Реализация коммуникационной деятельности в организации

·          Относиться к собеседнику или партнеру с искренним уважением и (или) демонстративно его проявлять. Главное для любого собеседника - это его самооценка. Если с ней солидаризируются, если ее не только не ставят под сомнение, но и выдвигают на первый план, то многие коммуникативные проблемы решаются автоматически. Удовлетворение "потребности в значимости" собеседника - ключ к успеху беседы и переговоров. Следует также чаще называть собеседника по имени. ("Имя человека - самый сладостный и важный для него звук".)

·          Проявлять внимание к собеседнику: стараться во время беседы смотреть на него, желательно в глаза (хотя и не злоупотреблять этим); задавать, казалось бы, незначимые, но подчеркивающие внимание к собеседнику вопросы, солидаризироваться с ним в тех вопросах, где это только возможно.

·          Не делать поспешных выводов, в особенности если собеседник еще не до конца изложил свою точку зрения. Сами же выводы и реакции на аргументы собеседника не должны носить характер подчеркнуто эмоциональных проявлений.

·          Не занимать в процессе беседы "оборонительно-пассивную" позицию; стараться быть не ведомым, а ведущим, т.е. активно влиять как на содержание, так и на общий характер беседы, в том числе на ее эмоциональную окраску.

·          Стараться без необходимости не вступать в спор и помнить, что "лучший способ одержать победу в споре - это уклониться от него".

·          Помнить о будущем - о тех последствиях, к которым явно или скрытно приведет беседа. Она может привести к достижению локальной, сиюминутной цели, но породить конфликт или неприязнь, которые в дальнейшем будут иметь более сильные негативные последствия, нежели сиюминутный результат бесед, переговоров.

Все эти требования сохраняют свою правомерность и  при осуществлении более формализованных  типов контактов руководителя с  подчиненными - в ходе деловых совещаний. Последние, однако, предъявляют и ряд дополнительных требований к коммуникациям. В процессе деловых совещаний обычно выделяют пять основных этапов: начало совещания, передача основной информации, аргументация, нейтрализация или опровержение встречных замечаний и аргументов, принятие решения. Соответственно существует пять главных принципов проведения деловых совещаний - для каждого основного этапа:

1)  необходимо привлечь внимание участников к проблеме, мотивировать необходимость их участия в обсуждении;

2)  пробудить личный интерес участников к возможно более эффективному решению обсуждаемой проблемы;

3)  все высказывания, формулируемые в ходе совещания, должны быть по возможности максимально обоснованными и рационально аргументированными;

4)  прежде чем пытаться опровергнуть аргументы других участвующих в совещании лиц, следует попытаться раскрыть их действительные позиции, интересы, сомнения, т.е. причины самих аргументов;

5)  соблюдать на практике принцип максимально возможного учета интересов участников совещания при выработке окончательного решения.

Наряду с этим существует ряд общих правил речевого поведения во время совещаний.

Профессиональность: на первое место, несмотря на всю ее важность, все же необходимо ставить  не форму высказываний, а их содержание - его конкретность, глубину, обоснованность, содействие решению обсуждаемых  задач.

Ясность: следует  исходить не из того, что ясно и понятно  самому говорящему, а из того, что  может быть понято слушателями, участниками  совещания.

Постоянная направленность: не забывать о конечных целях совещания  и не позволять ему "уйти в сторону" от его основного предназначения.

Наглядность: следует  по возможности шире привлекать понятные, а еще лучше - эмоционально окрашенные примеры и иллюстрации.

Ритм: обеспечивать высокую интенсивность коммуникаций в ходе совещаний, которая должна возрастать по мере приближения окончания  совещания.

Повторение: ключевые моменты и положения должны быть сформулированы неоднократно и в  различном виде. Лишь в этом случае они произведут должное впечатление  и будут восприниматься по достоинству.

Внезапность: заранее  подготовленная "импровизация" в  виде, например, неожиданного аргумента  резко повышает шансы принятия точки  зрения стороны, ее предпринявшей.

Рамки передачи информации: аргументация должна подчиняться  требованию необходимости и достаточности. Чтобы выступления руководителя сохраняли мотивационный заряд, они не должны быть чрезмерно детализированными  и исчерпывающими. "Секрет быть скучным  состоит в том, чтобы рассказать все" (Вольтер).

Необходимость эффективной концовки. Действенность  результатов совещаний и переговоров  резко повышается, если последней  будет высказана какая-либо эффектная  фраза, веский аргумент - часто неожиданный  для адресата, но относящийся к  сути обсуждаемой проблемы. Он должен заготавливаться заранее, но приберегаться  до конца совещания или переговоров. Например, одна из сторон заканчивает  свое участие в совещании фразой: "Да, мы еще не сказали, что в  случае осложнений мы, разумеется, берем  расходы на себя".

Правило допустимой открытости личной позиции. Во многих случаях и особенно - при проведении сложных переговоров, окрашенных отношениями конкурентности возникает следующая дилемма. С одной стороны, все отмеченные выше правила предписывают необходимость четкого и полного определения личной позиции в них. Но с другой - часто бывает просто необходимо скрыть свою позицию. Для этого может, конечно, использоваться прием дезинформации. Однако более эффективной является другая тактика: не прибегая к дезинформации, раскрывать свою позицию не полностью: это - прием "неполной правды". Известно, например, что немецкий фельдмаршал А. Мольтке, отвечая на вопрос своих подчиненных о том, что им говорить на переговорах - правду или ложь, говорил: "Правду. Но не всю правду".

Что касается публичного выступления руководителя как еще  одной формы коммуникации, то здесь  также существует ряд основных правил. Одним из вариантов "кодекса" такого рода правил является, например, следующий  перечень.

Делайте сообщение  в форме рассказа: представьте  себе, что вы ведете беседу с группой  людей по интересующей их проблеме.

Верьте сами в то, что вы говорите. Аудитория  сама разберется, где фальшь, а где  правда.

Варьируйте силу голоса и тон, избегайте монотонности.

Смотрите в  аудиторию, а не в свои заметки.

Следите за своей  позой, не горбитесь, но и не напускайте на себя важности.

Пользуйтесь жестами  лишь в том случае, когда нужно  подчеркнуть какое-либо положение, факт.

Следите за произношением.

Пользуйтесь только такими наглядными средствами, которые  видны всем. Перед выступлением убедитесь  в их готовности.

Старайтесь вести  изложение с позиций сообщения  чего-то нового, избегайте поучений. Аудитория должна чувствовать дружеское  расположение к ней оратора.

Учитывайте уровень  подготовленности аудитории и то, что она ожидает от выступления.

Стремитесь к  тому, чтобы выступление было "закруглено". Это обеспечивается возвратом в  конце выступления к его исходному  тезису. "Конец речи, - писал выдающийся русский юрист А.Ф. Кони, - должен закруглять ее, то есть связывать с  началом". В этом случае усиливается  и общее впечатление от выступления, и само оно приобретает большую  побудительную силу.

В заключение необходимо отметить, что коммуникативное поведение  является одной из основных форм организации  исполнительских действий подчиненных, т.е. формой непосредственного воздействия  на них.

2.2 Реализация коммуникационной  деятельности в  организации

Коммуникационная  сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков (приложение 3). В данном случае рассматриваются  не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или  сигналов между двумя или более  индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется  на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Создаваемая руководителем  сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства  от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными  по уровням индивидами или частями  организации: между заместителями, между начальниками отделов, между  подчиненными. Диагональные связи - это  связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру  организации. Задача формальной организационной  структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры  подразделений в организации  ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных  коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более  разнообразная и сложная, чем  в группе из трех человек. В зависимости  от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Существуют устоявшиеся  образцы коммуникационных сетей  для групп одной и той же или разной численности (приложение 4). В сетях типа "кружок" члены  группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа "колесо" представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре "колеса", имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Аналогичная картина  наблюдается в сетях типа "Y". Такие сети называются централизованными  и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа "цепочка", в которых появляются горизонтальные связи - элемент децентрализации. "Всеканальные" сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Знание типов  коммуникационных сетей особенно важно  для понимания отношений власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация  информации поддерживают властные отношения.

Характер взаимозависимости  работ и людей в группе или  организации будет определять тип  более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость  допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость  требует "командного" подхода  к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

Таким образом, участники коммуникационного процесса с помощью информационных потоков  создают так называемые коммуникационные сети.

Коммуникационная  сеть включает потоки посланий или  сигналов между двумя или более  индивидами. Создаваемая сеть состоит  из вертикальных, горизонтальных и  диагональных связей.

Заключение

В курсовой работе мы выяснили, что в наше бурное время  информационной революции актуальность коммуникаций в управлении не снижается, а наоборот, возрастает.

1. Коммуникации, выступая как процесс обмена  информацией, знаниями, интеллектуальной  собственностью ценностей, является  важным объектом управления.

2. В качестве  принципиальных отличий постиндустриального  развития отмечаются изменения  в коммуникации. Коммуникация с  общественной средой является  одним из критериев рыночной  адаптации. Невозможно разделить  аспекты экономического и социального  воздействия коммуникации и на  общество в целом, и на отдельного  потребителя (товара или услуги).

3. Управление  коммуникацией позволяет реализовать  сильные стороны организации  (товара, процесса) и элиминировать  или нейтрализовать слабые. Получаемая  информация, как правило, вносит  изменения в поведение рыночных  субъектов, особенно в сфере  предпринимательства. Только по  достижении необходимого уровня  коммуникативности организация может своевременно реагировать на сдвиги в рыночной ситуации (изменить производственную программу, экспортный ассортимент, цены, формы и методы сбыта и т.д.), а также оказывать направленное воздействие на рынок.4. Интегрированные маркетинговые коммуникации приносят пользу обществу различными путями. С одной стороны, обеспечивая покупателя рыночной информацией и поддерживая фирменную марку, они помогают ему принять правильное решение о покупке. С другой стороны, вооружая фирму надежным и эффективным инструментарием, интегрированные маркетинговые коммуникации обеспечивают ей высокую результативность общения с реальными и потенциальными потребителями, продвижения в общественном сознании новых продуктов и идей.