Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Апреля 2012 в 14:05, реферат
Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
1.1 Сущность и формы контроля. 3
1.2 Процесс контроля. 6
1.3 Поведенческие аспекты контроля. 12
1.4 Контроль ежегодных планов предприятия ЗАО «Радуга» 23
1.5 Рекомендации по проведению эффективного контроля. 28
Список используемой литературы 30
Контроль часто оказывает
Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.
Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.
Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещений об их результатах важно только как средство достижения цели.
Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.
В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.
Для того чтобы быть эффективным, контроль
должен соответствовать
Для того чтобы контроль был эффективным,
он должен быть своевременным. Своевременность
контроля заключается не в исключительно
высокой скорости или частоте
его поведения, а во временном
интервале между проведением
измерений или оценок, который
адекватно соответствует
Помимо этой важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля – это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.
Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают, сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.
Как правило, наиболее эффективный контроль-это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньше усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают её, такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведёт к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.
Очень редко стремятся достичь
при помощи контроля полного совершенства
в работе организации, поскольку
прогрессирующие
Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.
Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.
Формы и функции управленческого контроля.
Выполнение функций маркетинга
и планирования связано непосредственно
с функцией контроля, без которого
не могут реализовать себя в полной
мере другие функции централизованного
управления. Контроль призван обеспечивать
правильную оценку реальной ситуации
и тем самым создавать
В функцию контроля входят сбор, обработка,
анализ информации и фактических
результатах хозяйственной
Важной функцией контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля отражается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые производственные показатели деятельности и проведения их анализа.
Фирма широко использует различные формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля), качества продукции, ценообразования, административный.
Финансовый контроль осуществляется
путём получения от каждого хозяйственного
подразделения финансовой отчётности
по важнейшим экономическим
Организационно-финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведётся через аппарат контролёра. Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические результаты на определённый истёкший период, отклонения от плановых показателей, и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причин отклонения. Поскольку система отчётности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.
Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволяют оперативно и точно передать по назначению информацию, производить её обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать решения в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля в управлении, т. е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.
Система централизованного контроля
позволяет поддерживать определённое
сочетание централизации и
На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете, производиться сравнение фактических и планируемых продаж, анализируется изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называется оперативным контролем в отличие от управленческого. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В тоже время управленческий контроль требует централизации, в то время, как оперативный контроль - децентрализации.
Функция контроля, так же как и
функция планирования, служит важнейшим
средством централизации
Назначение и объекты контроля.
При управлении по результатам контроль занимает важное место в системе управления, что и планирование или ситуационное управление. Назначение контроля можно кратко сформулировать следующим образом:
-Констатация и оценка
-Констатация и оценка людей,
содействовавших достижению
- Констатация и оценка
-Многогранная констатация и
оценка успешности
-Формирование обратной связи, а целях оценки, поощрения и информирования персонала.
Уточнение назначения контроля дает возможность отметить, что он начинается с контроля за результатами и продолжается оценкой факторов, способствовавших или препятствовавших их получению. Самым важным, однако, является контроль за результатами, поскольку именно они определяют успех
Чтобы результаты можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели должны быть хорошо определены. Четкое уточнение ключевых результатов и целей, которое создается в процессе определения результатов, является основной предпосылкой целенаправленного контроля. Их оценивают на уровне предприятия, подразделения, группы или отдельного работника в зависимости от того, в какой форме и насколько глубоко организация охвачена системой управления по результатам.
При управлении по результатам центр тяжести приходится на контроль за плановыми результатами.
Контроль и изменение результатов.
Контроль направлен на результаты как коммерческой, так и вспомогательной деятельности. Ситуацию контроля наглядно показывает пример:
Планируемые |
Полученные | |||
Ключевой |
Цель |
Результат |
Измеритель |
Оценка и выводы |
результат | ||||
1.Комерческой |
||||
деятельности |
||||
1.1. Рентабельность |
плюс 2% от нынешнего уровня прибыли на весь капитал |
Прибыль на весь капитал 15%;рост3% |
Прибыль в процентах на весь капитал |
Цель превзойдена, процент прибыли ещё недостаточно высок |
1.2. Доля рынка |
25% внутреннего рынка |
33% внутреннего рынка |
Доля в % |
Доля на внутреннем рынке довольно высокая, обратить внимание на экспорт |
1.3.Административные расходы |
10%-ная экономия от нынешнего уровня |
3%-ная экономия |
Административные расходы в соответствии с бухгалтерской отчётностью |
Цель не достигнута, разобраться в причинах и оказывающих влияние факторах |
2.Результаты вспомогательной деятельности |
||||
2.1.Производительность труда |
Увеличить на 20% число операций при той же численности персонала |
Рост на 15% при сокращении численности персонала на 3% |
Число выполненных операций |
Цель почти достигнута. Продолжить мероприятия по повышению эффективности. |
2.2.Мотивация |
Значительно более высокое желание работать, внутреннее стремление к перемещению |
Заметное повышение желания работать, внутренние перемещения |
Анализ по принципу "мне кажется", число переводов |
Достигнута умеренная мотивация, закрепить её, особенно на руководящем уровне |
2.3.Предсьавление о |
Популяризация имиджа на предприятии |
Значительно оживившееся в печати представление о предприятии, подкреплённое информацией |
Число газетных статей, анализ по принципу "мне кажется" |
Наблюдается активизация. Продолжать а том же направлении, провести исследование имиджа предприятия |