Аудит движение материалов в МУП «Михайловская МСО» Рязанской области

в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал  организации;

г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

На материалы, поступающие  по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные  требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок  приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной  структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

При этом необходимо:

- зарегистрировать документы  в журнале учета поступающих  грузов;

- проверять соответствие  данных этих документов договорам  поставки (другим аналогичным договорам)  по ассортименту, ценам и количеству  материалов, способу и срокам  отгрузки и другим условиям  поставки, предусмотренным договором;

- проверять правильность  расчетов в расчетных документах;

- акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью  или частично или мотивированно  отказаться от акцепта (от оплаты);

- определять фактические  размеры ответственности в случае  нарушения условий договора;

- передавать документы  в подразделения организации  (бухгалтерскую службу, финансовый  отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные  правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному  лицу выдаются соответствующие документы  и доверенность на получение материалов.

Приемка материалов от организаций  транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

При приемке материалы  подвергаются тщательной проверке в  отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным  в расчетных и сопроводительных документах.

Порядок и сроки приемки  материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование  поступающих материалов и тары (под  материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления  приходных ордеров (типовая межотраслевая  форма N М-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение  дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку  материала в течение этого  дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный  ордер.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением  на документе поставщика (счет, накладная  и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и  в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа, и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Материалы должны приходоваться  в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается  учетная цена.

В случае, когда материал поступает в одной единице  измерения (например, по весу), а отпускается  со склада в другой (поштучно), то его  оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских  карточках и соответствующих  регистрах бухгалтерского учета  одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной  в документах поставщика, затем в  скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться  со склада.

Если затруднительно отражение  движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в  другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения  указывается количество материала  в единице измерения, указанной  в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться  со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице  измерения. На карточке складского учета  материал приходуется в единице  измерения поставщика, а также  в другой (новой) единице измерения  со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более  крупная (или более мелкая) единица  измерения (например, в тоннах), чем  принято в организации (например, в килограммах), такие материалы  приходуются в той единице  измерения, которая принята в  данной организации.

 Если в интересах  производства целесообразно направить  материалы непосредственно в  подразделение организации, минуя  склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые  могут завозиться транзитом непосредственно  в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

На стройках строительные материалы, конструкции и детали, поступающие в значительном количестве, как правило, завозятся непосредственно  на объекты строительства, минуя  базисный (центральный) склад.

 При приемке импортных  материалов следует учитывать  правила и особенности, установленные  договорами (контрактами) и таможенным  законодательством.

В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями.

Контроль за своевременным  оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации  соответствующими подразделениями (службой  снабжения, бухгалтерской службой  и т.п.) и (или) должностными лицами.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче  на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном  порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета  и чеки магазинов, квитанция к  приходному кассовому ордеру - при  покупке у другой организации  за наличный расчет, акт или справка  о покупке на рынке или у  населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

- продукция, изготовленная  подразделениями организации, используется  для внутреннего потребления  в организации или для дальнейшей  переработки;

- осуществляется возврат  подразделениями организации на  склад или цеховую кладовую;

- производится сдача отходов,  образующихся в процессе производства  продукции (выполнения работ), а  также сдача брака;

- осуществляется сдача  материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

- других аналогичных случаях.

Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в  организацию материалов, учитываются  в следующем порядке:

а) сумма недостач и порчи  в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;

б) недостачи и порча  материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической  себестоимости.

В фактическую себестоимость  включаются:

- стоимость недостающих  и испорченных материалов, определяемая  путем умножения их количества  на договорную (продажную) цену  поставщика (без налога на добавленную  стоимость). По подакцизным товарам  в договорную (продажную) цену  включаются акцизы. Если испорченные  материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи, с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов;

- сумма транспортно-заготовительных  расходов, подлежащая оплате покупателем,  в доле, относящейся к недостающим  и испорченным материалам. Эта  доля определяется путем умножения  стоимости недостающих и испорченных  материалов на процентное отношение  транспортных расходов, сложившееся  на момент списания, к общей  стоимости материалов (по продажным  ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную  стоимость);

- сумма налога на добавленную  стоимость, относящаяся к основной  стоимости недостающих и испорченных  материалов и к транспортным  расходам, связанным с их приобретением.

Фактическая себестоимость  недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно-заготовительных расходов и налог на добавленную стоимость, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Если к моменту обнаружения  недостачи, порчи, завышения цен, других ошибок в расчетных документах поставщика расчеты не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости  недостающих и испорченных по вине поставщика материалов, других завышений  сумм расчетного документа, о чем  покупатель письменно сообщает поставщику. В этом случае неоплаченные суммы  на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.

При отсутствии оснований  для предъявления претензии и (или) иска (например, в случаях стихийных  бедствий), а также в случаях, когда  иск покупателя к поставщику и (или) транспортной организации судом  не удовлетворен (полностью или частично), такие суммы недостач и потерь от порчи списываются покупателем на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В случае поставки продукции, не соответствующей по своим качественным характеристикам стандартам, техническим  условиям, заказам, договорам, такие  материалы приходуются по пониженным ценам, согласованным с поставщиком.

Транспортно-заготовительные  расходы (ТЗР) организации принимаются  к учету путем:

а) отнесения ТЗР на отдельный счет "Заготовление и приобретение материалов", согласно расчетным документам поставщика;

б) отнесения ТЗР на отдельный  субсчет к счету "Материалы";

в) непосредственного (прямого) включения ТЗР в фактическую  себестоимость материала (присоединение  к договорной цене материала, присоединение  к денежной оценке вклада в уставный (складочный) капитал, внесенный в  форме материально-производственных запасов, присоединение к рыночной стоимости безвозмездно полученных материалов и др.).

Непосредственное (прямое) включение  ТЗР в фактическую себестоимость  материала целесообразно в организациях с небольшой номенклатурой материалов, а также в случаях существенной значимости отдельных видов и  групп материалов.

Конкретный вариант учета  ТЗР устанавливается организацией самостоятельно и отражается в учетной  политике.