Организация работы коммерческих служб на предприятиях

2. Задачи и факторы коммерческих служб

Еще совсем недавно, административно-командные методы управления приводили к тому, что коммерческая работа  подменялась в основном распределенческими функциями. Сверху спускались многочисленные плановые задания. Также распределялись фонды. От работников нижестоящих звеньев требовалось лишь неукоснительное выполнение того, что было решено директорами сверху.

Организация коммерческой деятельности в современных условиях строится на основе принципа полного равноправия партнеров по поставкам товаров, хозяйственной самостоятельности поставщиков и покупателей, строгой материальной и финансовой ответственности сторон за выполнение принятых обязательств.

При переходе предприятий на полную хозяйственную самостоятельность, самофинансирование и самоуправление, с развитием предпринимательства и рыночных отношений коренным образом меняются принципы и методы коммерческой работы и формирования товарных ресурсов. В основе формирования товарных ресурсов лежит переход от централизованного их распределения к свободной продаже на биржах и ярмарках, развитие прямых хозяйственных связей с изготовителями товаров, повышение роли договоров поставки. Новые принципы формирования товарных ресурсов кардинально меняют характер, содержание и оценку работы коммерческого аппарата. Если в условиях централизованного административного управления коммерческие достоинства работника оценивались в первую очередь по его способности "выколачивать товарные фонды", то при рыночной экономике качество коммерческой работы зависит прежде всего от умения активно изыскивать товары, реализуемые в порядке свободной продаже, способствовать своей деятельностью развитию промышленных, сельскохозяйственных предприятий разных форм собственности, кооперативов, лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, материальных стимулов, интереса к изготовлению нужных для населения товаров.

Актуальной задачей коммерческого аппарата организаций и предприятий является вовлечение в товарооборот продукции предприятий-изготовителей разных форм собственности и различных организационно-правовых структур, поставщиков-посредников, граждан, занимающихся индивидуально-тру0довой деятельностью, зарубежных поставщиков и других источников.

В связи с этим необходимо расширять сферу договорных отношений с поставщиками и изготовителями товаров, повышать эффективность и действенность договоров поставки. Договоры поставки должны активно воздействовать на производство для равномерного увеличения выпуска товаров народного потребления, изготовления их из дешевого альтернативного сырья, формировать оптимальный ассортимент товаров для промышленного сектора и торговой сети.

Важными задачами коммерческой службы являются изучение и прогнозирование емкости региональных и товарных рынков, развитие и совершенствование рекламно-информационной деятельности, координация закупочной работы среди поставщиков и потребителей. Для этого необходимо широко использовать прогрессивный опыт зарубежного маркетинга, позволяющий успешно организовать коммерческую деятельность предприятий в условиях рынка.

На современном этапе коммерческая работа предприятий и организаций должна способствовать расширению сферы внешнеэкономической деятельности с использованием различных форм экономико-финансовых связей (бартер, клиринг, расчеты в свободно конвертируемой валюте и др.). Для выполнения этих задач коммерческим работникам необходимо хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, реально оценивать состояние промышленности, сельского хозяйства, производственные возможности и ассортимент изделий, вырабатываемых на промышленных предприятиях.

Для изучения поставщиков и их возможностей работники коммерческих служб должны принимать участие в работе товарных бирж, оптовых ярмарок, выставок-продаж и выставок-просмотров образцов лучших и новых изделий, следить за рекламными объявлениями по радио и телевидению, в газетах и журналах, бюллетенях спроса и предложений, за проспектами и т.п. Целесообразно посещать  другие производственные предприятия (поставщиков) для ознакомления с их производственными возможностями, объемом и качеством выпускаемой продукции, принимать участие в совещаниях с работниками промышленности. Во главе предприятий, коммерческих служб должны стоять квалифицированные специалисты: товароведы-коммерсанты, экономисты-менеджеры, финансисты, хорошо знающие коммерческую работу.

Весьма актуальна задача компьютеризации процессов управления коммерческой работы по оптовым закупкам и оптовой продаже товаров. Электронизация коммерческих операций позволяет создать информационную систему обработки и передачи коммерческой информации, составляющую техническую основу рыночной, маркетинговой деятельности в сфере товарного обращения.

Формирование организационной структуры коммерческих служб предприятия должно включать два аспекта: определение места в структуре управления предприятием – установление соподчиненности и функций; распределение функций между отдельными группами и работниками.

3. Основные финансовые документы коммерческого предприятия

Финансовые документы фирмы — это совокупность форм отчетности, составленных на основе документально обоснованных показателей фи­нансового учета в целях предоставления пользователям в удобной и понятной форме для принятия деловых решений своевременной, объек­тивной и достоверной многоаспектной информации о финансовом по­ложении предприятия.

К основным финансовым документам фирмы относятся:

1.      Бухгалтерский баланс ф. №1;

2.      Отчет о прибылях и убытках ф. №2;

3.      Отчет об изменениях капитала ф. №3.

Бухгалтерский баланс - это один изэлементовметодабухгалтерского учета,т.к. с него начинается и им заканчивается текущий бухгалтерский учет.В бухгалтерском балансе обобщенно отражаются средствапредприятия по составу и размещения и по источникам формирования и целевому назначениюна определеннуюдату.

Каждый вид средств или источник в балансе указывается отдельно и называется статьей баланса.Статьи балансасгруппированывразделы по экономически однородным признакам.Количество разделов в активе и пассиве определяет Министерство финансов РФ.

В Отчете о прибылях и убытках данные о доходах, расходах и финансовых результатах представляются в сумме нарастающим итогом с начала года до отчетной даты.

В Отчете об изменениях капитала в разделе «Капитал» приводятся данные о движении всех его составляющих: остатки на начало отчетного года, поступление (уменьшение) за отчетный период, остатки на конец отчетного года.

К традиционным приемам и способам экономического анализа по данным бухгалтерской отчетности относят сравнение, группировку, способ цепных подстановок, способ абсолютных разниц, способ относительных разниц, интегральный способ, индексный, балансовый метод.

Каждая форма отчетности позволяет решать определенные задачи. Так, бухгалтерский баланс есть основа для анализа финансового положения организации, отчет о прибылях и убытках говорит о финансовых результатах организации – главной цели коммерческой организации, отчет о движении денежных средств характеризует денежные потоки предприятия и его платежеспособность.

Особое значение для всех пользователей отчетными данными имеют пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. В них находят отражение важные сведения (на начало и конец отчетного периода) о нематериальных активах по их отдельным видам, об основных средствах (по основным статьям), арендованным основным средствам, о видах финансовых вложений, дебиторской и кредиторской задолженности, об уставном, резервном и добавочном капитале, о количестве акций акционерного общества (полностью оплаченных, неоплаченных, оплаченных частично; номинальной стоимости акций, находящихся в собственности акционерного общества, его дочерних и зависимых обществ), о составе резервов предстоящих расходов и оценочных резервов; об объемах реализованной продукции, товаров (работ, услуг), по видам деятельности и географическим рынкам сбыта; о составе издержек производства и обращения, прочих внереализационных доходах и расходах; о выданных обязательствах и полученных платежах.

4. Система показателей анализа эффективности коммерческой деятельности ОАО «Игристые вина»

4.1. Организационно – экономическая характеристика предприятия

Открытое акционерное общество ''Игристые вина" учреждено в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом "Об акционерных обществах" от 26.12.95 г. № 208-ФЗ на основании Плана внешнего управления ОАО "Дальневосточные игристые вина", собранием кредиторов 12 мая 1998 г. Учредителем является ОАО "Дальневосточные игристые вина". Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации.

Полное фирменное наименование на русском языке - открытое акционерное общество "Игристые вина". Сокращенное наименование - ОАО "Игристые вина".

Целью деятельности является получение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в выпускаемой продукции и услугах. Основными видами деятельности являются производство и реализация виноградного и шампанских вин. Также общество может осуществлять любую хозяйственную и коммерческую деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Общество имеет право осуществлять виды деятельности, подлежащие лицензированию, после получения соответствующих лицензий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В соответствии с Уставом предприятие в праве от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Предприятие несет ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом.

Целью создания данного предприятия является более полное насыщение рынка  продовольственными товарами и услугами для удовлетворения потребностей организаций и физических лиц, а также создание дополнительных рабочих мест и получение дополнительной прибыли.

Предметом деятельности ОАО «Игристые вина» является:

- производство и реализация товаров народного потребления и вино – водочных изделий;

- выполнение торгово-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных операций, открытие коммерческо-комиссионных магазинов, других торговых предприятий;

- товарно-посреднические услуги по продвижению товаров на экспорт и проведение импортных закупок;

- оказание дополнительных услуг покупателям;

- другие виды деятельности, в соответствии с Уставом Общества.

Следует сказать, что имущество ОАО «Игристые вина» образуется из долевых вкладов участников; продукции (услуг), произведенной обществом в результате хозяйственной деятельности; полученных доходов и иных источников, предусмотренных законодательством РФ.

ОАО «Игристые вина» обязано:

- выполнять обязательства, вытекающие из законодательства Российской Федерации и заключенных им договоров;

- заключать трудовые договоры;

- полностью рассчитываться с работниками предприятия по заработной плате и социальным пособиям; осуществлять все виды обязательного страхования;

- своевременно предоставлять декларацию о доходах;

- уплачивать налоги в соответствии с налоговым законодательством

                Организационная структура предприятия  представлена в приложении. Как было отмечено выше, единоличным исполнительным органом Общества является генеральный директор, который решает вопросы деятельности предприятия, в том числе без доверенности действует от имени Общества и принимает решения по вопросам, не отнесенным учредительными документами Общества и действующим законодательством к компетенции Собрания, в частности:

1.      обеспечивает выполнение решений Собрания;

2.      организует ведение и хранение бухгалтерских, других финансово-хозяйственных и иных документов Общества;

3.      предоставляет отчеты в государственные органы в установленном порядке;

4.      совершает сделки от имени Общества;

5.      представляет интересы Общества в государственных органах и органах местного самоуправления;

6.      осуществляет найм работников по трудовому договору;

7.      распоряжается денежными средствами Общества.

4.2. Анализ деятельности коммерческих подразделений предприятия

                Коммерческую службу ОАО «Игристые вина»  составляют отдел закупок и отдел реализации. Отдел маркетинга отсутствует.

                 Организация закупок материальных ресурсов централизована, так как сотрудники отдела подчиняются непосредственно руководству отдела.

                  Руководитель отдела отвечает за эффективность процесса закупок, намечает основные источники материального обеспечения, координирует деятельность подчиненных ему сотрудников, увязывает планы закупки с деятельностью других функциональных подразделений, подбирает кадры.

                  Оперативно-снабженческую работу на предприятии выполняют сотрудники отдела: экспедитор, товаровед-кладовщик, коммерческий агент по закупкам.

                Экспедитор и коммерческий агент занимаются поиском поставщиков; совместно с коммерческим директором заключают с ними договора, оформляют документацию на приобретение материальных ресурсов, заказывают транспорт для перевозки (если необходимо). Сопровождают грузы в пути и обеспечивают их сохранность. Товаровед-кладовщик определяет требования к продукции, необходимой для производства, а также проверяет соответствие их качества стандартам, ТУ, договорным обязательствам и другим документам.