Разработка маркетинговой информационной системы предприятия

     Введение 

     Информация  — особо ценный товар. Начиная  какое-либо дело, человек всегда стремится  предварительно получить как можно  больше сведений о нем. Маркетинг  не является исключением. Чем больше менеджер по маркетингу сможет получить информации о конъюнктуре рынка  и о положении своего продукта, тем больше у него шансов на успех. Поскольку рынок не имеет физических границ, и на нем встречаются интересы многих людей, очень сложно выявить, кто и в каком количестве хотел  бы закупить продукт и сколько  заплатить за него. Если рынок недостаточно изучен, то компания рискует потерпеть  полное фиаско в своих усилиях  по производству и маркетингу продукта. Часто произвести продукт — гораздо  более легкая задача, чем продать  его. Следовательно, отдел маркетинга должен приложить все усилия для  определения рыночной конъюнктуры  и возможной реакции на производимый компанией продукт.

     Для удобства своевременного получения, сортировки, анализа, оценки и распределения  точных данных на предприятиях необходимо создавать маркетинговые информационные системы (МИС). Согласно одному из определений  МИС — это динамическая комбинация маркетинговой информации, компьютерных технологий и непрерывно меняющегося  сознания руководящего звена компании. В будущем МИС предстоит преобразовывать  в систему маркетинговых знаний (СМЗ); это является важной современной  тенденцией работы с информацией  большинства западных компаний. Потребность  изменений связана с тем, что  данные, хранящиеся в организации, со временем устаревают и перестают  представлять ценность для фирмы  в долгосрочной перспективе. Для  повышения значимости собранной  информации ее следует обобщать и  преобразовывать в знание, находящееся  в компании в качестве основы для  принятия наиболее эффективных решений. 
 

     1 Понятие и роль  маркетинговой информационной  системы 

     Каждая  фирма должна обеспечить своих менеджеров необходимой им маркетинговой информацией. Поэтому специальные сотрудники компании выясняют, какие сведения о состоянии рынка, прежде всего, необходимы руководителям различных  рангов, и проектируют маркетинговые  информационные системы. Маркетинговая  информационная система (МИС) включает в себя индивидов, оборудование и  процедуры сбора, сортировки, анализа, оценки и распределения необходимой  своевременной и достоверной  информации, используемой при принятии маркетинговых решений. (6, с 225)

     Понятие маркетинговой информационной системы  иллюстрирует рисунок 1.1.

     Рисунок 1.1 Маркетинговая информационная система 

     Для выполнения задач анализа, планирования, исполнения планов и контроля (левая  область) менеджеры по маркетингу нуждаются  в информации об изменениях в рыночно  среде (правая область).

     Роль  МИС заключается в определение  потребностей в информации для маркетингового управления, ее получении и своевременном  предоставлении соответствующим менеджерам.

     2 Анализ существующей  информационный системы  ООО «Фортуна ОПТ»

     Краткая характеристика предприятия 

     Для обеспечения координации и контроля над деятельностью подразделений  и работников на данном предприятии, создана линейно-функциональная организационная  структура (Рисунок 2.1), которая позволяет обеспечить каждый элемент системы четкой, определенной, конкретной задачей и обязанностями. 

     Рисунок 2.1 – Организационная структура ООО «Фортуна ОПТ» 

     Анализ  существующей информационной системы  ООО «Фортуна ОПТ» производится на примере структурного подразделения – Склад.

     Одной из основных коммерческих функций подразделения  является закупка товаров для  их дальнейшей продажи. Правильно организованная закупочная работа не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

     Работа  по закупкам товаров включает комплекс взаимосвязанных коммерческих операций, к числу которых относятся (4, с. 521-523):

• изучение и прогнозирование покупательского спроса;
• определение потребности в товарах;
• выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров;
• установление хозяйственных связей с поставщиками;
• контроль исполнения договоров и хода поставки товаров.

     Для организации эффективной работы складского комплекса важнейшее  значение имеет выбор информационной системы, которое позволяет превратить процесс обработки товародвижения в своеобразный непрерывно действующий  конвейер и от которого зависит функционирование складского комплекса в целом.

     С учетом тенденций развития информационных технологий и с целью обеспечения  исполнения поставленных перед рассматриваемым  подразделением задач необходима автоматизация  данного процесса. Подобные мероприятия  позволят выявить «скрытые» резервы  бизнеса и получить дополнительную прибыль. 

     Информационные  потоки внутри Склада. Информационная модель «как есть» 

     Информационные  потоки – это физическое перемещение  информации от одного сотрудника предприятия  к другому или от одного подразделения  к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается  в качестве информационных потоков.

     Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить  какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. (6, с. 107). Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. 
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы предприятия.

     Информация, которая собирается в системе  контроллинга для обработки и  анализа, должна отвечать следующим  требованиям:

• своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
• достоверности;
• релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;
• полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
• полноте, т.е. не должно быть упущений;
• понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;
• регулярности поступления.

     Через рассматриваемое структурное подразделение  ежедневно проходит огромный объем  информации. Рассмотрим движение информационных потоков между Складом и прочими  подразделениями. На рисунке 2.2 изображена схема движения информационных потоков ООО «Фортуна ОПТ». 

     Рисунок 2.2 – Схема движения информационных потоков ООО «Фортуна ОПТ» 

     Информационные  потоки в части сбора информации для закупок организованы следующим  образом: менеджеры отдела продаж направляют в отдел снабжения график продаж и спецификации. Отдел снабжения, согласно спецификаций на объект и  графиков продаж, осуществляет мониторинг цен и возможностей поставки товаров. Также отдел снабжения (в некоторых  случаях директор) после проведения маркетинговых исследований, контактов  с поставщиками, учитывая информацию по остаткам на складах, формирует информацию по заявкам. Посредством службы экспедиторов товар от поставщиков поступает  на склад (по накладным), где осуществляется приемка / передача.

     Для учета товаров в складском  комплексе существуют отдельные  штатные единицы – кладовщики, от которых информация поступает  к менеджерам по снабжению, которые  в свою очередь запрашивают / сообщают о потребности заведующему складом. Кладовщик уведомляет начальника отдела продаж о наличии / отсутствии товаров и соответственно ставит в известность о потребности начальника отдела снабжения.

     По  мере возникновения необходимости  из бухгалтерии поступает информация о расчетах с поставщиками и покупателями, исходя из чего, происходит корректировка  графика закупок.

     Таким образом, можно сделать вывод  о том, что с увеличением объемов  продаж наличие ручного складского учета является недостатком и  негативно отражается на системе  управления материально-товарными  запасами в ООО «Фортуна ОПТ», а также приводит к увеличению времени на обработку информации о наличии / отсутствии товаров на складе и торможению процесса составления прогнозов закупок. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 Разработка маркетинговой  информационный системы  ООО «Фортуна ОПТ»

     Общая характеристика предложений. Построение информационной модели «как должно быть» 

     Основной  проблемой Складского комплекса  ООО «Фортуна ОПТ» является низкая степень автоматизации процесса обработки информации о товарно-материльных запасах на складе, несмотря на наличие программного обеспечения учета «Супер-Склад». Проанализировав сложившуюся ситуацию и учитывая тенденции развития информационных систем, решение заявленной проблемы возможно несколькими путями: модернизация существующего ПО, либо установление новой более продвинутой программы, оба варианта влекут за собой определенные финансовые затраты.

     При этом стоит учесть, что ООО «Фортуна ОПТ» – торговое предприятие со стабильным финансовым положением, следовательно, вложение средств в модернизацию (автоматизацию процесса обработки информации) программного обеспечения складского комплекса вполне осуществимо (т.е. реализация данного проекта серьезным образом не отразится на финансовом состоянии предприятия).

     Не  секрет, конечно, что существует достаточно большое количество программ для  учета склада. Все программы «склад» имеют схожую функциональную основу. (2, с. 45-47). При поступлении товара его надо поставить на приход, для этого есть приходная накладная. При продаже товара надо оформить расходную накладную, счет-фактуру, ТОРГ-12, товарно-транспортную накладную, для этого во всех программах складского учета есть расходная накладная.

     Эффективный складской учет – это грамотное и автоматизированное управление складом, поскольку с помощью автоматизированной системы управления складом можно качественно выполнять большое количество операций: быстро связываться с отделом продаж, контролировать результаты работы сотрудников, применять мобильные терминалы и т.д.

     Эффективное управление – это возможность  контролировать и внешние, и внутренние бизнес-процессы, а также легко  перестраиваться под постоянно  изменяющийся спрос. 

     Сравнительный анализ возможных вариантов решения  проблемы 

     Ранее были выявлены: проблема – низкая степень  автоматизации процесса обработки  информации о товароматериальных запасах  на складе и два варианта ее решения (доработка существующей программы  или покупка нового информационного  продукта). С помощью Internet ресурса был подобран вариант новой программа учета склада, которая решает поставленную перед ней задачу и соответствует техническим возможностям оборудования на складе ООО «Фортуна ОПТ». Теперь осталось провести сравнительный анализ вариантов и выбрать лучший. Их сравнительная оценка отображена в таблице 3.1

     Таблица 3.1 – Сравнительная оценка вариантов