«Лучшее средство разгрузки  сотрудников бухгалтерии  от повседневной рутины — это компьютерные системы.

В то же время, думая  об автоматизации  своего предприятия, «присматриваясь» к тому или иному решению, представленному на рынке программных продуктов, и стремясь как можно скорее разобраться с учетными проблемами, актуальными на текущий момент, нельзя упускать из виду и перспективу».

      Ю.В. Ванина, компания «Интеллект-Сервис»

 

1. Общая характеристика  комплекса задач  по учету основных  средств.

      Если  сравнить обычные трудовые будни сотрудников служб бухгалтерий различных предприятий, то можно убедиться, что независимо от масштабов, структуры и рода занятий каждой конкретной организации их «портреты» в основном будут похожи как две капли воды. Это ежедневное оформление, проверка и обработка множества хозяйственных документов, кропотливый учет денежных средств, материальных ресурсов, затрат, себестоимости, ведение расчетов с бюджетом, сотрудниками, поставщиками, арендодателями и прочими кредиторами и, конечно же, подготовка отчетов для налоговых органов. Стоит ли говорить, что все должно быть сделано вовремя и, разумеется, без единой ошибки. А сколько проблем и головной боли создают регулярно сменяющие друг друга, как в калейдоскопе, законы, инструкции, нормативы и акты! Не успеешь привыкнуть к одним, как тут же на смену им (и нередко «задним числом») приходят другие. А поскольку бухгалтерия — это не только олицетворение точности и порядка, но и центральное хранилище информации о состоянии дел предприятия, на ее плечи частенько ложится и подготовка разнообразных аналитических отчетов и справок для руководства, необходимых для управления бизнесом.

     Для того чтобы бухгалтеры могли что-то учитывать, предприятие должно обладать определенным запасом прочности, позволяющим выстоять и добиться успеха в любой экономической ситуации. Иначе говоря, в центре внимания должны быть собственно ведение и развитие бизнеса, рентабельность, рациональность использования имеющихся средств, выявление скрытых резервов. Следовательно, от автоматизированной системы требуются поддержка насущных потребностей бухгалтерской службы. Ведь подготовка отчетов для налоговых органов и управление бизнесом — абсолютно разношаговые задачи, и сможет ли в этом случае программный комплекс обеспечить равноценный комфорт для успешного решения каждой из них? В качестве примера такого решения можно назвать систему «БЭСТ». Напомним, что эта программа рассчитана на небольшие организации, стремящиеся укрепить и расширить свой бизнес. Поэтому диапазон функциональных возможностей «БЭСТа» довольно широк. Это помощь в учете договоров и взаиморасчетов, основных средств, зарплаты и кадров, в контроле и анализе движения денежных средств, управлении закупками, запасами и сбытом.

      Фундамент системы «БЭСТ» составляют оперативный учет, регистрация документов по платежам, закупкам, продажам и движению запасов на складах предприятия. Эта работа входит в должностные обязанности сотрудников, занимающихся снабжением, хранением и продажами товарно-материальных ценностей, приобретением и реализацией работ и услуг. Ввод документов осуществляется в соответствующих подсистемах, каждая из которых обеспечивает определенный участок учета. Таким образом, регистрация необходимой финансово-хозяйственной информации происходит именно на местах ее появления.

    Жизненный цикл каждого документа состоит  из нескольких стадий. Первая стадия (с  условным названием «черновик») характерна для кассовых и банковских документов и означает, что документ введен в базу данных, но отраженная в нем информация пока не изменила состояния финансовых или материальных ресурсов. Вторая стадия — «проведение документа» — подразумевает изменение текущего баланса финансовых и материальных ресурсов, движение которых он описывает. При этом по документу создается соответствующая хозяйственная операция, которая заносится в книгу учета операций. И, наконец, третья стадия — «контировка» — представляет собой отражение этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

      Как следует из сказанного, текущую картину состояния дел (остатки товарно-материальных ценностей на складах, баланс расчетов с бизнес партнерами и т. д.) можно увидеть еще до стадии контировки хозяйственных документов. Поэтому, используя систему «БЭСТ», руководство организации сможет получать разнообразные управленческие отчеты, не отвлекая сотрудников бухгалтерии на решение аналитических задач, не связанных с их прямыми должностными обязанностями.

     Создание  однотипных бухгалтерских записей  может быть поставлено «на конвейер», для чего нужно воспользоваться так называемыми типовыми проводками.

     Логика  построения системы «БЭСТ» предусматривает  совместную обработку платежных и отгрузочных документов и позволяет сводить взаиморасчеты с различными контрагентами на уровне соответствующих документов-оснований. Поскольку углубленный анализ исполнения деловых обязательств в разрезе партнеров, договоров, счетов, менеджеров, накладных и т. д. проводится вне подсистемы бухгалтерского учета, то бухгалтеры предприятия могут детализировать данные на счетах синтетического учета, исходя исключительно из своих потребностей. Так, например, при желании они могут ограничиться единственным уровнем аналитического учета, структурируя информацию, к примеру, только по контрагенту. С другой стороны, если бухгалтеры заинтересованы в более глубокой детализации данных, то это можно сделать, используя несколько аналитических признаков (векторов): по центрам учета (партнерам, подразделениям, сотрудникам, местам хранения и т. п.), по центрам расчетов (сделкам), по центрам продукта (артикулам) и по центрам (статьям) затрат. При этом могут быть задействованы от одного до четырех векторов (признаков) сразу. Например, если для счета 60 «Расчеты с поставщиками» указан тип центра учета — «Партнеры», то программа обеспечит ведение аналитического учета по контрагентам. Если же дополнительно указан и центр сделки, то аналитический учет будет вестись по партнерам и сделкам одновременно.

      Все хозяйственные операции, обработанные в системе «БЭСТ», объединяются в  книге учета операций. Как отмечалось ранее, любой первичный документ, зарегистрированный в рамках оперативного учета, порождает соответствующую запись в книге хозяйственных операций. Заметим, что в системе «БЭСТ» использован документарный подход к пополнению информации. Другими словами, единственным источником ввода данных являются документы. Даже в тех случаях, когда хозяйственная операция носит технический характер (закрытие счета, перераспределение остатков и т. д.), в ней применяются документы специального вида — так называемые бухгалтерские справки.

     Что касается учета основных средств, то система «БЭСТ» позволяет вести картотеку объектов, оформлять документы движения, рассчитывать амортизацию, включая учет пробега автотранспортных средств.

      К числу наиболее трудоемких направлений работы бухгалтерской службы относится учет оплаты труда. Система «БЭСТ» успешно решает и эту задачу. Она позволяет рассчитывать зарплату на предприятиях с численностью персонала до ста человек. Среди обязанностей программы «БЭСТ» - ведение лицевых счетов, расчет наиболее распространенных начислений и удержаний, подготовка расчетной ведомости, расчет перечислений во внебюджетные фонды. И, конечно же, программа сформирует все необходимые бухгалтерские проводки и отчеты, связанные с оплатой труда.

     Разумеется, система «БЭСТ» позаботится и об учете счетов-фактур, и о расчете баланса, и о подготовке прочих бухгалтерских отчетов и справок.

      Одним из факторов, влияющих на успешность работы каждого предприятия, является качество постановки учета и анализа показателей его деятельности. В свою очередь, по-настоящему эффективный учет невозможен без оптимального распределения обязанностей по обработке информационных потоков между различными звеньями организации. Применение системы «БЭСТ» помогает успешно решать все названные выше задачи, обеспечивая бесперебойную информационно-аналитическую поддержку каждого структурного подразделения. Именно в силу многофункциональности комплекса он и получил торговое название «БЭСТ» (Б-бухгалтерия, Э-экономика, СТ-статистика). 

2. Организация электронной  картотеки основных  средств. 

      Для формирования данных используются справочники (классификаторы),  используемые при  обработке данных.  В первую очередь  к ним относятся:

Справочники подсистемы:                   

1. Справочник  типовых операций

2. Справочник  складов и м/о лиц

3. Коды типовых  документов 

      При работе со справочником пользователю доступны следующие операции:

    - добавить  новую запись          F4

    - редактировать  запись          Enter

    - фильтрация  записей             F6

    - удаление  записей                F8

    - печать  списка складов          F9

     

      Удаление  записей из списка возможно лишь в  случае, если данный склад

не задействован в документах движения или картотеке.

      В практике   работы   предприятия   используются   различные  виды складских  документов.  Например,  для  оформления  прихода  на  склад применяют накладные, приходные  ордеры, акты на приемку материалов. Для оформления расхода используют накладные,  требования, лимитно-заборные карты  и  т.п.  Программа «БЭСТ» позволяет составить произвольные списки таких  документов  для  каждого  направления  движения  запасов.   Для документов  каждого  вида  ведется  сплошная  нумерация  и проверяется уникальность номера  документа.  При  вводе  очередного  документа  по складу  программа  определяет  следующий номер по порядку и предлагает его пользователю.  Допускается  изменение  номера,  но  с  соблюдением уникальности.  В  коммерческих  предприятиях,  как  правило,  применяют документы одного вида - накладные.  Это значительно упрощает  учет  и сокращает количество заполняемых реквизитов.  Так,  если в справочнике документов по каждому виду указан только один документ,  то при вводе документа   программа   проставляет   этот   вид   автоматически   без дополнительных усилий пользователя.

      Несмотря  на многообразие видов движения  запасов,  все  они  очень хорошо  типизируются  и  могут  быть  описаны несколькими стандартными операциями.  Эти операции,  с  одной стороны,  детализируют данный  вид движения,  а,  с  другой,  -  позволяет  заготовить  шаблоны проводок, которые должны быть сформированы при  документальном  оформлении  того или иного вида движения. 

      Поясним сказанное на примере.

      У нас есть вид движения запасов:  поступление (приход) на склад.  Это,  так  сказать, складская   интерпретация.   Но  с  точки  зрения  бухгалтера  следует различать поступление ТМЦ от  поставщиков,  от  подотчетных  лиц,  при ликвидации  основных  средств  или  МБП и многое другое.  Каждую такую операцию можно описать в  данном  справочнике  и  заготовить  для  нее

соответствующие проводки.

      Описание  каждой операции состоит из двух частей: из описания самой операции  и  проводок,  которые  будут  генерироваться  при выполнении данной операции.  Кстати сказать,  проводки - вещь не обязательная. Их можно и не вводить, но тогда бухгалтерское оформление складского учета ложиться полностью на плечи бухгалтера. 

Справочник операций

1. Приход запасов  на склад

2. Расход в  производство

3. Реализация со склада

4. Переоценка

 

Меню режимов  работы со справочником операций.

      Для каждой   операции   готовятся   один  или  несколько  шаблонов проводок, которые будут генерироваться при выполнении данной операции.

      Шаблон  проводки состоит из следующих полей:

    - номер  дебетуемого счета

    - шифр  аналитического учета для Дт-счета

    - номер  кредитуемого счета

    - шифр  аналитического учета для Кт-счета

    - алгоритм  вычисления суммы проводки

    - тип  проводки (в разделе реализации  при работе по фактическим ценам).

      В отличии  от реальных проводок любой  из счетов при вводе проводок может  и не указываться.  В этом случае,  на  его  место  подставляется  номер счета, на котором учитывается  ТМЦ (указанный в справочнике  групп ТМЦ), для которого генерируется проводка.

     Для аналитических   счетов  ситуация  несколько  сложнее  и  будет описываться при описании каждого направления движения.

    При формировании  алгоритма   расчета  суммы  проводки  пользователю доступны следующие  параметры:

    Q  - количество материала

    C0 - учетная цена материала (цена  учета на складе,цена списания)