Программа аудита. Принципы разработки и построения

2 Аудит поставщика. Виды воздействий на поставщика.

Аудит поставщиков включает в себя проведение ряда мероприятий, в том числе проверяется и подтверждается: 
— полнота и правильность проведенных инвентаризацией расчетов с контрагентами (как дебиторами, так и кредиторами), включая отражение их результатов в учете; 
— правильность ведения первичной документации по покупке товарно-материальных ценностей и услуг с целью доказать обоснованность возникновения кредиторской задолженности организации; 
— своевременность погашения кредиторской задолженности и соответствие ее отражения на счетах бухгалтерского учета российским и международным стандартам.

Виды  воздействия на поставщиков

В целом  множество управляющих воздействий  может быть представлено в виде следующих групп: ускорение потоков продукции от поставщиков к потребителям; замена одних поставщиков на другие; разработка графика потоков продукции; управление совокупными запасами на основе их оперативного перераспределения; дробление материального потока на более мелкие партии поставок; изменение частоты поставок; контроль над расходованием и регламентация использования ресурсов.

Контрактное взаимодействие с  поставщиками. 

Конкуренция поставщиков.  В течении долгого времени предприятия в развитых странах ориентировались в своей деятельности на увеличение качества поставщиков. Преимущества такого подхода основывалось на конкуренции поставщиков, обеспечивающей успех на переговорах по определению цен и условий поставки. Наличие большого количества поставщиков дает возможность выбора в том случае, если один из них испытывает трудности, связанные с условиями поставки , качеством продукции. Кроме того, это позволяет решить задачи увеличения объемов производства, не предусмотренные текущим производственным планом.  

Сокращение  количества поставщиков. Преимущества большого количества поставщиков обходятся неоправданно дорого. Число сотрудников, занимающихся размещением и отслеживанием заказов, и число допускаемых ошибок находятся в прямой зависимости от количества поставщиков.

Но, самое  главное, необходимость сокращения количества поставщиков обусловлена  следующим обстоятельством. Если предприятие  ориентируется на производство на производство продукции высокого качества, оно предъявляет к поставщикам столь высокие требования, что вынуждена ограничивать их число из-за недостаточного количества специалистов в области качества, занимающимися вопросами поставок. Это особенно характерно для производств с новейшей технологией, приобретающих сложные комплектующие изделия, а также сферы наукоёмких услуг. 

Как следует  работать в новых условиях производства, обеспечивающих выпуск продукции исключительно  высокого качества? Характерной тенденцией является отказ предприятий от ужесточенного  входного контроля, и перехода к  другим путям обеспечения приемлемости закупаемых материалов и деталей.

Входной контроль не может обеспечивать качество по ряду причин:

1.  При больших объемах производства входной контроль каждой детали невозможен с экономической точки зрения.

2.  Сплошной контроль не обеспечивает годность проконтролированных деталей из-за ошибок и погрешностей самого контроля.

3.  Во многих случаях качество, возможно проверить только путём испытаний, после которых продукт уже нельзя использовать.

Постоянный  рост требований к качеству ориентирует  на необходимость непрерывного управления процессами производства продукции  поставщиками. Поставщики должны быть способны производить изделия удовлетворительного  качества, управлять качеством, исключая возможность производства продукции, не соответствующей установленным  требованиям. Это определяет необходимость  активных партнёрских взаимодействии поставщиков и потребителей на весь период сотрудничества. 

Долгосрочные  контракты. При необходимости производства продукции высокого качества в течении продолжительно периода времени поставщик и потребитель заинтересованы в заключении долгосрочных контрактов. Потребность поставщика в заключении таких контрактов очевидна. Для обеспечения производства продукции высокого качества поставщик должен сделать весьма значительные капиталовложения.  

Поставщики  не должны жалеть средств на создание современной системы управления качеством. Иными словами, предприятия  – производители продукции производственно – технического назначения, которые являются вашими поставщиками должны управлять процессами, связанные с производством поставляемой вам продукции ничуть не хуже, чем это делаете вы. Цель долгосрочных контрактов с поставщиками – создание сквозного управляемого процесса производства на вашем предприятии и предприятии которое поставляет вам материалы и комплектующие изделия.

Расход  времени и усилий на создание системы  управления качеством должен предопределятся твёрдой уверенностью поставщика в том, что конкретная производственная программа рассчитана на достаточно продолжительный период. Нередки случае, когда поставщики, работающие совместно  с заказчикам над разработкой производственного процесса, не могут в последствии противостоять конкуренту, который не понёс существенных издержек на разработку на первоначальном этапе. Во избежание подобной ситуации необходимо заключить тщательно продуманные долгосрочные контракты, обеспечивающие защиту интересов как поставщика, так и заказчика. Заключению таких контрактов должны предшествовать юридические консультации. В некоторых конфликтных ситуациях заключение долгосрочных контрактов может быть нежелательным.

Но иногда может казаться, что заключение долгосрочных контрактов сулит выгоду поставщику и является сдерживающим фактором для  заказчика. Нельзя не согласиться, что  долгосрочные контракты исключают  возможность проведения свободных  постоянных переговоров, однако при  их заключении заказчик тоже имеет  определённые преимущества. На многих предприятиях отделы материально-технического снабжения разработали условия, обеспечивающие автоматическое снижение цен или проведение повторных  переговоров в рамках долгосрочных контрактов. В заключаемых в настоящее  время контрактах предусматриваются  положения, ориентирующие на постоянный поиск возможностей снижения себестоимости  продукции, что сулит равнозначную выгоду как для поставщика, так  и для заказчика. 

 Долгосрочные  контракты позволяют заказчику  экономить на проведении повторных  переговоров, переобучении сотрудников.  Заключение таких контрактов  также предоставляет заказчику  возможность участвовать в разработке  нового изделия на ранних этапах  его проектирования. Это позволяет  заказчику ознакомиться с возможностями  и опытом поставщиков и своевременно  включить возможные изменения  в проект, а также даёт возможность  поставщику своевременно узнать  о требованиях, предъявляемых  к конечному производственному  процессу, и начать вовремя работу над реализацией заказов, обеспечивая таким образом сокращение сроков производства нового изделия.

Разработка  и защита проектов. Заказчики, привлекающие поставщиков к участию в современном пересмотре конструкций изделий, работе над проектами создания новых продуктов, имеют значительную экономию средств. Это является результатом многочисленных тесных технических контактов, в процессе которых рассматриваются и анализируются многие идеи. В определённых условиях в период этих контактов поставщику приходится создавать новую технологию предполагаемого к поставке продукта, что требует от него значительных расходов. В таких случаях целесообразным является заключение контракта на разработку этой технологии.

Следует отметить случаи, когда поставщики стремятся участвовать в разработке новых продуктов, ведущейся заказчиком, не вкладывая при этом ни каких  средств  и надеясь на долгосрочный контракт. Однако подобная политика не долгосрочна и обречена на провал. 

Обеспечение информационной безопасности представляет собой другую причину, обусловленную необходимостью своевременного привлечения поставщика к созданию нового продукта на основе официально оформленного контракта. Совместной работе над проектом должно предшествовать заключение тщательно сформулированных протоколов о неразглашении информации. Заказчик должен подписать аналогичные протоколы, обеспечивающие защиту интересов поставщика.

Важно закрепление контрактным обязательством право заказчика на результаты проекта. В этом же контракте следует указать, что успешное завершение проекта  и даже контракт на экспериментальную  разработку не является гарантией того, что с поставщиком будет заключён долгосрочный контракт на производство продукции.

За заказчиком остаётся право на предложение о  заключении контракта на производство с учётом конкуренции других поставщиков, а за поставщиком сохраняются  преимущества, выражающиеся в более  глубоком знании проекта и более  тесном сотрудничестве с ответственными сотрудниками заказчика. 
 

Заключение

Все эти  проблемы могут быть тщательно изучены  при наличии информации о производственной деятельности поставщика. Регулярное обследование поставщиков, по крайней мере ежегодно, должно стать общепринятым правилом. 

  Существует  много методов оценки деятельности поставщика. Предпочтительным представляется применение простого метода, позволяющего произвести общую оценку отдельных  показателей, своевременности и  уровня расходов. 

  Каждый  из этих показателей может отличать свойственная ему сложность. В прошлом  оценки качества основывались зачастую на допустимых нормах брака в партии. Однако при ориентации на нулевую  дефектность более целесообразным представляются допустимые нормы брака  из расчёта несколько единиц на миллион. Но такой подход не является эффективным. Поэтому можно рекомендовать  показатель качества, основанный на результатах  постоянно проводимых проверок системы  управления процессом производства поставщика. Показатель качества поставщика должен отражать любые проблемы, возникшие  после приёмки изделий как на производственной линии, так и в условиях эксплуатации. 

    В соответствии с оценками  качества различные дефекты могут  определятся по-разному, а именно: критические, значительные и незначительные, или второстепенные. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1.Адамс Р. Основы аудита: Пер. с англ. / Под ред. Я.В. Соколова. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2005.

2. Аренс А., Лоббек Дж. Аудит: Пер с англ; Гл. редактор серии проф. Я.В. Соколов. - М.: Финансы и статистика, 2007.

3. Аудит: учебник  для студентов вузов, обучающихся  по экономическим специальностя/под ред. В.И. Подольского. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.:ЮНИТИ-ДАНА:Аудит1., 2008.

4. Богатая И.Н. Аудит: Учебное пособие./ И.Н. Богатая, Н.Т. Лабынцев, Н.Н. Хахонова.- 4-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.

5. Бычкова С.М., Растамханова Л.Н. Риски в аудиторской деятельности/Под ред. проф. С.М. Бычковой. М.: «Финансы и статистика», 2008.

6. Бычкова С.М.  Доказательства в аудите. - М.: Финансы и статистика, 2006.

7. Голосов О.В., Гутцайт Е.М. Аудит: концепция, проблемы, стандарты, контроль, эффективность, кризис. - М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2008.