Аудит кассы и кассовых операций

Элемент

Характеристика

Оформление  приема наличных денег

Производится приходным кассовым ордером  (сокращенно - ПКО), в том числе от работников 

Действия  кассира при приеме наличных денег

При получении  ПКО кассир проверяет наличие  подписи главного бухгалтера или  бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и  ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет  соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. 
 
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. 
 
Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. 

После приема наличных денег кассир сверяет  сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег. 

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир подписывает ПКО, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. 

В подтверждение  приема наличных денег вносителю  наличных денег выдается квитанция  к ПКО.

Действия  кассира при несоответствии вносимой суммы

Кассир  предлагает вносителю наличных денег  внести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне  вносимую сумму наличных денег. 

Если  вноситель наличных денег отказался  внести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег.

ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при  их отсутствии - руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму  наличных денег.

Особенности оформления кассовых операций с применением ККМ и платежными агентами

По  окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из ККМ, оформляется приходный  кассовый ордер на общую сумму  принятых наличных денег, кроме сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет

На  сумму остатка наличных денег, полученных под отчет, кассиром оформляется  ПКО. 

Прием юридическим лицом сдаваемых  наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения

Осуществляется  в порядке, определенном юридическим  лицом по ПКО. 

Элемент

Характеристика

Оформление  выдачи наличных денег

Выдача  наличных денег под отчет проводится по расходным кассовым ордерам (сокращенно- РКО).

Выдача  наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО,  расчетно-платежным ведомостям

Подготовка  к выдаче наличных денег

Кассир  выдает наличные деньги непосредственно  получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность , либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив РКО (расчетно-платежную ведомость , платежную ведомость), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

При выдаче наличных денег по РКО кассир проверяет  также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность. 

Оформление  выдачи наличных денег по доверенности

Кассир  проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) перед  подписью лица, которому доверено получение  наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег  у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем.

Заверенная  копия доверенности прилагается  к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира  и при последней выдаче наличных денег прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Действия  кассира при выдаче наличных денег

При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (прописью) и подписывает РКО.

Кассир  пересчитывает подготовленную к  выдаче сумму наличных денег таким  образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его  действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.

Получатель  наличных денег пересчитывает под  наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его. 

Выдача  наличных денег в подотчет работнику

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные  с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) РКО оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения  срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка  авансового отчета главным бухгалтером  или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача  наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения  подотчетным лицом задолженности  по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. 

Выдача  наличных денег уполномоченному  представителю обособленного подразделения

Порядок выдачи по РКО необходимых для  совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю  обособленного подразделения определяется юридическим лицом. 

Выдача  заработной платы, стипендий и других выплат

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий  и других выплат сумма наличных денег  устанавливается согласно расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости ). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Старший кассир выдает необходимую для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумму наличных денег согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам, проводящим выдачу наличных денег, под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств или по РКО на срок, установленный в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Кассир  подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания.

Кассир  пересчитывает подготовленную к  выдаче сумму наличных денег таким  образом, чтобы работник мог наблюдать  за действиями кассира, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

 
Работник пересчитывает полученные им наличные деньги. Кассир не принимает  от работника претензии по сумме  наличных денег, если работник не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

В последний  день выдачи наличных денег, предназначенных  для выплат заработной платы, стипендий  и других выплат, кассир в расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) проставляет  оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.  
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

При оформлении реестра депонированных сумм руководителем соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяется им самим.

Элемент

Характеристика

Цель  ведения кассовой книги

Для учета  поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых предприятием, и выдаваемых из кассы, ведется кассовая книга . 

Осуществление записей в кассовой книге

Записи  в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. 

Выведение остатка на конец рабочего дня

Кассир  сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись. 

Проверка  записей кассовой книги

Записи  в кассовой книге сверяются с  данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. 

Выведение остатка в кассовой книге в  случае, если не было кассовых операций

Если  в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции. 

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обособленное  подразделение после выведения  в кассовой книге суммы остатка  наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги  за этот рабочий день не позднее  следующего рабочего дня юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр  листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением  технических средств - распечатанный  на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.

Передача  обособленным подразделением листа  кассовой книги юридическому лицу может  осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством  РК. В этом случае передача листа  кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.