Основные формы делового общения

                          Пензенский государственный университет 

Кафедра ИНоУП 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

по дисциплине: Основы бизнеса и делового общения

на тему: «Основные формы делового общения.» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                    Выполнила: ст-ка гр.09ВД1

                                                                                                       А.А. Варламова

                                                                     Проверил: д.т.н. 
                                                                                                        В.И. Дунаева 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2011

     1 Формы делового общения 

     Деловое общение – процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно - временная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально – психологические механизмы. В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по деланию участников) в любой момент.

     Деловое общение реализуется в различных  формах:

     Деловая беседа;

     Деловые переговоры;

     Деловая переписка

     Деловые совещания;

     Публичные выступления. 

1.1 Деловая беседа

     Деловая беседа -- это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

     В теории управления беседа рассматривается  как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

     В сравнении с другими видами речевой  коммуникации деловая, беседа обладает следующими преимуществами:

     * Быстрота реагирования на высказывания  собеседников, способствующая достижению  целей.

     * Повышение компетентности руководителя  благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.

     * Возможность более гибкого, дифференцированного  подхода к предмету обсуждения  как следствие понимания контекста  проведения беседы, а также целей каждой из сторон .

     При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным правилам эффективной речевой коммуникации. В то же время деловую беседу как  непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих важных принципов:

     * Сознательная настройка на уровень  собеседника, учет содержания  выполняемых им задач, его полномочий  и сферы ответственности, жизненного  и трудового опыта, интересов,  особенностей его мышления и  речи.

     * Рациональная организация процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.

     * Простота, образность, четкость языка  как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

     Проведение  беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

     Подготовительный  этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

     При выборе места проведения беседы полезно  учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу «на нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.

     Начало  беседы. Задачи, которые решаются в  начале беседы, связаны прежде всего  с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

     Основная  часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

     Заключительная  часть беседы служит своеобразной общей  ее оценкой. Успешно завершить беседу -- значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

     Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение.

     1.2 Деловая переписка

     Деловая переписка - важнейший элемент делового общения. Практически любое управленческое решение, любая коммерческая сделка – и на стадии разработки, и заключения, и исполнения – сопровождается перепиской. Умение вести общение в письменной форме является одним из главных качеств, необходимых для достижения успеха в бизнесе. Однако для многих из нас деловая переписка не слишком приятная обязанность. Кому-то кажется, что на письма всегда не хватает времени или они получаются не очень складными. Кто-то считает, что это скучное занятие, и старается его избегать.

     Приведем  некоторую классификацию деловой корреспонденции в зависимости от способов передачи информации и используемых для этого средств коммуникации:

     «Бумажное»  письмо – обобщенное название различных  по содержанию документов, передающихся по почте.

     В современном деловом общении  актуально электронное письмо –  документ, направляемый по электронной  почте (каналом связи между базами персональных компьютеров).

     Телеграмма  – документ, передаваемый телеграфной  сети общего пользования.

     Факсограмма (факс) – полученная на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

     Телефонограмма  – разновидность переписки, представляющая собой сообщение информационного  характера, передаваемое устно по телефону.

     Обычно  в организациях для деловой переписки  используют несколько видов связи, а для создания документов – различные  материальные носители (бумага, CD, и  т. д.). Однако не зависимо от того, какой  способ передачи информации выбран, умение грамотно составлять деловую корреспонденцию должно быть на высоте. При создании делового письма очень важно правильно его оформить. Для этого необходимо использовать стандартные официальные бланки организации и помнить о необходимых реквизитах. При составлении делового письма нужно, чтобы оно было актуальным, кратким, логичным, убедительным с отсутствием излишней солидарности.

     1.3 Деловое совещание

     Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

     Виды  деловых совещаний:

     по  форме организации: - диктаторское (ведущая  роль принадлежит руководителю);

     - сегрегативное (доклады участников  заранее планируются);

     - дискуссионное (свободный обмен  мнениями и информацией с последующим  утверждением решения руководителем);

     - кулуарное (продолжение другого  совещания);

     по  целевой установке: - информационное (доклад о текущей работе);

     - направленное на принятие решений;

     - творческое (цель - поиск новых идей  и путей развития).

     Подготовка  совещания:

Цель  совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно  и в нужном направлении сформулирован  предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

     Повестка  дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания  заранее и содержащий информацию о проведении совещания. Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания. Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

     1.4 Деловые переговоры