Організація та порядок проведення інвентаризації майна підприємства

Облікові  регістри — це носії інформації встановленої форми і змісту, призначені для реєстрації, відображення, накопичення, групування й узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами, на рахунках бухгалтерського обліку [24].

Записи господарських  операцій у регістрах називаються  обліковою реєстрацією.

Для обліку та реєстрації господарських операцій підприємства застосовують різноманітні за формою, змістом, способом відображення і нагромадження інформації облікові регістри. Склад облікових регістрів залежить від прийнятої на підприємстві форми бухгалтерського обліку.

У бухгалтерському обліку ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат №1» використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки.

За характером записів облікові регістри поділяють  на хронологічні, систематичні та комбіновані.

Значною мірою носії номенклатур первинного обліку на ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат № 1» визначені централізовано в формах первинних документів. Разом з тим основна маса носіїв має індивідуальний характер розробляється і визначається на підприємстві індивідуально.

Перелік облікової номенклатури з  проведення інвентаризації наведено у  дод. Н.

Весь процес бухгалтерського обліку на ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат № 1» є автоматизованим в програмі «Дебет Плюс Центр», де формуються документи на підставі первинних: банківської виписки, касових ордерів, авансових звітів, актів виконаних робіт, прибуткових та видаткових накладних, актів списання матеріалів тощо. Автоматично формуються оборотно-сальдова відомість по рахункам, журнали-ордери, головна книга підприємства та регламентовані звіти до податкових органів, органів статистики та ін..

Отже зробимо висновок, на підприємстві для ведення бухгалтерського обліку створена бухгалтерія на чолі з головним бухгалтером. Бухгалтерський облік автоматизовано, що в значній мірі полегшує роботу бухгалтерії. Керівник підприємства ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат № 1» створив необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечив неухильне виконання всіма  працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог головного бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

 

2.3. Проведення інвентаризації активів

 

Проведення інвентаризації на підприємствах усіх форм власності  є обов’язковим для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності і регламентується діючими нормативними актами та інструкціями. На ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат № 1» проведення інвентаризації здійснюється у відповідності із Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Згідно цього Закону підприємство має проводити інвентаризацію всіх своїх активів та зобов'язань з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітност і[2].

Періодичність проведення інвентаризації встановлено керівником підприємства – один раз на рік. Виняток становлять випадки, коли інвентаризація є обов'язковою згідно із законодавством і за вимогою Ревізійної комісії товариства чи зборів акціонерів.

Проведення інвентаризації активів та зобов'язань підприємства – одна з обов'язкових умов, яку має бути дотримано при складанні річної фінансової звітності. Причому, на підприємстві встановлено між інвентаризаційний період, що дорівнює року, тобто дату початку інвентаризації керівництво призначило після 1 жовтня кожного року.

Відповідно до Інструкції № 69 на ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат № 1» проводять інвентаризацію будівель, споруд і нерухомих об'єктів основних фондів один раз на три роки, а бібліотечних фондів – один раз на п'ять років.

Максимальний між інвентаризаційний період інших активів підприємства та його зобов'язань дорівнює року.

Для проведення інвентаризації на підприємстві створено постійно діючу інвентаризаційну комісію. Склад такої комісії затверджується керівником підприємства, а включаються до неї керівники підрозділів підприємства та головний бухгалтер. Комісію, як правило, очолює керівник підприємства або його заступник.

Постійно діюча інвентаризаційна комісія самостійно не проводить інвентаризацію, а займається виключно організаційними питаннями:

1) проводить інструктаж  із членами робочих інвентаризаційних  комісій;  здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в між інвентаризаційний період;

3) перевіряє правильність  визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліку пересортиці цінностей;

4) розглядає письмові  пояснення осіб, які допустили  нестачі або псування цінностей;

5) відображає у протоколі  свої пропозиції щодо врегулювання  виявлених нестач і втрат, а також щодо заліку пересортиці. У протоколі має бути наведено відомості про причини та про осіб, винних у нестачах, втратах і надлишках та вжиті до них заходи;

6) проводить профілактичну  роботу із забезпечення збереження  цінностей, заслуховує на своїх засіданнях керівників підрозділів з цього питання.

Так, діяльність постійно діючої інвентаризаційної комісії не обмежується тільки періодом проведення інвентаризації. У між інвентаризаційний період комісія також виконує покладені на неї функції.

Безпосередньо проведенням  інвентаризації на даному підприємстві займаються робочі інвентаризаційні комісії. Через великий обсяг робіт для проведення інвентаризації однієї комісії не вистачить, тому Голова правління ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат № 1» видає розпорядження про створення робочих комісій у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі комісії у більшій частині формуються з працівників бухгалтерії.

Як правило, на товаристві розпочинають з інвентаризації активів, а саме – основних засобів.

Розглянемо, яким чином  на підприємстві проводять інвентаризацію основних засобів (рахунок 10 «Основні засоби»), у тому числі й інших необоротних матеріальних активів, що значаться на рахунку 11 «Інші необоротні матеріальні активи». При інвентаризації основних засобів працівниками товариства перевіряється фактична наявність власних основних засобів, що знаходяться безпосередньо на підприємстві, а також основних засобів, переданих (отриманих) в оренду або на відповідальне зберігання.

Крім того, керуючись  Інструкцією № 69, робоча інвентаризаційна комісія також:

- виявляє цінності, що не використовуються підприємством;

- перевіряє дотримання правил утримання та експлуатації основних

засобів;

- перевіряє реальність вартості зарахованих на баланс основних засобів.

Якщо у процесі проведення інвентаризації комісією виявлено об'єкти основних засобів, які фактично не відповідають цим критеріям, їх переводять до складу інших активів (ТМЦ, МШП). Об'єкти основних засобів, що не відповідають визначенню активу у принципі (наприклад, не підлягають ремонту з метою подальшого використання), списують з балансу підприємства.

При інвентаризації робоча комісія перевіряє наявність  документів на земельні ділянки та інші об'єкти природних ресурсів, що підтверджують право власності підприємства на них.

Перед початком інвентаризації від кожної особи чи групи осіб, які відповідають за збереження цінностей, як і при інвентаризації ТМЦ, береться розписка. Після оформлення в установленому порядку інвентаризаційний опис передають до бухгалтерії.

При проведенні інвентаризації нематеріальних активів на ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат №1» комісія, насамперед, з’ясовує, чи відповідають активи, що обліковуються на рахунку 12, критеріям, установленим П(С)БО 8.

Якщо ні, то доводиться рахунок 12 від зайвих об'єктів звільнити. І навпаки – якщо на підприємстві є активи, що відповідають ознакам нематеріальних, але не обліковані або відображені на іншому рахунку, слід зарахувати їх на рахунок 12 «Нематеріальні активи». Це, власне, одна з цілей інвентаризації.

Крім того, інвентаризаційна комісія, на вимоги Інструкції № 69, перевіряє: фактичну наявність нематеріальних активів (установити, чи є надлишки або нестачі);

- законність оприбуткування на баланс нематеріальних активів, тобто проінспектувати документи, що підтверджують право власності підприємства на ці об'єкти;

- реальність вартості обліковуваних нематеріальних активів і за необхідності провести їх переоцінку.

Результати інвентаризації знаходять своє відображення в інвентаризаційному описі.

Приступаючи безпосередньо  до інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ), працівники ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат №1» належним чином готують до цієї процедури: розкладають за найменуваннями, сортами, групами, перевіряють ваговимірювальні прилади тощо.

При інвентаризації ТМЦ  і запасів у цілому комісія  керується тим, що відповідно до П(С)БО 9 запаси визнаються активом, якщо існує імовірність отримання в майбутньому економічних вигод, пов'язаних з їх використанням, і якщо їх вартість може бути достовірно визначено. Якщо ТМЦ не відповідають цим критеріям, їх не може бути відображено у фінансовій звітності у складі активів. Тому у процесі проведення інвентаризації вони підлягають списанню.

При інвентаризації ТМЦ  члени робочих комісій ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат №1» відповідно до Інструкції № 69 керуються наступними правилами:

а) переважування, обмірювання, підрахунок ТМЦ проводять в порядку розміщення цінностей у цьому приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого. При зберіганні ТМЦ у різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризацію проводять послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опечатують і комісія переходить до наступного приміщення;

б) інвентаризаційні описи  складають окремо на:

- ТМЦ, що перебувають у дорозі;

- товари та цінності, відвантажені покупцям і не оплачені ними у строк; ТМЦ, що перебувають на складі інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці);

в) кількість цінностей  і товарів, що зберігаються в непошкодженій  упаковці постачальника, визначають на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі частини зазначених цінностей;

г) у прибуткових документах на ТМЦ, що надійшли на об'єкт і прийняті під час його інвентаризації, матеріально відповідальною особою у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її представника проставляється позначка «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, де записано ці цінності;

д) у витратних документах на ТМЦ, що відпущені зі складу під  час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства та головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови проставляється позначка, і вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному для цінностей, що надійшли підчас інвентаризації;

є) допускають складання  групових інвентаризаційних описів малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в описі.

Перед початком інвентаризації від кожної матеріально відповідальної особи чи групи осіб (наприклад, при колективній матеріальній відповідальності) беруть розписку, яку включають до заголовної частини інвентаризаційного опису.

При знятті натуральних  залишків ТМЦ, що знаходяться в окремих матеріально відповідальних осіб, щодо кожного окремого складу, дільниці, об'єкта члени комісії складають інвентаризаційний опис.

Для відображення даних  фактичної наявності ТМЦ на підприємстві використовують Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей.

У бухгалтерії дані всіх інвентаризаційних описів працівники звіряють з даними бухгалтерського обліку. У разі виявлення розбіжностей (надлишків або нестач) щодо таких ТМЦ бухгалтери відповідних підрозділів складають Порівняльні відомості результатів інвентаризації.

Стосовно ТМЦ, що перебувають  на відповідальному зберіганні, складають окрему порівняльну відомість. Вона заповнюється в одному примірнику бухгалтером підприємства та зберігається в бухгалтерії.

Підчас проведення інвентаризації бланків суворої звітності на досліджуваному підприємстві інвентаризаційна комісія:

- перевіряє їх фактичну наявність;

- підраховує вартість (за номінальною або фактичною вартістю);

- установлює правильність оформлення бланків (наявність на них

необхідних реквізитів);

- перевіряє правильність ведення журналу обліку бланків суворої звітності, що видаються, та наявність анульованих бланків.

Для відображення результатів  інвентаризації фактичної наявності цінностей і бланків документів суворої звітності та виявлення кількісних розбіжностей їх з обліковими даними на підприємстві застосовують

Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності.

Опис складається у  двох примірниках, підписується інвентаризаційною комісією та матеріально відповідальною особою. Один примірник опису передається до бухгалтерії підприємства, другий залишається у матеріально відповідальної особи, яка приймає цінності чи бланки документів суворої звітності на відповідальне зберігання.