Пути совершенствования товарными запасами

а) типовая форма  № ТМЗ-1 с корешком, на котором  производятся записи по выдаче и использованию  доверенности с соответствующими реквизитами; 

б) типовая форма № ТМЗ-1а, которая предусматривает ведение заранее пронумерованного и прошнурованного журнала учета выданных доверенностей (типовая форма № ТМЗ-2). Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей. 

Доверенность  должна быть заполнена в соответствии с методическими рекомендациями от 16.03.1998 г. № 46 «О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности». В соответствии с данным документом минимальными требованиями к реквизитам доверенности являются: срок действия; наименование и почтовый адрес потребителя; наименование и почтовый адрес плательщика (если потребитель и плательщик являются одним лицом, то по строке «Наименование плательщика» пишется «Он же»); расчетный счет; наименование банка плательщика; номер доверенности; дата выдачи; фамилия, имя и отчество поверенного; данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность поверенного; наименование поставщика; номер и дата накладной (другого заменяющего документа). Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета) и заверяется печатью. 

При выдаче доверенности следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных запасов записывается на оборотной стороне доверенности тогда, когда в документе на отпуск (контракте и т.п.) не приведены наименования и количество товарно-материальных запасов, подлежащих получению. 

Поверенное лицо на следующий день после каждого получения товарно-материальных ценностей независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) доверителя документы о выполнении поручений и о сдаче товарно-материальных ценностей на склад или соответствующему материально-ответственному лицу. 

Поверенному лицу, которое не отчиталось в использовании  доверенности по истечении срока, новые  доверенности не выдаются. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается субъектом. 

Неиспользованные  доверенности возвращаются доверителю на следующий день по истечении срока  доверенности. При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета  выданных доверенностей или в  корешке доверенности производится отметка «не использована» и хранится до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируются. 

Доверенность, независимо от срока действия, передается отправителю при первом отпуске товарно-материальных запасов. Поверенный вместе с доверенностью предъявляет и указанный в доверенности документ, удостоверяющий личность. 

По окончании  отпуска товарно-материальных запасов  доверенность сдается в бухгалтерию  (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) вместе с документами на отпуск последней партии товарно-материальных запасов по доверенности. 

Отпуск товарно-материальных запасов отправителем по доверенности не рекомендуется производить в  случаях: 

1) предъявления  доверенности с незаполненными  реквизитами; 

2) предъявления  доверенности с поправками и  подчистками; 

3) не предъявления  документа, удостоверяющего личность  лица, указанного в доверенности; 

4) окончания  срока, на который была выдана  доверенность; 

5) получения  сообщения от субъекта, выдавшего  доверенность, об ее аннулировании; 

6) прекращения  деятельности (ликвидации, реорганизации)  субъекта, от имени которого выдана  доверенность, и другие. 

Предприятию рекомендуется  определить лиц, которые обеспечивают: 

1) контроль за  соблюдением правил, устанавливающих  порядок оформления, выдачи и  регистрации доверенностей; 

2) инструктаж  лиц, которым выдается доверенность, о порядке представления документов (накладных, других заменяющих  документов), о выполнении поручений доверителя; 

3) контроль за  своевременным представлением соответствующих  приходных документов (накладных,  других заменяющих документов) в  пределах срока действия доверенности; 

4) своевременный  контроль за возвратом неиспользованных  доверенностей. 

Товарно-материальные ценности экспедитор доставляет на склад  предприятия и сдает кладовщику.  

При отсутствии расхождений поступившие товарно-материальные ценности приходуются на склад путем  составления приходного ордера формы  № ТМЗ-3. Он применяется для оприходования материалов, поступающих в предприятие от поставщиков или из переработки, и составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом в день поступления запасов на склад.  

Если количество или качество прибывших материальных ценностей не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия  по  акту  о приемке товарно-материальных  ценностей (формы ТМЗ-4). 

Акт в 2-х экземплярах  составляет приемная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Он утверждается руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом. 

После приемки  товарно-материальных запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию предприятия для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении операций по поступлению товарно-материальных запасов, содержащих драгоценные металлы и камни. 

В случае выявления  потерь материальных запасов, находящихся  в процессе  заготовления,  хранения или производства, составляется акт формы № ТМЗ-4а. Оформленный документ является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность товарно-материальных запасов, стоимости этих запасов и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к акту о приемке товарно-материальных запасов (типовая форма № ТМЗ-4). Заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй - остается в подразделении. 

Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных запасов (ф. № ТМЗ-4б) (приложение 5) применяется для учета товарно-материальных запасов, подлежащих списанию вследствие допущенной в организации порчи, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственных лиц потерь товарно-материальных запасов. Второй экземпляр остается в подразделении. [8] 

Помещения складов  должны быть изолированы, оборудованы  сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. 

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик). Его принимают на работу по согласованию с бухгалтером предприятия. По установленной форме с кладовщиком заключают типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При отсутствии должности, заведующего склада его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о материальной ответственности.  

Учет движения и остатков материалов кладовщик  ведет на карточках учета товарно-материальных запасов типовой формы №ТМЗ-5. На каждый номенклатурный номер открывают  отдельную карточку. Поэтому складской  учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершении операции. После каждой записи выводят остаток материальных ценностей. В результате склад предприятия располагает оперативными сведениями о состоянии запасов.  

Расход материалов, отпускаемых в производство и  на другие нужды, ежедневно оформляют  лимитно-заборными картами (приложение 6). Лимитно-заборная карта используется для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов для производственных потребностей предприятия (цеха, на объекты, участки) в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем исходя из объемов производственных зданий цехов и с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на месяц, а при небольших объемах списания - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается цеху-потребителю материальных ценностей, второй - складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах карты дату и количество отпущенных запасов и выводит остаток лимита по каждому их номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в карте склада - представитель подразделения-получателя. Все выданные лимитно-заборные карты регистрируются отделом снабжения (маркетинга) в специальном реестре, копия которого направляется в бухгалтерию для контроля за своевременной сдачей карт после использования лимита. При автоматизации учета отпуска запасов лимит рассчитывается одновременно с выпиской лимитно-заборных карт с учетом использования лимитов. 

Бухгалтерия предприятия  в установленные сроки осуществляет проверку правильности записи и вывода остатков в карточках на складах. О проведенной сверке бухгалтер ставит свою подпись в графе 9 карточки учета товарно-материальных ценностей. 

Все первичные  документы со склада сдают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании реестра приемки-сдачи документов типовой формы № ТМЗ-6, составленного материально-ответственными лицами в одном экземпляре. 

В конце месяца на склад из бухгалтерии передают ведомость учета остатков товарно-материальных запасов на складе типовой формы  № ТМЗ-7, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета товарно-материальных запасов. После этого ведомость возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам товарно-материальных запасов и в целом по ведомости. Данные ведомостей сверяют с итоговыми записями в регистрах синтетического учета. 

Таким образом, функции заведующего складом сводятся к выписке приходных складских документов, ведению карточек учета товарно-материальных запасов, участию в составлении реестров приемки-сдачи документов и записи остатков в ведомость учета остатков. 

По окончании  месяца по итоговым данным всех карточек составляют оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах. 

Бухгалтерия хозяйствующего субъекта осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в денежном выражении. [7] 

Приобретение  и заготовление материалов отражается в бухгалтерском учете на основании  приходных документов и платежных  требований поставщиков по кредиту  счета 671 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» на котором осуществляются синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками. 

Со склада в  бухгалтерию поступают все приходные  и расходные документы. После  всесторонней их проверки, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов). Проверенные документы подвергают раздельной группировке в трех направлениях, отраженных на рисунке 2.Документы

Приходные Расходные

1. По складам  и материально ответственным  лицам

2. По группам  или видам материалов

3. По поставщикам  и другим источникам поступления 3. По объектам калькуляции и объектам других затрат 
 

Рисунок 2 - Группировка  приходных и расходных документов бухгалтерией предприятия 

Группировка приходных  документов по поставщикам в бухгалтерии  совмещается с учетом приобретения материалов и расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6 или в заменяющих его компьютерных распечатках. 

Группировка документов по складам и материально-ответственным  лицам, а также группам или  видам материалов осуществляется составлением накопительных ведомостей, которые ведутся раздельно по приходу и расходу, отдельно для каждого склада. В конце месяца в накопительных ведомостях по приходу и расходу выводят итоги по группам материалов, синтетическим счетам и складу в целом, а в накопительных ведомостях по приходу, кроме того, остаток материалов, переходящий на следующий месяц.