Подготовка совещаний

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится.

Если вы изготавливаете копию  многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

Контроль бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания.

В соответствии со ст. 5 Перечня  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2000 г.), устанавливаются следующие сроки хранения протоколов:

— протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления  и др.) — постоянно;

— протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов  организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;

— протоколы совещаний  у руководителя организации —  постоянно;

— протоколы собраний трудовых коллективов организации — постоянно;

— протоколы собраний структурных  подразделений организации — 5 лет  ЭПК;

— протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.3 Электронный документооборот  и совещания

Предприятия все в большей  степени ощущают потребность  в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

— планирование и подготовка совещаний;

— предоставление руководителю удобных средств анализа предыдущих совещаний;

— контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

В том или ином виде (в  зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие функции:

— формирование проекта  повестки дня;

— рассылка сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений;

— получение проектов решений  и справок от ответственных исполнителей;

— формирование пакета документов к совещанию;

— рассылка пакета документов участникам совещания;

— рассылка приглашений, повестки дня;

— формирование протокола  совещания;

— контроль исполнения решений  совещаний.

Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации  контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

— Ф.И. О. руководителя, который  дал поручение;

— Ф.И. О. ответственного исполнителя;

— сроку исполнения поручений;

— просроченным поручениям.

Грамотное использование  СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения  задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

Если учитывать, что генеральный  директор крупного предприятия в  среднем тратит 17 часов в неделю, исполнительный директор — 23 часа, а  менеджер среднего звена — 11 часов  в неделю на участие в совещаниях, то эффективность их проведения способна высвободить массу полезного времени и энергии.

 

 

Заключение

В рамках моего реферата была рассмотрена тема особенностей оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний, в которой были изучены вопросы по следующей проблематики:

- виды совещаний;

- подготовка совещаний;

- формирование повестки дня;

- участники совещания;

-подготовка документов для проведения  совещания (доклады, информационные  материалы);

- документальное оформление совещания;

- электронный документооборот  и совещания.

Изученный материал показывает важность проведения оперативных и плановых совещаний, их подготовки, а главное документального оформления этих совещаний.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Москва, 2003 г.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М., ИНФРА-М, 2002.
3. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. -Москва, 2003.
4. Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3.
5. Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3.