Ярмарки и выставки в системе рынка

     Участие фирмы в работе той или иной ярмарки или выставки требует  определенных затрат и в конечном счете может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, создать негативное мнение о фирме и ее товаре. Поэтому надо тщательно обосновать целый ряд управленческих решений участие в работе выставки. Прежде всего, необходимо найти обоснованные решения следующих основных задач:

· определить целесообразность участия фирмы  в конкретной ярмарке или выставке;

· обеспечить качественную подготовку к участию  в выбранной ярмарке или выставке;

· на должном  уровне организовать работу персонала  ярмарки или выставки;

· подвести итоги участия в работе конкретного  мероприятия и разработать соответствующие маркетинговые решения.

     Для обеспечения высокой эффективности  участия в международной выставке руководство и соответствующие  сотрудники компаний-экспонентов обязаны  провести серьезную подготовительную работу, которая может быть разбита  на ряд этапов:

     На  каждом из этих этапов принимаются  и реализуются соответствующие  управленческие решения.

     После завершения работы ярмарки или выставки следует подвести итоги участия  фирмы в данном мероприятии. Прежде всего необходимо ознакомить работников фирмы с первыми результатами участия в ярмарке или выставке. В частности, целесообразно проинформировать о:

-количестве лиц, посетивших ярмарку или выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с предыдущими годами;

-приемлемости месторасположения стенда;

-обоснованности архитектурных решений по стенду;

-правильности выбора экспонатов;

-обоснованности затрат средств на подготовку и участие в ярмарке или выставке;

-проведенных  маркетинговых исследованиях;

-контактах с посетителями ярмарки или выставки;

- работе  со средствами массовой информации;

-сообщениях  в средствах массовой информации  об участии фирмы в работе  ярмарки или выставки;

-полученных  заказах и др.

     Успешность  участия различных фирм в ярмарках и выставках обеспечивается благодаря:

-- правильному  выбору необходимой ярмарки или  выставки;

-- взаимоувязке  целей маркетинга и целей участия  в ярмарке или выставке;

-- удачному  подбору экспонатов;

-- организации  на должном уровне подготовки  к участию в выбранном мероприятии;

-- обоснованному  подбору персонала; 

-- организации  на должном уровне презентации  фирмы и ее экспонатов;

-- обеспечению  действенной коммуникационной политики  в целях привлечения внимания  к участию фирмы в ярмарке  или выставке;

-- проведению  на должном уровне анализа результатов участия фирмы в работе данной ярмарки или выставки и разработке на этой основе рекомендаций по обеспечению более эффективной ярмарочной и выставочной деятельности.

     Указанные выше факторы не в полной мере учитываются  фирмами в их ярмарочной и выставочной деятельности, поэтому их участие в данных мероприятиях не всегда является успешным. Следует обратить внимание на то, что степень влияния каждого из перечисленных факторов на эффективность участия фирмы в работе ярмарок или выставок различна.

ИНФОРМАЦИОННАЯ  ПОДДЕРЖКА ВЫСТАВКИ

     Пресс - конференции на выставках - ярмарках организуют для получения благоприятных  откликов в местных средствах  массовой информации, а также в  случае выведения на рынок нового товара, по случаю дня фирмы или страны, данного стенда (или павильона). При этом сообщаемая на пресс - конференции информация должна иметь если не сенсационное, то хотя бы неожиданное, интересное сообщение. Выступление представителя соответствующего стенда (павильона) на выставке - ярмарке тщательно готовится. Им должен быть не руководитель компании, а специальный сотрудник, ответственный за PR - работу. В текст выступления на пресс - конференции включаются цифры и факты, способные заинтересовать аудиторию; устная презентация сопровождается мультимедийными материалами или слайдами, а также видео-, теле- и кинофильмами.

     Подготовка  пресс - конференции на выставке предполагает определение места и времени  ее проведения, рассылку пригласительных  билетов, составление текста выступлений, внесение в него дополнений и поправок, подготовку комплектов рекламных и прочих материалов, составление сметы расходов, подготовку пресс-релиза, проверку подготовленности зала.

     На  подготовительном этапе организации  выставки необходимо разработать ее рекламную концепцию на основе результатов мониторинга СМИ, учитывающего различные целевые аудитории, и задач, поставленных организатором. На этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки выставки. Информационными партнерами должны стать центральные и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ , имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности.

     Схемы взаимодействия организаторов выставки со СМИ:

Компания-организатор  выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные  схемы

· прямая продажа выставочных площадей, покупка  рекламных площадей

· бартерные  отношения (обмен выставочной площади  на рекламную)

· информационное спонсорство

· партнерство  в организации выставочного проекта

     Этапы рекламной кампании:

Рекламная кампания выставки проходит в два  этапа. На первом этапе делается акцент на привлечение максимально возможного количества экспонентов, на втором этапе -- на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг). При этом следует отметить, что реклама в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов, а ежедневные газеты и журналы, информационные агентства, радио играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей. Опыт работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными.

     Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений (обязательно в отдел информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ. Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой. Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы.

     Рассылка

К технике  продвижения выставочного проекта  относится почтовая рассылка потенциальным  участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также факсовая рассылка (эта недорогая услуга предоставляется сегодня многими компаниями). Для доставки материалов VIP клиентам используются курьерские службы. Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа -- оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц , рабочей группы -- один раз в две недели.

     Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб  выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии. Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных российских и зарубежных компаний, общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов.

     Работа  с представителями СМИ на выставке

На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю  информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа  мероприятий, каталог. Новая услуга организаторов: пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ.

 

3. Организационные этапы работы выставки «VII Международный форум «Молочная индустрия 2009» и VIII Международный форум «Мясная индустрия 2009»»

     В общем виде ярмарочная или выставочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах:

     1. Принятие решения об участии (определение целей);

     2. Этап подготовки участия;

     3. Стадия работы ярмарки/выставки;

     4. Послеярмарочная (послевыставочная) деятельность.

     С 16 по 19 марта 2009 года в МВЦ «Крокус  Экспо» состоялись VII Международный форум «Молочная индустрия 2009» и VIII Международный форум «Мясная индустрия 2009».

     Организаторы  Форумов – ведущая выставочная компания «Глобал Экспо», Российский Союз Предприятий Молочной Отрасли, Мясной Союз России, Росптицесоюз, Союз Мороженщиков России. Мероприятия проводились при поддержке Министерства сельского хозяйства РФ, Правительства Москвы, ТПП РФ.

     Большую помощь в организации и проведении Форумов оказали: Генеральный спонсор VII МЕЖДУНАРОДНОГО ФОРУМА «МОЛОЧНАЯ ИНДУСТРИЯ 2009» - компания ОАО "Вимм Билль Данн" и официальный спонсор VII МЕЖДУНАРОДНОГО ФОРУМА «МОЛОЧНАЯ ИНДУСТРИЯ 2009» - компания ОАО «Компания Юнимилк».

     Форумы  являются самыми авторитетными событиями  мясной и молочной отраслей России, определяющими стратегию их развития. Традиционно в рамках Форумов  прошли международные выставки, научно-практические конференции, семинары, круглые столы, мастер-классы, конкурсные и экскурсионные программы.

     В 2009 году посетителями Форумов стали 16000 тыс. специалистов, экспонентами – 281 компания из 24 стран, в числе которых  Россия, Германия, Италия, Украина, Франция, Австрия, Голландия и др. Площадь  экспозиции составила 4100 кв.м.

     Условно разделив деятельность по подготовке и проведению выставки на четыре этапа, проследим особенности каждого этапа.