Учет движения наличных денежных средств и денежных документов

При составлении первичных  учетных документов по учету кассовых операций в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" [13] предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. При их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

Прием наличных денег в  кассу производится по приходному кассовому  ордеру (форма №КО-1). Приходный кассовый ордер выписывает работник бухгалтерии  в одном экземпляре на основании  кассовых и товарных чеков, авансовых  отчетов и других документов. Приходный  кассовый ордер подписывается главным  бухгалтером или уполномоченным лицом и передается в кассиру для исполнения по нему операции по приему наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей – самого приходного кассового ордера и квитанции к нему. Лицу, внесшему в кассу наличные денежные средства, выдается квитанция о приеме денег к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег  из кассы производится по расходным  кассовым ордерам (форма №КО-2) или  надлежаще оформленным документам (платежная ведомость, расходная  ведомость, заявление на выдачу денег  и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным  бухгалтером и руководителем  организации.

Расходный кассовый ордер  заполняется работником бухгалтерии  в одном экземпляре и передается кассиру для исполнения по нему операции по выдаче наличных денег из кассы  организации. Он состоит из двух частей – распорядительной и оправдательной. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть является распиской лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера, в получении денежных средств

В тех случаях, когда  на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру (заявлениях, счетах и др.), есть разрешительная надпись  руководителя организации, его подпись  на расходном кассовом ордере не обязательна.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма №КО-3).

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают  в кассовой книге (форма №КО-4).

Каждая организация ведет  только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге  ведутся в 2-х экземплярах через  копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера организации  или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист кассовой книги (копию  записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми  документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

При условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов в организации кассовая книга  может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограмм "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и иметь все реквизиты кассовой книги. Нумерация листов осуществляется автоматически.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, за год.

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает  на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

Корреспонденция счетов по операциям, связанным с поступлением денежных средств в кассу организации и их выдачей из кассы приведена в таблице 3.

Таблица 3

Корреспонденция счетов по учету денежных средств в кассе организации

№ п/п	Содержание хозяйственной  операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Поступили наличные денежные средства с расчетного счета в  кассу организации	50	51
2	Получена наличными в  кассу выручка за проданные товары в розничной торговле	50	90/1
3	Получена в кассу от поставщика сумма ранее выданного  ему аванса (предоплаты)	50	60/2
4	Получены наличные денежные средства от покупателей в погашение  задолженности за проданную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги)	50	62/1
5	Получена в кассу от другой организации сумма предъявленной  ей претензии	50	76
6	Внесена в кассу подотчетным  лицом сумма неизрасходованного ранее выданного аванса	50	71
7	Получено в кассу от должника в погашение задолженности  за причиненный материальный ущерб	50	73.2
8	Внесены в кассу наличные денежные средства учредителями в погашение  задолженности по вкладу в УК организации	50	75/1
9	Оприходованы излишки  денежных средств, выявленные при инвентаризации	50	91.1
10	Выдача пособий работникам организации через кассу	69	50
11	Сдача в банк из кассы  организации сверхлимитного остатка  свободных денежных средств	51	50
12	Оплачено наличными денежными  средствами из кассы организации  поставщикам за приобретенные товары (работы, услуги)	60	50
13	Выдача из кассы подотчетному лицу наличные денежные средства на командировочные  и хозяйственные расходы	71	50
14	Выданы инкассатору денежные средства из кассы организации	57	50
15	Выданы из кассы наличные денежные средства на выплату депонированной з/платы и по исполнительным документам	76	50
16	Выданы наличные денежные средства по платежной ведомости  на з/плату сотрудникам организации	70	50
17	Отражена недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная при инвентаризации	94	50

 

1.3. Отчетность подотчетных лиц

 

Почти в любой организации  существует необходимость в осуществлении  расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, практически каждая бухгалтерия, так  или иначе, сталкивается с оформлением  и бухгалтерским учетом таких расчетов.

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым  выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных  расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным  лицам, являются подотчетными суммами.

Подотчетными суммами могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды  (или хозяйственные расходы):

• ОС и МПЗ;
• Канцелярские расходы;
• почтовые расходы;
• проездные документы;
• и тому подобное.

2. Представительские расходы.

3. Командировочные расходы:

• расходы на проезд до места назначения и обратно,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как  в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного  заявления сотрудника, подписанного руководителем компании.

После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны  в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в  бухгалтерию компании авансовый  отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения  кассовых операций с банкнотами и  монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ [14].

Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок  наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.

При оформлении отчета о  расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная  форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного документа  утверждена Постановлением Госкомстата  РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении  унифицированной формы первичной  учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет» [15].

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном  экземпляре. И предоставляется для  последующей обработки в бухгалтерию  вместе с документами, подтверждающими  произведенные расходы.

Пример заполнения авансового отчета приведен в Прил. 1.

 

1.4. Инвентаризация наличных денежных  средств. Отражение ее результатов  в учете.

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и отчетности организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств (Письмо Минфина России от 03.06.2010 N 07-02-12/13). Общие  правила ее проведения установлены  Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее - Указания № 49) [16].

Инвентаризация проводится с целью выявления фактического наличия имущества, а также проверки полноты отражения в учете  обязательств.

Для проведения инвентаризации в учреждении создаются постоянно  действующая инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждается приказом руководителя. Согласно Указаниям № 49 [16, п. 2.6] инвентаризационные комиссии призваны обеспечивать:

- полноту и точность  внесения в описи данных о  фактических остатках основных  средств, запасов, товаров, денежных  средств, другого имущества и  финансовых обязательств;

- правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.

Обязанность по созданию условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия имущества  в установленные сроки, возложена  на руководителя учреждения.