Засадні вимоги для створення прес-релізу

МІНІСТЕРСТВО НАУКИ І ОСВІТИ УКРАЇНІ

 

ДЕРЖАВНІЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНІЙ ЗАКЛАД

“УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ХІМІКО-ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ “

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАВДАННЯ

 

на курсову роботу студента

 

 

 

 

 

Тема роботи:

 

«Засадні вимоги для створення прес-релізу»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дніпропетровськ 2010

 

 

 

 

 

 

Зміст

 

 

 

Вступ ____________________________________3

Види прес-релізу __________________________4

Підстави для  складання прес-релізу _________7

Заголовок для  прес-релізу __________________9

Вимоги до оформлення прес-релізу __________12

Відправлення  прес-релізів __________________16

Взірець прес-релізу  ________________________17

Список літератури _________________________23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Прес-реліз

Прес-реліз (англ. Press - release - випуск для преси) - це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації. Написання цього документа не вимагає великих витрат часу, проте грамотно складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли треба представити інформацію, яка потребує миттєвого висвітлення у ЗМІ (наприклад, дата і місце проведення громадських слухань).

Прес-реліз - інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами і тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить у собі ту або іншу новину.

 

 

Види  прес-релізу

Умовно  прес-релізи можна переділити на два  види: стандартний і спеціальний.

Стандартний прес-реліз призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств, зокрема виокремлюють:

• стандарт-реліз, де вміщено інформацію для ЗМІ про повсякденні події;
• стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично.

Спеціальний прес-реліз  складають, коли виникає потреба поінформувати про незаплановані події.

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи переділяють на анонс, запрошення, інформацію, резюме.

 

 

 

Види прес-релізу	Мета	Час подання
Анонс	ознайомити  з подією	задовго до події
Запрошення	запросити на прес-конференцію або захід	за  кілька днів до події чи прес-конференції (з урахуванням графіка роботи ЗМІ)
Інформація	висвітлити  події, які відбуваються	одночасно з подією
Резюме	узагальнити події, визначити перспективи	після закінчення події

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна  особа, номер телефону та адреса  отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який  містить відомості про зміст  події, організаторів, місце, час,  причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

1. Важлива новина.

2. Рішення написати  прес-реліз.

3. Збір інформації, узгодження цитат.

4. Написання  першої версії.

5. Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

6. Поширення  прес-релізу.

7. Спілкування  з представниками преси, надання  додаткової ін-_формації, організація інтерв'ю.

Факти, описані  в прес-релізі, повинні сприйматися як сенсація або, принаймні, бути цікавими для ЗМІ чи потенційних адресатів. Потрібно чітко уявляти, про що буде прес-реліз, яка інформація становитиме його основу: новина повинна бути не лише актуальною, а й вагомою, аби можна було ЇЇ запропонувати багатьом виданням. Щоб привернути увагу, звістка має відповідати хоча б одному із завдань засобів масової інформації: інформувати, навчати, розважати.

Найпоширенішими інформаційними підставами для складання  прес-релізу є:

• підсумовування результатів діяльності установи за певний проміжок часу;
• виготовлення нової продукції, надання нових послуг населенню;
• зміна у системі роботи, впровадження нових технологій;
• заяви, виступи керівників підприємства чи інтерв'ю з ними;
• участь у спеціальних бізнес-заходах (презентаціях, маркетингових акціях, тендерах, аукціонах) та доброчинних акціях;
• знакові події в житті установи чи її працівників.

На етапі  підготовки прес-релізу відповідальна  за створення документа особа  повинна мислити як журналіст.

Зібравши необхідну інформацію, можна переходити безпосередньо до створення тексту, але варто пам'ятати, що існує усталена формула для написання прес-релізів, західні журналісти називають її:

"Five w's and one H" (з англ. П’ять w та одне h).

Тобто автор  має вказати у прес-релізі:

• What? (Що?)
• Where? (Де?)
• When? (Коли?)
• Who? (Хто?)
• Why? (Чому?).

Структурують матеріал за правилом "переверненої піраміди", зміст якого полягає у тому, щоб надати основну інформацію на початку-в заголовку і першому абзаці, так званому лідер-абзаці (ліді). Це робиться для того, щоб редактор мав можливість за потреби скоротити текст без втрати основного змісту. Отже, спочатку - найголовніше, а потім - подробиці.

Заголовок прес-релізу повинен привернути увагу  читачів, виділити його з-поміж інших. Для цього варто дотримуватися таких правил:

1. Не використовуйте  заголовки, схожі на нав'язливу  рекламу, наприклад: Ми продаємо  найкращу в світі побутову  техніку. Заголовок, який містить  зображення грошових знаків та  велику кількість знаків оклику, теж ніколи не буде прочитаний редактором.

2. Намагайтесь  не використовувати імена або  ініціали, крім випадків, коли необхідно  ідентифікувати особу або це  сприяє правильному прочитанню  заголовка.

3. Не слід  використовувати заголовки у  формі запитання, адже не отримавши інформації із заголовка, читач може і не "пошукати істини".

4. Уникайте у  заголовках критики або засудження. Віддавайте перевагу повним реченням - з підметом і присудком, яке  б розкривало зміст усього  прес-релізу. Завдання заголовка  - стисло передати суть прес-релізу.

Невдалий заголовок 

«Громада  Київщини матиме змогу долучитися до підготовки Національної Доктрини розвитку освіти, взявши участь у громадських слуханнях»

Інституту політичних технологій

Головна новина прес-релізу має міститися у першому абзаці. Чотири перших рядки - це візитна картка прес-релізу. Тому текст недоречно починати з цитати або другорядної інформації. Добре сприймається фраза з 12 слів. Трьох-чотирьох таких фраз буде цілком достатньо, щоб у легкій ненав'язливій формі передати зміст повідомлення.

Інформацію, яку подали в першому абзаці, обов'язково деталізують у наступних, наводячи тільки факти.

Оцінні судження поміщають у цитату від очільника  компанії або людини, відповідальної за проект. Цитата допоможе "пожвавити" матеріал, зробити його реалістичним. Не завершуйте прес-реліз висновками чи узагальненнями, на кшталт "На нашу думку, це дуже актуальна ruh дія" або "Попереду ще багато нових досягнень". Якщо більше нічого сказати, просто поставте крапку.

Наприкінці  варто подати загальну інформацію про компанію - кілька основних фактів, які нагадають журналістові про те, хто ви і чим займаєтеся.

Обов'язково вказують ім'я, посаду і номер телефону, електронну адресу контактної особи. Це одна важливих передумов успіху прес-релізу. Зауважують, до кого журналіст може звернутися зі своїми запитаннями, тому контактна особа повинна мати час для спілкування з представниками ЗМІ і володіти інформацією.

Можна додати до прес-релізу світлину.

Під час написання прес-релізу пам'ятайте таке:

• обмежте вживання займенників я, ти, ми, нас, наш, мій;
• використовуйте цитати, уникайте мовних кліше;
• не зловживайте вузько науковими термінами; абревіатури, що вживаються в тексті хоча б один раз, потрібно розшифрувати;
• надавайте перевагу дієсловам активного стану, обмежте використання безособових конструкцій: замість Введено в дію новий цех для виготовлення... пишіть Компанія... ввела в дію новий цех для виготовлення...;
• числівники від одного до п'яти, а також числівники на початку речення записують літерами;
• уникайте суб'єктивних оцінок та емоційних висловлювань;
• перечитайте готовий прес-реліз очима пересічного читача: чи все ви зрозуміли? чи легко було сприймати текст?

Обсяг стандартного прес-релізу не повинен перевищувати 1 сторінки, якщо прес-реліз більше двох сторінок, бажано зробити підзаголовки. Не варто перетворювати текст на один суцільний блок інформації. 

Вимоги  до оформлення прес-релізу

Використовуйте  білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефонами), можна також розробити спеціальний бланк для прес-рслізів.

Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими літерами (кегль - 14), а через подвійний інтервал-текст (кегль - 12) -з інтервалом 1,5.

Документ друкують, дотримуючись берегів: лівий - ЗО мм, правий - 15 мм, верхній - 15 мм, нижній - ЗО мм, лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначають продовження далі.

Прес-реліз подають  у ЗМІ та інформаційні агентства  декількома способами: поштою, факсом, електронною поштою, приносять особисто. Обов'язково телефонують до редакції, аби пересвідчитися в тому, що ваш матеріал надійшов.

Переймаючись  долею прес-релізу, не будьте надто  настирливими, відчувайте міру. Якщо ж  ваша інформація з'явилася у пресі, обов'язково зателефонуйте в редакцію і чемно подякуйте: дружні відносини з журналістами - основа тісної співпраці та гарантія появи в ЗМІ інформації про вашу організацію.

Головна мета прес-релізу полягає в тому, щоб інформаційне повідомлення, що вміщено в прес-релізі, було поширене через ЗМІ, а не виявилося в сміттєвому кошику редактора.

 

Для цього необхідно виконувати такі вимоги:

 

• Доцільно друкувати “шапку”, по якій можна відразу визначити джерело прес-релізу. Вона надається у типовому для організації стилі. Помітна, добре продумана “шапка” буде дуже ефективною;

 

• Прес-реліз не повинен писатися незграбною мовою і повинен містити цінну інформацію;

 

• Необхідно чітко вказувати ім’я і адресу відправника разом з ім’ям особи і номером його телефону, що може при необхідності дати додаткову інформацію;

 

• На прес-релізі потрібно вказувати дату і бажано зазначати час, коли матеріал повинен бути опублікований;

 

• Прес-реліз повинен бути ясним і без двозначностей;

 

• Іноді разом із ним надсилаються і фотографії. Але, оскільки виготовлення відбитків обходиться дешевше, найкраще повідомляти, що на відповідну тему є фотографії, а не висилати їх із кожним прес-релізом.

 

Деякі правила підготування прес-релізу

 

1. Використовуйте тільки одну сторону аркуша.
2. Залишайте достатньо широкі поля ліворуч і праворуч.
3. Роздруковуйте матеріал тільки через два інтервали.
4. Не робіть ніяких підкреслень, навіть у заголовку. Редактори віддають перевагу самим вирішувати, що потрібно виділити.
5. Прес-релізи повинні мати заголовок, що передає суть новини.
6. По можливості прес-релізи повинні бути стислими, щоб їх можна було вмістити на одній сторінці. Якщо це неможливо, то в нижньому правому кутку сторінки потрібно зазначити: “див.далі”.
7. Намагайтеся уникати заголовних літер. Ніколи не пишіть ними ціле слово. Заголовні літери повинні вживатися тільки в іменах, прізвищах, географічних назвах і інших власних іменах.
8. Числівники від одного до дев’яти потрібно писати прописом, а далі – цифрами. У дуже великих числах користуйтеся словами “тисяча” і “мільйон”. Різні міри, дати, ціни і номера будинків пишіть цифрами.
9. Слово “відсоток” має більшу перевагу, ніж знак “%”.
10. Лапки використовуйте тільки для позначення прямої мови.