перевірку та оцінку фактичної  наявності об'єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, замірювання, реєстрації з подальшим порівнянням отриманих даних з обліковими показниками. Інвентаризації притаманний комплекс наступних господарських правових ознак: здійснення на підставі розпорядчого документу колегіальним органом; виявлення кількісних і якісних характеристик об'єкту; реєстрація та оцінка фактів; нормативно-правове регулювання; бухгалтерська обробка документів; узагальнення та реалізація результатів; прийняття рішень [38].

Інвентаризація, як один з елементів методу бухгалтерського  обліку, тісно взаємодіє з оцінкою, калькуляцією, подвійним записом, балансом.

Так, оцінка і калькуляція  базуються на документації, яка не завжди враховує всі явища й окремі факти, що мають місце в господарському житті.

В процесі виробництва, як і в процесах постачання, зберігання та реалізації мають місце господарські факти, які не знаходять відображення в бухгалтерському обліку (наприклад, понаднормові природні втрати, недовкладання сировини і матеріалів, заміна більш цінних матеріалів, сировини, комплектуючих на більш дешеві). Всі ці факти спричиняють викривлення фактичної собівартості виготовленої продукції.

Калькулювання собівартості одиниці продукції на підставі облікових даних не завжди точно відображає фактичні витрати, що були здійснені в процесі виробництва. Велике значення при калькулюванні має визначення обсягів незавершеного виробництва.

Проведення інвентаризації дає можливість отримати інформацію для достовірного визначення реальних витрат на виробництво продукції, виконаних робіт та наданих послуг.

Лише результати проведеної інвентаризації дозволяють виявити  помилки при здійсненні подвійного відображення господарських операцій, окремих фактів господарського життя на бухгалтерських рахунках.

Інвентаризація забезпечує дотримання таких вимог до балансу  та звітності, як правдивість і реальність. Проведення інвентаризації дає можливість отримати інформацію, без якої такі елементи методу бухгалтерського обліку, як баланс та звітність втрачають функцію способу пізнання дійсності [31].

Інвентаризація, оскільки вона оформлюється документами, повинна розглядатися в обліку тільки як процедура, в результаті якої бухгалтер отримує документальне підтвердження про факти господарського життя.

Метою інвентаризації є  порівняння фактичної кількості  та стану майна, що є в наявності, незалежно від його місцезнаходження (здане в оренду, передане на зберігання, переробку, отримане від інших власників та інше) з даними бухгалтерських записів [32].

Також інвентаризацію розглядають  як перевірку наявності та стану об'єкта контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних. Звідси, інвентаризації властивий комплекс наступних господарсько-правових ознак:

- наявність розпорядчого документу;

- здійснення дій колегіальним органом;

- виявлення кількісних і якісних характеристик об'єкта;

- реєстрація та оцінка фактів;

- нормативно-правове регулювання, рахункова та бухгалтерська обробка даних;

- узагальнення та реалізація результатів;

- прийняття рішень [26].

В сучасних умовах господарювання мета інвентаризації полягає у виявленні фактичної наявності і стану об'єкта, що перевіряється, виявленні відхилень від тих нормативних, планових і багатьох інших характеристик, згідно з якими він може функціонувати, та їх нормативно-правовому регулюванні.

Основними завданнями інвентаризації є:

- виявлення фактичної наявності майна;

- перевірка повноти відображення в обліку зобов'язань;

- зіставлення фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку.

До завдань інвентаризації також можна віднести:

- забезпечення контролю за наявністю і станом майна, його рухом, використанням матеріальних, фінансових, нематеріальних, природних та енергоресурсів відповідно до затверджених норм, плану тощо;

- виявлення майна, що втратило свої споживчі властивості, зіпсованого, невикористаного і непотрібного у господарстві, а також того, що знаходиться поза обліком;

- встановлення реального фізичного стану (зносу) і правильність оцінки необоротних активів та інших засобів праці, які обліковуються на балансі;

- виявлення стану розрахунків, встановлення фактичної наявності або підтвердження розмірів дебіторської заборгованості;

- виявлення понаднормово використаних та невикористаних матеріальних цінностей;

- перевірку дотримання правил і умов збереження майна;

- виявлення та усунення фактів безгосподарності, виявлення резервів матеріальних ресурсів, безвідповідальності, застосування заходів щодо їх використання;

- визначення розмірів природного убутку та інших витрат;

- контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних осіб;

- перевірку дотримання діючих положень про матеріальну відповідальність [34].

В умовах вільного підприємництва та самостійної ініціативи засновникам підприємства в будь-якій момент можуть знадобитись відомості про майно, яке перебуває в їх власності: в цьому випадку рішення про строки та масштаби інвентаризації приймає керівник підприємства. Виходячи з цього, підхід до проведення інвентаризації обумовлений тим, що в господарській діяльності підприємства зустрічається багато випадків, коли її проведення виступає єдиним методом, за допомогою якого можна визначити фактичну наявність та оцінити оборотні і необоротні активи та підтвердити реальність зобов'язань.

За певних випадків проведення інвентаризації є обов'язковим. До таких подій в господарському житті підприємства належать:

1) передача майна державних підприємств в оренду, його приватизація і корпоратизація;

2) проведення господарських  операцій, що пов'язані з реструктуризацією підприємства;

3) ліквідація підприємства;

4) пожежа, стихійне лихо  та аварії техногенного характеру  або інші надзвичайні ситуації, викликані екстремальними умовами;

5) зміна керівника колективу  (бригади) при колективній матеріальній відповідальності, вибуття із колективу (бригади) більше половини її членів, і письмове звернення (вимога) хоча б одного із членів колективу (бригади) про її проведення;

6) випадки відмови постачальником  в задоволенні претензій нанедовантаження  товарно-матеріальних цінностей  або отримані від покупців претензії щодо недовантаження;

7) встановлення фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

8) розпорядження судово-слідчих органів;

9) продаж об'єктів необоротних  активів;

10) консервація необоротних активів  і тимчасове виведення з експлуатації виробничих потужностей;

11) зміна матеріально відповідальної  особи при індивідуальній матеріальній відповідальності;

12) складання річної фінансової  звітності;

13) заміна керівника підприємства [34].

Під об'єктом інвентаризації слід розуміти те, що протистоїть суб'єкту в його предметно-практичній і пізнавальній діяльності. Об'єктами інвентаризації на підприємстві є об'єкти бухгалтерського обліку, що мають матеріально-речову форму, кількісний вимір та вартісну оцінку, а також фінансові зобов'язання.

Інвентаризація окремих  об'єктів здійснюється за місцем знаходження об'єктів або за центрами відповідальності.

Суб'єктами інвентаризації є носії  прав та обов'язків – державні інститути, структури та підрозділи, що згідно з чинним законодавством мають право контролювати фінансово-господарську діяльність (Державна податкова адміністрація, Державна фінансова інспекція, Фонд державного майна України, Прокуратура), а також власники та керівники підприємств [25].

Суб'єкт інвентаризаційного процесу  делегує свої повноваження інвентаризаційній комісії, яка відносно нього є виконавчим органом.

Функції інвентаризаційної комісії  наступні: виявлення кількісних та якісних характеристик об'єкту інвентаризації, причин відхилень від заданих нормативних, планових, облікових даних, відповідно до яких може функціонувати об'єкт інвентаризації та їх нормативно-правове регулювання.