Организация документаооборота в банках

При зачислении средств на счет получателя ответственный исполнитель проверяет наличие на копии платежного поручения, требования или мемориального ордера подписи ответственного исполнителя, ведущего счет плательщика. Эта подпись свидетельствует о законности операции и подлинности документа.

Некоторые операции подвергаются дополнительному контролю и поэтому подписываются после ответственных исполнителей старшими по должности работниками банка. К таким операциям относятся: перевод денег уполномоченным предприятий, выдача вкладов гражданам, выплата пени и некоторые другие выплаты. Все чеки на выплату наличных денег и расходные кассовые ордера повторно проверяются специальным контролером. Кассовые работники подписывают все кассовые документы и те внебалансовые ордера, по которым ценности и документы принимаются и выдаются кассой. Ряд операций совершается только при наличии на денежно-расчетных документах контрольной подписи главного бухгалтера или его заместителя. Так, главный бухгалтер подписывает все документы по операциям, производимым по счетам клиентов без их поручений или требований и распоряжений кредитно-планового отдела, а также документы по внутрибанковским операциям, исправительные ордера. Все документы по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой подписываются главным бухгалтером, а по эмиссионным операциям — и управляющим учреждением банка.

После отражения денежно-расчетных документов по аналитическому и синтетическому учету и сверке записей документы за день формируются и брошюруются для хранения. В отдельные папки брошюруются кассовые документы бухгалтерии, подобранные по восходящим номерам дебетованных балансовых счетов, корреспондирующих со счетом кассы, и внебалансовые ордера по операциям с ценностями и документами, хранящимися в кладовой банка.

Формирование мемориальных документов осуществляется операционным работником по поручению главного бухгалтера. Документы для оформления подбираются в возрастающем порядке номеров по дебету одного балансового счета, а за ними — документы по дебету двух и более счетов. Сюда помещаются также внебалансовые ордера по операциям, не проходящим через кассу. Сброшюрованные документы подсчитываются, сумма их сверяется с итогом оборотов в сводке оборотов, включая обороты по приходу и расходу кассы; лента подсчета прилагается к документам. Мемориальные документы и приложения к ним должны иметь сквозную нумерацию. Папка с документами за день снабжается указанием их количества и общей суммы, которая сверяется с итогами сводки оборотов задень, подписями работника, формировавшего документы, и главного бухгалтера.

В отдельные папки помещаются документы по внутрибанковским, эмиссионным операциям, операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, документы с длительными сроками хранения (по ссудам индивидуальным заемщикам, вкладам граждан и др.).

На лицевой стороне общей папки кассовых и мемориальных документов указываются данные о сумме документов, находящихся в отдельных папках. Для обеспечения сохранности кассовые документы в течение года и мемориальные — в течение месяца хранятся в кладовой банка или в несгораемом шкафу. Справки по документам можно навести с разрешения главного бухгалтера или его Заместителя. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, арбитража и вышестоящего учреждения банка, оформив акт изъятия.

2. Организация документооборота по банковским операциям

Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам банка в бухгалтерском учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.

Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило, непосредственно ответственным исполнителям.

Расчетные документы, оплачиваемые со ссудных счетов и счетов финансирования, а также документы на оплату товаров, реализуемых мелким оптом, подлежащие предварительному контролю, сдаются в кредитный отдел для получения разрешительной подписи на их оплату, а затем передаются в операционные отделы.

Порядок прохождения документов по структурным подразделениям учреждений банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными Правилами документооборота и контроля. При выполнении кассовых операций приходные кассовые документы отражаются в учете после приема денег кассой. Наличные деньги выплачиваются по расходным кассовым документам после отражения их по счетам бухгалтерского учета. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы сначала проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции, правильности оформления и возможности оплаты исходя из фактического наличия денежных средств. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию. Первые экземпляры документов используются как основание для совершения бухгалтерских записей и хранятся в банке в качестве оправдательных.

Все кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям организуют следующим образом. Ответственный исполнитель на основании кассового расходного документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Одновременно проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, а также номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, после чего документ передается контролеру. В необходимых случаях сумма выдачи отражается ответственным исполнителем в оперативном учете. При выдаче денег на заработную плату сумма чека регистрируется в специальной карточке, открываемой для контроля за расходованием фондов заработной платы. Контролер также проверяет правильность оформления документов и записывает их сумму в расходный кассовый журнал, после чего документы направляются в кассу для выдачи наличных денег.

Документооборот по приходным кассовым операциям обеспечивает зачисление сумм на счета только после фактического поступления денег в кассу. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, регистрируется им в кассовом журнале и передается в кассу вместе с выписанной квитанцией.

Получив обратно из кассы ордер из комплекта бланков (форма 0402001) с подписью кассира о приеме денег, ответственный исполнитель проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее образцу, после чего документ используется как основание для записей в лицевых счетах.

Для своевременного выполнения банковских операций предусмотрены следующие правила:

все документы, принятые от клиентов в течение операционного времени (3,5—4 ч), должны быть в тот же день отражены на счетах баланса банка. На оплату обращаются остатки средств на начало дня и новые поступления; поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачи переводов на телетайпные установки и телеграф предусмотрены в графике по мере оформления расчетных документов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно в первой половине рабочего дня; все денежно-расчетные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков, в тот же день передаются представителю учреждения.

В связи с ведением бухгалтерского учета и обработкой банковской информации на ЭВМ имеются некоторые особенности в организации документооборота и передаче информации на ВЦ. В учреждениях банков, учет которых ведется на ВЦ с использованием ЭВМ, формируется группа контроля из специально подготовленных учетно-операционных работников. В названную группу направляются все денежно-расчетные документы после их обработки ответственными исполнителями для проверки полноты и правильности необходимых реквизитов, в том числе номеров счетов клиентов и корреспондентов и наличия подписей работников банка.

В каждом отделении банка составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов как в операционное, так и в послеоперационное время. В операционное время производится обработка документов, поступивших от местных клиентов, иногородних и одногородних учреждений банков до его завершения. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.

По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки.

Для ускорения документооборота и обеспечения равномерной операционной нагрузки устанавливается ступенчатый график рабочего времени банковских работников разных подразделений. Работники экспедиции, групп инкассо начинают работу раньше ответственных исполнителей, чтобы к началу рабочего дня подготовить документы, поступившие от предприятий связи. Прием документов производится непосредственно в операционное время рабочего дня. Остальное время дня используется для проверки составленных за день учетных материалов, заключения операций за текущий день и подготовки к операциям следующего дня. Документы по ссудным операциям передаются кредитными работниками ответственным исполнителям в начале рабочего дня.

Ускорению внутреннего документооборота способствует четко организованная связь между отдельными структурными подразделениями учреждения банка, а также между операционными бригадами и отдельными работниками. В этих целях используются различные средства оргтехники, применяются механизированные способы передачи документов с использованием пневматических и электромеханических транспортеров разных конструкций.

3. Проблемы при организации документооборота в банках

Требования бизнеса – сочетание стандартизации и индивидуального подхода к клиентам и процессам

Основные черты современного универсального российского банка:

      Широкий спектр банковских услуг;

      Использование различных каналов взаимодействия с клиентами (Интернет-банкинг, Интернет-трейдинг, Телебанк, Клиент-банк, продажа продуктов партнеров в собственных офисах и собственных продуктов через партнерскую сеть);

      Стандартизованные розничные услуги с низкой себестоимостью и высокой степенью автоматизации;

      Штучные услуги для VIP-клиентов, формируемые на основе параметризации и комплексирования из типовых составляющих элементов;

      Быстрое предложение новых продуктов в условиях конкуренции.

Поэтому система документооборота, претендующая на интегрирующую роль в современном банке, должна:

      Позволять интегрировать различные подразделения и организации в рамках одного бизнес-процесса;

      Реализовывать стандартные, шаблонные бизнес-процессы;

      Реализовывать гибкие, настраиваемые индивидуально процессы и маршруты.

Информационные системы в финансовых организациях играют стержневую роль: невозможно представить себе работу банка при неработающей АБС хотя бы в течение нескольких часов. Как правило, в финансовых организациях используется множество программных продуктов, однако ядро финансовой инфраструктуры составляют:

      АБС с модулем "Главная книга";

      Система розничного обслуживания;

      Система дистанционного банковского обслуживания.

Большинство банковских продуктов имеют «под собой» схожую концептуальную модель и оперируют небольшим набором понятий. При этом в конкретном банке они могут быть реализованы различными поставщиками и разработчиками на различных платформах.

Унаследованные системы, как правило, не поддерживают функций документооборота в необходимом на настоящий момент объеме, однако полная замена унаследованных учетных систем сопряжена со значительными рисками, и банки нечасто соглашаются на подобные проекты.

Поэтому возникает задача интеграции нескольких унаследованных учетных систем с помощью и на основе системы документооборота.

В финансовой сфере трудно провести границу между обработкой информации о ресурсах и движением самих ресурсов. В частности, при последовательном утверждении платежного документа сначала происходит изменение статусов документа, а после получения последней необходимой визы – исполнение документа. При исполнении может осуществляться экспорт информации в платежную систему (или пересылка распоряжения в банк-корреспондент), или непосредственное исполнение проводок по счетам в балансе организации (внутрибанковские платежи). Подобная ситуация качественно отличается от механизма обработки информации в сфере материального производства и продаж. В силу данной особенности возникают особые требования к безопасности и использованию ЭЦП и криптографических средств. Особо уязвимыми являются места интеграции АБС и систем документооборота с платежными системами.

Заключение

Существует не так много компаний, готовых прямо сейчас предложить готовое решение по построению систем электронного документооборота в банках на основе промышленной платформы, пригодной для решения стратегических, а не сиюминутных задач.