Организация документаооборота в банках

Содержание

Введение

1. Документация по операциям банков

2. Организация документооборота по банковским операциям

3. Проблемы при организации документооборота в банках

Заключение

Список используемой литературы

Практическое задание

Входящий баланс ФОРМА №1

Журнал хозяйственных операций ФОРМА №2

Оборотная ведомость по счетам ФОРМА №3

Исходящий баланс ФОРМА №4

Введение

Документооборот в банках — комплекс банковских норм и правил, определяющих прохождение документов по подразделениям банков, порядок их обработки и оформления при совершении банковских операций.

Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйственных организаций, от других банков, а также составляются в учреждениях банков и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверять их законность и осуществлять банковский контроль. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию. Большой объем и многообразие банковских операций требуют рациональной организации банковской документации. В условиях автоматизации учета документы должны быть приспособлены для обработки на машинах. Это достигается путем стандартизации и унификации форм документов.

Применение стандартных документов, формы которых для определенных операций построены по единым образцам, позволяет ускорить перенос информации на машинные носители, облегчает контроль за содержанием операций и правильностью их отражения в бухгалтерском учете. Унификация документов, т.е. максимальное сокращение количества их образцов и использование одной формы для отражения нескольких, близких по содержанию операций, значительно упрощает их изготовление и обработку на машинах.

1. Документация по операциям банков

Формы документов, предоставляемых предприятиями банкам, а также документов, получаемых ими от банков в подтверждение выполнения соответствующих операций, включены в унифицированную систему денежно-расчетной документации.

Формы документов, включенные в унифицированные системы документации для АСУ, подлежат государственной регистрации, им присваиваются номера по классификатору управленческой документации. По отдельным внутрибанковским операциям используются документы специфической формы, применяемые только в банках и поэтому не включаемые в унифицированные системы документации.

Для составления документов используются стандартные бланки установленной формы, изготовленные типографским способом. Допускается составление денежно-расчетных документов на электронных вычислительных машинах без применения типографских бланков (но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных стандартной формой бланка по данной операции).

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Основные реквизиты документов, применяемых в банках, регламентированы Положением о расчетных документах, в котором предусмотрены также правила и сроки оформления документов, ответственность подписавших их должностных лиц. Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

      название документа;

      номер формы;

      номер документа и дата его выписки;

      наименование и местонахождение предприятий—плательщиков и получателей средств в обслуживающих их учреждениях банка;

      номера счетов в банке;

      назначение платежа (содержание операций, при необходимости — основание ее совершения);

      суммы операций;

      коды для обработки информации на вычислительных машинах;

      подписи доверенных лиц клиента и оттиск его печати;

      подписи работников банка, проверивших документы.

Реквизиты в документах расположены таким образом, чтобы облегчить контроль за содержанием операции и перенос информации с них в вычислительные машины. В правой части бланков документов сосредоточиваются сведения, необходимые для ввода в вычислительную машину. Все документы должны быть правильно и четко оформлены, и поэтому их заполнение производится на машинах: пишущих, фактурных, электронных. Кассовые документы: выявления на взнос наличных денег, квитанции в приеме наличных денег — заполняются от руки.

Все документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь бухгалтерскую проводку, котировку, т.е. обозначение балансовых, внебалансовых и лицевых счетов, по которым проводятся суммы. Для сокращения количества бухгалтерских записей по операциям, имеющим массовый характер, применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций: сводные платежные поручения и требования, сводные ордера. В сводных ордерах, если к ним прилагаются первичные документы, делается ссылка на количество приложенных документов; составляются они на клавишных вычислительных машинах без применения типографских бланков и имеют вид описей первичных документов.

Количество экземпляров денежно-расчетных документов должно быть достаточным для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам. Кроме того, к выпискам из этих лицевых счетов, как правило, прилагаются их копии. Сводные документы выписываются с копией, разрезаемой на части по лицевым счетам.

Все документы по месту их формирования подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, организаций и учреждений.

К банковским документам относятся: авизо по МФО, мемориальные, кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела по результатам регулирования или проверки обеспечения задолженности по ссудным счетам, распоряжения о выдаче кредита на оплату расчетных документов и на завершение зачетов. Кроме того, все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых банковских операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

К клиентским документам относятся: платежные поручения, требования-поручения, чеки, реестры, заявления о выдаче ссуд, срочные обязательства по ссудам, объявления о взносе наличных денег.

Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными. К приходным кассовым документам относятся: объявления клиентов на взнос денег в кассы банков; препроводительные ведомости к сумкам с денежной выручкой, инкассируемой банками; приходные кассовые ордера; квитанции в приеме денег.

Взносы наличных денег в кассы банка оформляются объявлениями разных форм в зависимости от видов платежей. Они отличаются друг от друга составом реквизитов и количеством экземпляров в комплекте, что обусловлено особенностями документооборота. Хозяйственные организации при взносе наличных денег заполняют комплект документов 0402001, состоящий из объявления, ордера в кассу и квитанции. При взносе наличных денег, зачисляемых в доходы государственного бюджета, применяется форма, содержащая данные бюджетной классификации. При уплате штрафов указываются также дата и номер постановления о наложении штрафа, наименование органа, его наложившего.

К. расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера. Чеки делятся на предъявительские и именные. Чековые книжки выдаются клиентам учреждениями банков по их заявлениям. На каждом бланке книжки учреждениями банка указываются наименование клиента-владельца счета и учреждения банка, выдавшего чековую книжку. Чеки заполняются клиентами, а в чековой книжке остается корешок с указанием: кому, когда и в какой сумме выдан чек. Корешок чеков используется для последующего контроля. Чеки подписываются правомочными должностными лицами предприятий, организаций и учреждений и скрепляются оттиском печати. Образцы подписей и оттиска печати представляются банку при открытии счетов.

Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки должны быть обязательно заполнены чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование учреждения банка в чеках могут обозначаться штемпелями. На документах, представляемых в банк для оформления операций, указывается дата их составления. Кроме того, на объявлениях о взносе наличных денег, платежных требованиях и реестрах платежных требований должна быть указана дата фактического представления их в банк. Если клиентом названа другая дата, то она исправляется банком на всех экземплярах. Документы должны содержать четкое изложение сущности операций.

Чековые книжки и бланки квитанций учреждения банков получают на основании ежегодных отчетно-требовательных ведомостей на бланки строгой отчетности. Рассылка отделениям и агентствам чековых книжек производится управлениями банков, которые получают их от полиграфических предприятий Гознака. Учреждения банков осуществляют строгий контроль за выдачей чековых книжек и бланков квитанций, что обеспечивает правильность их использования, а также своевременное и полное отражение их в бухгалтерском учете. Чековые книжки выдаются на основании письменного заявления владельца счета, которое представляется операционному работнику, ведущему счет данного клиента.

Расходные кассовые ордера применяются при совершении внутрибанковских операций (выплата заработной платы работникам банка, авансов, выпуск денег в обращение). Расходными кассовыми ордерами оформляются и такие операции с клиентами, как выдача вкладов. Приходные кассовые ордера используются при возврате подотчетных сумм, изъятии денег из обращения.

Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы (унифицированные формы), представляемые банку клиентами (платежные поручения, требования-поручения, расчетные чеки, заявления на открытие аккредитивов и др.).

Платежные требования-поручения выписываются продавцами (или грузоотправителями от их имени) и представляются в банк для получения денег от покупателей, заказчиков на условиях предварительного акцепта.

Унифицированные бланки платежных требований-поручений используются также для составления реестров товарно-транспортных документов, оплачиваемых с аккредитивов, и инкассовых поручений на принудительное взыскание платежей. Бланки платежных поручений помимо основного их назначения — приказа плательщика о перечислении средств с его счета на счет получателя денег — используются также при выдаче лимитированной чековой книжки для депонирования денег в сумме лимита на отдельном счете.

Авизо по межфилиальным расчетам используются в качестве извещения одного филиала банка другому о выполнении операции.

Мемориальные ордера используются для оформления операции при частичной оплате платежных требований-поручений, частичном погашении ссуд, перечислении остатков субсчетов.

Книжки денежных и расчетных чеков, квитанции для оформления платежей в доходы государственного бюджета являются бланками строгой отчетности; они печатаются типографским способом, каждый бланк обязательно пронумерован. Для учета бланков строгой отчетности используется внебалансовый счет 9984 «Бланки строгой отчетности».

К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера. Этими документами оформляются прием и выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.

Документы, используемые в банковском учете, составляются методом мультипликации, т.е. в таком количестве экземпляров, которое достаточно для отражения операции по всем затронутым счетам. Так, продавец выписывает платежное требование-поручение в четырех экземплярах: первый для учета расчетов у себя, второй — в обслуживающем его учреждении банка, третий — у покупателя и четвертый — в учреждении банка, обслуживающем последнего.

При частичной оплате расчетных документов иногородних поставщиков выписывается мемориальный ордер в трех экземплярах: первый экземпляр — для оформления платежа в банке плательщика, второй — извещение плательщику (прилагается к выписке из его счета); третий — для извещения банку поставщика (прилагается к посылаемому ему авизо по МФО).

Все экземпляры документов должны заполняться на машинах в одни прием под копирку, на самокопирующей бумаге или путем размножения подлинников, изготовленных на электронных вычислительных машинах, на множительно-копировальных аппаратах, что обеспечивает идентичность всех экземпляров. Не допускается внесение в денежно-расчетные документы каких-либо изменений сумм, наименований клиентов и номеров их счетов. Работники банка в необходимых случаях могут исправлять в платежных требованиях и поручениях, используемых в качестве мемориальных документов, указанные клиентами номера счетов на номера других счетов тех же клиентов (например, номер расчетного счета на номер ссудного счета).

Все кассовые и мемориальные документы, служащие основанием для совершения банковских операций, должны иметь подписи должностных лиц учреждений банков, оформивших и проверивших их. На документах по операциям, не требующим дополнительного контроля, достаточно одной подписи ответственного исполнителя. Подписями работников банка оформляются экземпляры, документов, предназначенные для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также приложения к выпискам из счетов, направляемых их владельцам. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа. Право единоличной подписи денежно-расчетных документов независимо от их сумм предоставляется ответственным исполнителям. На кассовых документах обязательна подпись кассира.

Право контрольной (первой) подписи денежно-расчетных документов, подлежащих дополнительному контролю, принадлежит руководителям, главным бухгалтерам учреждений банков и их заместителям. В установленных случаях денежно-расчетные документы снабжаются также переводным ключом, оттиском гербовой печати. Образцы подписей работников банка с указанием характера (единоличная или контрольная подпись) даются всем кассовым, операционным и другим работникам, проверяющим документы. Кассиры до приема денег от клиентов по их объявлениям проверяют на них наличие подписи ответственного исполнителя, а до выдачи денег по чекам — наличие на чеке подписи ответственного исполнителя и разрешительной подписи контролера.