Аудит движение материалов в МУП «Михайловская МСО» Рязанской области

Аналитический учет ведется  в корточках складского учета, которая  заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного  учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета  осуществляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия  материалов в день совершения операции. В карточках учета материалов систематически выводятся остатки  ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным параметрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неиспользуемых материалов сверхнормативных запасов.

По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь  открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются в архив  организации. По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут продолжаться и в следующем  календарном году, а также закрываться  и открываться в середине года.

2.4.Совершенствование учета движения  материалов 

В целом учет движения материалов МУП «Михайловская МСО» отвечает требованиям действующего законодательства, но вместе с тем в ходе исследования был отмечен ряд недостатков в ведении учета:

• отсутствие графика документооборота по учету материалов;
• отсутствие некоторых реквизитов (подпись получателя, номер документа и т.д.);
• некорректное ведение бухгалтерского учета.

  С целью  устранения недостатков в совершенствования  учета движения материалов можно  предложить следующее мероприятия:

1. Разработать и утвердить график документооборота.

Четкая организация  документооборота обеспечивает полноту  и своевременность получения  необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График  предусматривает оптимальное число  подразделений и исполнителей для  прохождения каждым первичным документом, определяет минимальный срок его  нахождения в подразделении. График документооборота способствует улучшению  всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций  бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ  по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых каждым структурным  подразделением предприятия, с указанием  их взаимосвязи и сроком выполнения работ.

2. Заполнить все необходимые реквизиты в документах которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Если есть возможность переоформить документ в рамках отчетного периода, то следует ею воспользоваться. В противном случае необходимо обеспечить (путем до оформления документа) наличие всех обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством.
3. Бухгалтерский учет материалов имеет важное значение для правильной организации материального обращения, в эффективном использовании материальных ресурсов. Для исправления некорректного ведения бухгалтерского учета нужно провести проверку правильности документального оформления и законности операций с материалами и полное отражение их в учете.
4. В целях совершенствования документального оформления отпуска материалов на  производство в МУП «Михайловская МСО» можно предложить повысить контрольные  функции первичный учет и ввести  в обращение лимитно-заборные  карты,  которые предназначены для   последовательного   оформления   отпуска материалов, потребляемых  при выполнении  работ систематически и необходимо установить  лимит отпуска материалов  на  производство,   основываясь   на прогрессивных нормах и плановых  объемах их расхода реализации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Современное  состояние аудита движение материалов и мероприятие по его совершенствованию.

3.1. Состояние  внутреннего аудита движение  материалов.

В процессе проверки материально-производственных запасов  решены следующие задачи:

• изучение состава материально-производственных запасов, ознакомление с условиями их хранения;
• подтверждение правильности оценки запасов и отражения операций по их поступлению и использованию (реализации) в учете;
• оценка системы внутреннего контроля за использованием сырья и материалов в производстве;
• оценка качества проводимых инвентаризаций материально – производственных запасов.

ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ: 

• договоры поставки,
• товарно – транспортные накладные (ф.№М-5  и М-6),
• доверенности, приходные ордера (ф. № М-4), акты о приемки материалов (ф. № М-7), 
• накладные – требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М-11),
• карточки складского учета материалов (ф. № М-12), реестры карточек (ф. № М-13),
• учетные регистры (ведомости, журналы – ордера,) по счету 10,
• Главная книга и т.д.

Проверка сохранности  и использования товарно –  материальных ценностей  начинается со знакомства с работой материального  отдела бухгалтерии.

Предметом внимания аудитора являются:

• состав, подчиненность и квалификация учетных кадров;
• перечень используемых нормативных документов;
• наличие графика (схемы) документооборота;
• обоснованность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета;
• наличие схем отражения на счетах хозяйственных  операций с материально – производственными запасами;
• используемые методы внутреннего контроля (инвентаризация, документирование, нормативный учет, партионный раскрой и др.) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм;
• соблюдение сроков проведения инвентаризаций товарно – материальных ценностей и порядок оформления ее результатов.

Также следует убедиться  в наличии оформленных договоров  с материально – ответственными лицами, журналов регистрации приходно – расходных документов, приказов об утверждении состава инвентаризационных комиссий и порядке проведения инвентаризаций.

Сохранность сырья и материалов зависит от условия хранения, поэтому  контролем является проверка состояния  складского хозяйства на предприятии. Выясняется число и размещение складских  помещений, их емкость, специализацию, наличие условий для хранения ценностей, обеспеченность пожарно  – охранной сигнализацией, весоизмерительным  оборудованием тарой и т.д.

После этого целесообразно  провести тестирование по специальной  анкете и определить, следует ли проводить полную или частичную  инвентаризацию материально – производственных запасов, необходимо ли проведение сплошной документальной проверки отдельных  направлений движения ценностей  или можно ограничиться выборочной проверкой.

 

 

 

 

 

 

АНКЕТА  тестов проверки и  состояния внутреннего контроля и системы учета материально  – производственных запасов (МПЗ)

№ п/п	Содержание вопроса         или объекта                           исследования	Содержание ответа              результат проверки)	Сим- вол	Выводы     и                              решения  аудитора
А.  ВНУТРЕННИЙ  АУДИТ
1       2         3         4         5           6       7               8	Созданы ли условия, обеспечивающие сохранность МПЗ?   Кто осуществляет функции  контроля сохранности и использования  МПЗ?     Проводятся ли инвентаризации МПЗ, когда и сколько раз?     Проводятся ли проверки полноты  и своевременности оприходования  МПЗ?   Осуществляется ли контроль за обоснованностью норм расхода  материалов на производство?   Выясняются ли лица, виновные в перерасходе сырья и материалов?   Сличаются ли первичные данные о расходе МПЗ с данными  отчетов о их движении, производственных отчетов?   Проверяется ли законность и целесообразность расходования МПЗ? (и т.д.).	МПЗ хранятся на оборудованных  складах и в кладовых.   Инвентаризационная комиссия, создаваемая по приказу руководителя.   Проводятся в конце  квартала инвентаризационной комиссией.   Выборочно по первичным документам.       Соблюдение норм контролируется.         Выявляются из-за отсутствия фактического контроля.   Только в исключительных случаях по неосторожности       Всегда	У3       У3         У3         У2         У3           У3       У2             У4	Условия хранения ценностей  удовлетворительные   В состав комиссии включены только сотрудники бухгалтерии.   Средний контроль. Необходимо провести инвентаризацию.     Следует провести выборочную проверку.       Провести выборочную проверку.         Риск контроля средний       Следует провести арифметическую проверку и выборочную взаимную сверку документов и регистров   Проверить операции по отпуску  МПЗ в производство.

 

Б.  СИСТЕМА  УЧЕТА
9       10             11         12         13             14           15             16	Произведена ли классификация  МПЗ на соответствующие группы?   Выбраны ли методы оценки и  учета на счетах МПЗ в учетной  политике?     Разработаны ли схемы отражения  на счетах движения МПЗ?     Используется ли расчет среднего процента для списания отклонений от стоимости материалов?   Организован ли эффективный  аналитический учет МПЗ, ведутся  ли карточки складского учета?   Соблюдается ли график документооборота по учету движения МПЗ?       Выделяется ли НДС отдельной  строкой во всех расчетно – платежных  документах?     С какой периодичностью сверяются  данные аналитического и синтетического учета МПЗ (и т.д.)	Произведены на похожие группы       Методы оценки выбраны         Определен только рабочий  план счетов, схем.     Отклонения списываются  с учетом принципа пропорциональности.   Аналитический учет ведется  по каточкам складского учета         Нет           Иногда в  документах не выделяется НДС, но на счете 19 отражается.     В конце квартального отчеты	У3         У3           У3         У4         У3             У1           У3           У3	Возможны ошибки в организации  аналитического учета.   Не велика вероятность ошибок в учете при использовании различных методов.   Не велика вероятность ошибок в корреспонденции счетов.   Не имеется вероятность пропуска ошибок     Проверить записи на счетах учета товаров.         Имеется вероятность искажения  периодической отчетности из-за отсутствия данных.   Не велика вероятность ошибок в учете выделенного и возмещенного НДС.   Не существует вероятность искажения периодической отчетности.

По результатам общего ознакомления с системами внутреннего контроля и учета на предприятии, сложилось мнение о неудовлетворительном уровне хранения ценностей на складах предприятия, то можно порекомендовать руководству провести выборочную инвентаризацию некоторых групп материалов (дефицитных, дорогостоящих), закрепленных за конкретными материально – ответственными лицами.  При согласия и назначении инвентаризационной комиссии нужно составить перечень подлежащих проверке ценностей, потребовать от заведующего складом (кладовщика) составления отчета по приходу и отпуску материалов на дату начала инвентаризации (один экземпляр отчета передается в бухгалтерию, второй остается у аудитора), получить от него расписку об отсутствии не оприходованных и не списанных в расход ценностей.  Во время инвентаризации наблюдается за правильным проведением членами инвентаризационной комиссии установленных процедур (перерасчетом запасов, их взвешиванием, заполнением инвентаризационных описей и т.д.)

3.2. Мероприятия по совершенствованию  внутреннего аудита движения  материалов.

При ознакомлении с системой внутреннего аудита на предприятии составляет программу проверки операций с материально – производственными запасами.

Программа аудиторской проверки операций с материально -  производственными запасами.

№ п/п	Перечень процедур	Источники информации
1       2       3          4           5         6	Проверка данных регистров  учета МПЗ и сверка их со счетами  Главной книги.     Проверка полноты оприходования  и правильности определения фактической  себестоимости МПЗ.   Проверка данных инвентаризации МПЗ и сравнение ее результатов  с данными аналитического учета.   Выбор контрольных групп  МПЗ по данным регистров учета  и проведение выборочной инвентаризации МПЗ.       Проверка правильности выделения  и возмещения НДС по поступившим  МПЗ, начисления НДС и других налогов  по реализации и прочему выбытию  МПЗ.   Анализ правильности оценки МПЗ при отпуске их на производство и ином выбытии выбранным на предприятии  методом.	Карточка учета МПЗ, ведомости, журналы – ордера, машинограммы, Главная книга.   Договоры, счета – фактуры, накладные, авансовые отчеты, машинограммы, Главная книга.     Инвентаризационные описи  и карточки учета материалов,  Главная книга.     Инвентаризационные описи, результаты текущей инвентаризации, карточки учета материалов, накладные, машинограммы.       Расчетно – платежные  документы, расчеты по налогам. Счета  – фактуры, накладные, Книга покупок, Книга продаж.     Учетная политика, карточки учета материалов, счета – фактуры, накладные, договоры, машинограммы.

 

В ходе проведения внутреннего  аудита в МУП «Михайловская МСО» были выявленные следующие недостатки:

• не все оформляются документы по приходу и расходу материалов;
• арифметические ошибки при расчете реализованной торговой наценки;
• отсутствие некоторых реквизитов (подпись получателя, номер документа и т.д.).