Информация в менеджменте и ее виды

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

«Информация в менеджменте и ее виды».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2013 год

 

                                             Содержание

Введение ……………………………………………………………………….. 3

Глава 1. Информация в менеджменте ………………………………………... 4

1. Понятие информации …………………………………………………… 4
2. Управленческая информация и ее характеристики …………………… 5

Глава 2. Классификация управленческой информации ……………………… 9

 

Заключение …………………………………………………………………….  12

Список используемой литературы ………………………………………........ 13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         Введение

В настоящее время  значение информации постоянно возрастает во всех сферах человеческой жизни, что  связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной организации самого процесса производства. Управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать различные вопросы.

Управление в полной мере использует полную, объективную  и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с помощью современных научных  методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Актуальность  данной работы обусловлена тем, что  любой процесс как в микроэкономике, так и макроструктуре невозможен без принятия определенных решений. Однако основа каждого решения – это информация и знания.

В современных  условиях менеджер при осуществлении  своей деятельности постоянно должен производить операции с информацией.

Целью данной работы является изучение понятия информации в менеджменте и ее классификации. Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие информации, ее роль в процессе управления;
2. Рассмотреть классификацию управленческой информации.

 

                   Глава 1. Информация в менеджменте

 

1.1. Понятие  информации

Конец ХХ века и  начало XXI века характеризуются увеличением  объема информации, необходимой для  принятия эффективных решений, повсеместным использованием информационных технологий и возможностей сети Интернет, разработкой и внедрением огромного количества новых материалов и технологий.

По мнению И.Н  Герчиковой в современных условиях «важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений».

С точки зрения В.Р. Веснина управленческая деятельность начинается именно со сбора, накопления и переработки информации, то есть «совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности».

Информация  может приниматься менеджерами  к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Как считают  А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева и Н.А. Саломатин информация – это «совокупность  данных и знаний, представляющих собой меру организации системы и являющихся ее достоянием».

Управление  информацией – это деятельность, организация управленческих действий, направленных на накопление интеллектуального  капитала на основе изучения, производства и внедрения новых знаний в хозяйственную деятельность по областям применения, на базе всей совокупности интеллектуальных, информационных, технологических и финансовых ресурсов организации.

 

По мнению зарубежных исследователей М.Х. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури для успешной деятельности в организации должна быть создана информационно-управляющая система, которая представляет собой «формальную систему обеспечения руководителей информацией, необходимой для принятия решений» [Мескон, М.Х. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2006].

1.2. Управленческая  информация и ее характеристики 

Управленческая информация - это набор фактов, которые могут  быть полезны для менеджера при  разработке и реализации управленческих решений. Управленческая информация может  быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

Рассмотрим характеристики управленческой информации:

· объем;

· достоверность;

· стоимость;

· насыщенность;

· открытость;

· ценность.

Среди качественных характеристик  объёма информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.

Информационная избыточность об объекте  управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость  информации. Для принятия важных решений  иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,

Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует  современных экономико-математических методов для повышения вероятности  правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:

* засекречивание (обоснованное или  необоснованное) части необходимых  сведений;

* стремление отдельных лиц или  организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в  широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Достаточный уровень информации - это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в  сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.

Стоимость информации характеризуется  снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного  решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

Насыщенность информации - это соотношение  полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация - это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.

Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

· секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности  общества и имеет ограничения  на использование;

· конфиденциальная (для  служебного пользования) - отражает интересы общества, потребности группы или  коллектива людей. Имеет ограничения  на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);

· публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности  и интересы людей. Не имеет ограничений  на использование.

Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.

Специалисты называют шесть  основных способов выработки информации:

· самонаблюдение - это  собственные источники информации человека (образование, опыт, квалификация и др. приобретенные знания);

· взаимодействие - взаимный обмен информацией;

· сообщение - это письма, отчеты, специально организованные исследования;

· анализ - это выработка  информации путем количественных моделей  и методов принятия решений;

· оценка собственного поведения - квалификация и опыт;

образование и опыт - совокупность практически усвоенных знаний, умений и навыков.

Среди основных задач управления информацией можно  выделить:

- развитие персонала  организации, обмен знаниями и  ускорение их усвоения;

- выявление  источников знаний для отдельных  работников в зависимости от  ролей, которые они выполняют  в организации;

- поощрение персонала к индивидуальному профессиональному и личностному развитию, поддержка инициатив и рационализаторских предложений;

- развитие и  поддержка процесса производства  знания сотрудниками организации;

- преобразование  теоретического знания в прикладное, с целью его эффективного использования на практике;

- обеспечение  хранения и доступа к знаниям  организации каждого из сотрудников.

 

Таким образом, можно сделать вывод, что информация – это совокупность данных, которые  сопровождаются смысловой нагрузкой, и помещены в определенный контекст. Информация может быть оценена субъектом, которым может являться как человек, так и организация в целом. Благодаря информации уменьшается неопределенность окружающей среды, можно принять наиболее рациональное решение из всех имеющихся вариантов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      

 

 

 

 

      Глава 2. Классификация управленческой информации

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией важна ее классификация.

Управленческую информацию различные специалисты классифицируют по различным признакам.

Согласно Г. А. Титоренко  она различается:

1. по источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. по способу фиксации: устная и документированная;

3. по способу выражения:  цифровая и алфавитная;

4. по характеру фиксации  данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

6. по стабильности: переменная  и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. по функциям управления;

8. по принадлежности  к сферам деятельности и функциям  управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

 

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

 А. Кузьмин и  О. Мельник, всё-таки не противореча  вышеизложенной классификации, предлагают  несколько иной подход. Они различают  информацию:

1. по полноте: полная, частичная, излишняя;
2. по периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;
3. по содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и т. д.
4. по уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

 

Драчева Е.Л., Юликов Л.И. классифицируют информацию следующим образом:

• по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);
• по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);
• по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);
• по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);
• по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);
• по степени обновляемое™ (постоянная, переменная);
• по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);
• по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);
• по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);
• по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);
• по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).