Реинжиниринг процесса управления договорами

Организационная структура частного унитарного предприятия  «МАВ» схематично изображена в приложении (ПРИЛОЖЕНИИ А).

 На предприятии  работают следующие отделы и  участки:

• Отдел  продаж;

• Отдел  маркетинга и рекламы;

• Отдел  снабжения и внешнеэкономических  связей;

• Отдел  логистики;

• Отдел  управления качеством и техническим  контролем;

• Энерго-механический отдел;

• Транспортно-хозяйственная  служба;

• Технологический  отдел;

• Отдел  по техническому сопровождению продукции;

• Планово-экономический  отдел;

• Лаборатория  испытаний лакокрасочной продукции;

• Транспортный участок;

• Бюро информационных технологий;

• Юрисконсульты;

• Бухгалтерия;

• Цех №1 и цех №2;

• Служба охраны;

 • Общественное  питание.

 

В данной курсовой работе рассмотрению, анализу и автоматизации  подлежит деятельность ЧУП «МАВ» г. Дзержинска, в частности, работа по управлению договорами. Рассматривается процесс учета договоров на предприятии, этот процесс представляет собой комплекс различных процессов, связанных с необходимостью взаимодействия с архивом документов, а также интенсивным документооборотом. Этот процесс осуществляют сотрудники юридического отдела предприятия. Организационную структуру данного подразделения на ЧУП «МАВ» можно представить следующим образом (рис).

 

 

 

В отделе работают два сотрудника,  начальник юридического отдела и юрисконсульт. Юридический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия.  Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.

К задачам  отдела относятся:

1. Обеспечение соблюдения законности на предприятии и юридическая защита его интересов. Поиск, сбор, приобретение нормативно-правовых документов, необходимых для осуществления деятельности предприятия.

2. Общие задачи  Консультирование руководителей  структурных подразделений и  работников предприятия по юридическим  вопросам.

3. Исковая  работа.  Принятие мер по соблюдению  доарбитражного порядка урегулирования хозяйственных споров.

4. Подписка  на газеты и журналы, являющиеся  официальными источниками опубликования  нормативных правовых актов и  публикующие нормативно-правовые  акты по хозяйственной, финансовой, налоговой, трудовой и иной  тематике, а также на электронные  версии газет и журналов.

5.Организация  систематизированного управления  договорами.

Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник юридического отдела. На него, в частности, возлагается персональная ответственность в случае: 
1) Несоответствия законодательству визируемых и подписываемых документов. 
2) Составления, утверждения и предоставления недостоверной отчетности о соблюдении законодательства на предприятии. 
3) Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства предприятия информацией по правовым вопросам. 
4) Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия. 
5) Допущения использования информации сотрудниками отдела в не служебных целях. 
6) Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела. 
7) Перерасхода средств на содержание отдела. 
8) Привлечения предприятия к административной ответственности вследствие ненадлежащей работы юридического отдела.

Юридический отдел имеет право: 
1) Запрашивать и получать от структурных подразделений сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела. 
2) Вести самостоятельную переписку с государственными и муниципальными органами по правовым вопросам. 
3) Представлять в установленном порядке предприятие в органах государственной власти, иных учреждениях и организациях по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 
4) Давать структурным подразделениям и отдельным специалистам обязательные для исполнения указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 
5) Принимать меры при обнаружении нарушений законности на предприятии и докладывать об этих нарушениях руководителю предприятия для привлечения виновных к ответственности. 
6) По согласованию с руководителем предприятия привлекать экспертов и специалистов в отрасли права для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

Бизнес-процесс в котором, целесообразно провести реинжиниринг является управление договорами. Этот процесс можно сделать более легким и менее затратным как по времени так и материальным расходам. Сегодня, на ЧУП «МАВ» данный процесс осуществялется при помощи средств MS Excel и необходимые данные дублируются в Галактику ERP.

Процесс управления договорами начинается с переговорами с контрагентами, после чего следует  принять решение о его подписании, либо наоборот об отказе заключения договора. Если было принято положительное решение, то происходит процесс обмена всеми необходимыми документами с контрагентами (подготовка копий собственных документов, их заверение, передача их контрагентам и принятие в ответ их документов). Следующим этапом происходит оформление проекта договора, на этом этапе происходит разработка проекта договора (определяется предмет договора и порядок расчетов, определяются права и обязанности сторон и вносятся все необходимые данные, номер договора и юридические адреса и реквизиты ). Затем происходит внутренне обсуждение договора, если что-то не устраивает, то выносится протокол разногласий, и происходят переговоры по урегулировании данных разногласий, после чего вносятся изменения в проект договора. Далее договор подписывают, заверяют, и он переходит на стадию исполнения. В ходе исполнения договора ведется его проверка, после чего необходимо заверить его исполнение, в отчет заносятся данные об исполнении договора, после чего он снимается с контроля и подшивается в дело. Схематично процесс управления договорами изображен в ПРИЛОЖЕНИИ В.

Стоимостной анализ данного процесса отображен в ПРИЛОЖЕНИИ Г (стоимостной анализ произведен в белорусских рублях, а время, затраченное на выполнение процесса – в минутах). 
Глава 3. Реинжиниринга процесс управление договорами на Частном производственном унитарном предприятии «МАВ» г. Дзержинска

 

 

Рассмотрев  в предыдущей главе процесс управления договорами, следует отметить, что  происходит много ненужных действий сотрудников, которые можно автоматизировать и лишнее время, а соответственно и ресурсы, необходимые на оплату работы сотрудников, можно сократить. При чем, не маловажное значение имеет то, что на данном этапе деятельности предприятия данный процесс не связан с другими основными процессами управления предприятием, и  часто появляется необходимость дублирование данных, что, на мой взгляд, является одной из главных проблем. Так как, однозначно, не эффективно делать одну и ту же работу дважды.

В существующем процессе имеется ряд проблем и недостатков:

- отсутствие  единой информационной базы, и,  как следствие, возможная избыточность  хранимой информации;

- отсутствие  автоматизированного учета договоров  приводит к замедлению процесса;

- трудно  отслеживать движение документа  на всех этапах его жизненного  цикла;

- трудоёмкость  получения сводных отчетов;

- длительность  сроков подготовки и согласования  документов;

- в MS Excel  нет возможности гибкого управления правами доступа к документам.

Тем не менее, MS Excel является хорошим инструментом для хранения данных, и осуществлять с его помощью управление договорами так же возможно, и даже достаточно успешно.  Однако если учитывать то, что все важнейшие процессы предприятия отображаются в Галактике ERP, то целесообразно приобрести дополнительный модуль «Управление договорами», чтобы интегрировать данный процесс с остальными. К тому же, данный модуль должен также сократить время и деньги, необходимые для выполнения процесса.

Модуль «Управление договорами «является ядром Контура логистики системы Галактика ERP. В нем сосредоточена информация, необходимая менеджерам функциональных отделов производственных и торговых предприятий, основывающих свою деятельность на работе по договорам.

 

Договоры  и контракты являются важными  юридическими документами, регулирующими  взаимоотношения между субъектами хозяйствования и влияющими на их деятельность. Не нужно лишний раз  доказывать необходимость тщательного  составления договора, а затем  точного исполнения обязательств.

Программа учета  договоров автоматизирует бизнес-процедуры, связанные с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов. Он может использоваться для автоматизации договорной деятельности во многих отраслях промышленности, транспорта, торговли и т.д. Даже если работа предприятия реализована не по договорной схеме, «условный» договор по контрагенту может служить в качестве отправной точки при планировании хозяйственной деятельности в сфере закупок, поставок и платежей, для контроля их исполнения.

Упрощается решение следующих  задач:

1. Заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных, в первую очередь, со снабжением и сбытом. Учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами.
2. Конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период.
3. Формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей. Расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты.
4. Формирование наряд-заказов на отгрузку товаров на внутренний рынок и на экспорт.
5. Организация транспортировки и формирование платежных документов. При этом выполняется расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах, формируются счета на предоплату за товары/услуги по транспортировке. Возможна отгрузка товаров железнодорожным и автомобильным транспортом с формированием сопроводительных документов. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск.
6. Составление исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пени, а также регистрация решений суда по искам.
7. Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов. На этом этапе, на основании товарно-сопроводительных документов, осуществляется учет выполнения наряд-заказов, формируются платежные документы для оплаты услуг по транспортировке, контролируется дебиторская и кредиторская задолженности, анализируется состояние взаиморасчетов. Для этого используются акты сверки взаиморасчетов, в которых фиксируются объемы отгруженных товаров и расходы на транспортировку в стоимостном выражении, суммы платежей, суммы оказанных услуг, наличие задолженности [6].

Цели реинжиниринга:

1. Снижение материальных затрат;
2. Уменьшение времени выполнения процесса;
3. Интеграция процесса управления договорами с другими процессами на предприятии;
4. Повышение достоверности получаемой информации;
5. Оперативность получения информации о договорах.

Моделирование процесса системы управления договорами, после внедрения модуля «Управление договорами» Галактики ERP, представлено в ПРИЛОЖЕНИИ Д.

Сравнивая бизнес-процесс  «TO-BE» с «AS-IS», следует отметить следующие преобразования.

В оформлении проекта договора:

В Галактики  ERP «Управление договорами» разработка проекта договора происходит автоматически, т.е. автоматически распределяются права и обязанности сторон, вносятся юридические адреса и реквизиты, формируется номер договора,  определяется порядок расчетов.

В исполнении договора:

Исполнение  договора так же полностью автоматизируется данным модулем. В галактике договор автоматически помечается как исполненный и формируется отчет о его исполнении. Итак, договор снимается с контроля.

В обмене документов с контрагентами:

Модуль «Управление  договорами» самостоятельно формирует список документов, которые необходимо представить контрагентам, для подписания договора.

Подводя итог, следует отметить, что модуль Галактики  ERP «Управление договорами» автоматизирует многие процессы в управление договоров и значительно облегчает и ускоряет работу сотрудников, сокращая при этом время, затраченное на данный процесс, а вместе с тем и денежные ресурсы.

Стоимостной анализ процесса, после внедрения дополнительного модуля, представлен в ПРИЛОЖЕНИИ Е (стоимостной анализ произведен в белорусских рублях, а время, затраченное на выполнение процесса – в минутах).

Таким образом, следует отметить что затраты  сократились с 283100 до  209400 бел. руб. (на 26 процентов). А по времени с 800 до 460 минут (на 42 процента). Эффективность реинжиниринга очевидна, происходит сокращение как временных, так и материальных ресурсов. Высвобожденное время и деньги могут быть использованы более эффективно. К тому же, мы достигаем и еще одной цели, интеграции процесса управления договорами с другими процессами предприятия. Так же повышается достоверность получаемой информации и оперативность ее достижения. Таким образом, можно сделать вывод, что при помощи данного  внедрения, достигаются все выше поставленные цели.

 

 

Заключение

 

 

В ходе курсовой работы был произведен сравнительный  анализ трех программных продуктов  для моделирования бизнес – процессов (Business Studio (ГК ««Современные технологии управления»»), ORG Master (Бизнес Инжиниринг Групп), AllFusion Process Modeler  (Computer Associates)). В результате которого Business Studio получилась наиболее актуальной и функциональной разработкой.

Были описаны  основыныне направления деятельности Частного производственного унитарного предприятия «МАВ» г. Дзержинска. И более подробно деятельность юридического отдела. Перечислены основные процессы выполняемые данным отделом.