Подготовка совещаний

Если в совещании участвует  большое количество людей, руководителей  филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:

— обращения;

— информации о дате, месте  и времени проведения;

— повестки дня;

— предложения принять  участие;

— просьбы о подтверждении  участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают  лица, отвечающие за подготовку мероприятия.

От вида совещания зависит  и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

— приглашение (извещение) о  проведении совещания, оформленное  на фирменном бланке организации, либо

— повестка дня в той  форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться  за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3–5 дней), чтобы у его  участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1–2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания  нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и  поддерживать обратную связь. Следует  уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств.

1.5 Подготовка документов для проведения совещания

Для успешного проведения совещания (эффективная работа участников и оперативное обсуждение вопросов) большое значение имеет своевременная подготовка размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиальное обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основною докладчика и содокладчиков.

Подготовка печатного  материала целесообразна не только из соображений экономии времени  на совещании, но и потому, что восприятие информации во всем ее разнообразии «с голоса» для человека довольно затруднительно. Может быть недопонимание того или  иного момента в устном сообщении. Наличие печатного материала  поможет снять все сомнения подобного  рода.

В настоящее время большие  доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют на руках их текст или тезисы. В результате на совещании докладчик должен лишь подчеркнуть самые основные положения своего выступления в ограниченные временные рамки.

Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться  на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

Так, 10–15 страниц сплошного  текста, набранного мелким шрифтом, никто  читать не будет. Поэтому не экономьте  на своих сотрудниках и используйте  оптимальный размер шрифта — 12. Более  мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов (хватит и 2-х, например, самых распространенных — Times New Roman и Arial). Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.

Продумайте, сколько уровней  заголовков в тексте вам понадобится, нужно ли их нумеровать, как вы будете выделять наименования таблиц, схем и рисунков? Все это поможет читателю быстро ориентироваться в документе.

Главное, чтобы выбранная  вами логика форматирования не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть  даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

Выступления участников могут  подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько основополагающих рекомендаций по составлению текста доклада. Он должен быть:

— кратким, насколько позволяет  содержание и цель;

— понятным (простым, а не запутанным);

— логичным;

— структурированным.

Очень часто цели написания  доклада состоят в том, чтобы  оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные действия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.

Кроме основного доклада  заранее готовятся и размножаются ннформацнонно-справочные документы, позволяющие участникам совещания  глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос:

- отчеты;

- таблицы;

- графики;

- справки;

- экономические расчеты;

- планы;

- обзоры.

Существует большое количество наглядных средств. Например, два  простых графика могут быть эффективнее  одного сложного, причем их легче и  быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

Секретарю-помощнику или  секретарю-референту руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать.

Обычно от секретаря не требуется составление текста выступления. Он должен лишь представить полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка:

• законодательно-нормативных  документов;

• распорядительных документов;

• отчетов;

• актов ревизий;

• справок;

• писем и т.д.

Лучше сделать подборку в  виде ксерокопий, так как на них  можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные мест, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада.

Секретарь-референт может  составить информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Такая работа может быть выполнена лишь секретарем-помощником, секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление  проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Ведь именно для принятия этих решений  и утверждения итоговых документов и собирается совещание.

Наличие проектов в письменном виде позволяет глубже вникнуть в  документы, внести правки, оперативно их изменить или дополнить. Секретарь должен востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих материалы для совещания, и организовал, соответствующее оформление полученного текста.

Все предполагаемые к совещанию  документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов, а размножены и разосланы за 24 часа до совещания. В настоящее время эта процедура также может быть выполнена с использованием электронной почты и факса.

 

 

2 Оформление документов при проведении совещаний

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после  его окончания необходимо собрать  тексты выступлений, не представленные заранее.

Ход совещания можно и  нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

2.1 Стенограмма и фонограмма

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что  говорилось на совещании, то есть всех выступлений, вопросов, ответов, реплик.

При стенографировании и  фонозаписи следует учитывать, что  стенографистки могут не знать фамилий  выступающих, особенно подающих реплики  из зала и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не представился. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись. секретарь должен фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы установить, кому принадлежит то или иное выступление, реплика, вопрос.

Для ведения стенограмм и  расшифровки фонограмм требуются  специальные работники: стенографистки, диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания.

Самое важное начинается после  проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет  зависеть его эффективность. Для  этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются  решения с указанием ответственных  исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

2.2 Протоколирование

Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

В зависимости от вида совещания  и других факторов могут составляться следующие формы протокола:

— полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т.д.);

— краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).

Решение о том, какую форму  протокола вести на совещании, принимает  руководитель коллегиального органа или  руководитель организации.

При составлении протоколов необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, содержащейся в протоколе. Очень важно, чтобы в протоколах заседаний коллегиальных органов было указано число присутствующих, так как это имеет принципиальное «политическое» и юридическое значение. От количества присутствующих зависит установленный кворум, при наличии которого принятые решения будут иметь силу.

По своей сути протокол является конспектом совещания. Он может  стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей  встрече. Из этого документа отсутствующие на совещании смогут почерпнуть ценную информацию (ими могут быть ответственные исполнители, которые не были приглашены на обсуждение). Поэтому при составлении протокола в него необходимо включить следующие моменты:

— дату и время проведения рабочего совещания;

— участников;

— повестку дня и ее исполнение;

— принятые решения;

— намеченные действия;

— ответственных исполнителей;

— срок исполнения.

Протокол ведется во время  совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое в настоящее время является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных бизнес-процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

— воспринимайте факты  и идеи, а не только слова;

— прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, предполагаемых или одобренных;

— отмечайте слова, которые  говорили бы о возможных переменах;

— не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили  или не поняли принятого в ходе активного обсуждения решения или предстоящего действия;

— перед тем, как перейти  к следующему пункту обсуждения, подводите  итог предыдущего. При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.

Оформление протокола  имеет ряд особенностей. Если оно  продолжалось несколько дней, то через  тире указывают даты начала и окончания  совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Протокол подписывается  председателем и секретарем. В  особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

К протоколу подшиваются  представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое  отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.